Technicienne, technicien en administration - Registrariat

Direction Philanthropie et Relations avec la communauté diplômée; Montreal; Hybrid; Full time

Job summary

Une entreprise innovante recherche un professionnel administratif pour optimiser les processus académiques et gérer les dossiers étudiants. Ce rôle clé implique la supervision de projets, l'analyse de données et l'amélioration continue des normes administratives. Vous serez au cœur des opérations, en assurant le bon fonctionnement des activités académiques tout en offrant un soutien précieux aux étudiants. Si vous êtes passionné par l'administration et souhaitez contribuer à un environnement éducatif dynamique, cette opportunité est faite pour vous.

Benefits

21 jours de vacances annuelles

16 jours fériés

Congés sociaux et parentaux

Horaire de travail réduit durant l'été

Garderie en milieu de travail

Programme d'aide au personnel

Régime de retraite à prestations déterminées

Qualifications

• 3 à 5 ans d'expérience pertinente dans un rôle administratif.
• Compétences en gestion de projets et en analyse de données.

Responsibilities

• Coordonne et supervise les opérations administratives.
• Assure la mise en application des normes et procédures.

Skills

Gestion de projets

Analyse de données

Communication

Maîtrise de la langue française

Education

Diplôme d'études collégiales en techniques administratives

Tools

Logiciels de bureautique

Job description

Sous la responsabilité de la cheffe de section - processus académique, la personne recherchée collabore à l'élaboration, à l'amélioration, à la mise en application et au contrôle de normes et de procédures administratives en lien avec le traitement des dossiers étudiants et des opérations reliées au cheminement académique des étudiantes et étudiants. Assure la réalisation de projets, le bon fonctionnement des opérations administratives, financières, matérielles et l'organisation du travail.

Principales responsabilités

• Prend part aux discussions quant aux nouveaux projets administratifs et assure la responsabilité de l'aspect technique de tous les travaux requis pour leur réalisation;
• Participe au développement et à l'implantation de procédures administratives. Assiste à des réunions avec la direction, met en place les nouvelles procédures;
• Coordonne et supervise le bon fonctionnement d'activités de son secteur;
• Collige, codifie et analyse des données, des rapports et des statistiques reliés à son secteur d'activité;
• Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion de la clientèle étudiante. Effectue les prévisions selon différents regroupements, la préparation et la vérification de rapports et de données statistiques. Tient à jour le répertoire des cours et effectue la saisie de données relatives à l'ajout de nouveaux cours et programmes;
• Assume la responsabilité des opérations et du suivi des dossiers académiques des étudiantes et étudiants, de l'admission à la diplomation. Fait le suivi d'activités telles que la mise à jour et les corrections du système informatisé de gestion des dossiers des étudiantes et étudiants, la rédaction et la mise à jour du procédurier des opérations, la planification, l'organisation et le suivi de différents traitements informatique et participe à la préparation du calendrier universitaire et de l'horaire. Informe et conseille les étudiantes et étudiants sur les structures de programmes, le cheminement de leurs études, les conditions d'admission et les règlements pédagogiques;
• Prépare et rédige des rapports. Approuve des formulaires administratifs;
• Effectue des recherches relatives à son champ d'activités. Résout les problèmes qui lui sont soumis;
• Informe la personne responsable de son secteur d'activité de l'avancement de ses opérations et des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités de son secteur, identifie les causes et émet des recommandations;
• Agit à titre de personne-ressource auprès des étudiantes et étudiants, des unités académiques et de différentes personnes intervenantes pour les questions relatives au cheminement académique. Explique et voit à l'application des règlements et procédures en vigueur au cours de toutes les étapes du cheminement académique;
• Peut diriger du personnel de soutien, collaborer à son entraînement, répartir le travail et en vérifier l'exécution;
• Consulte divers magazines et ouvrages spécialisés et se tient au courant des développements dans son domaine. Utilise les logiciels pertinents à son domaine d'activités et participe au développement de nouvelles applications;
• Utilise et voit à l'entretien courant de divers appareils tels que système informatisé de traitement de l'information, photocopieur, télécopieur, calculatrice;
• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
  
  

Exigences

Scolarité

• Diplôme d'études collégiales en techniques administratives avec la spécialisation pertinente ou scolarité équivalente.
  
  

Expérience

• Trois (3) à cinq (5) années d'expérience pertinente.
  
  

Autres

• Maîtrise de la langue française.
• Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données : chiffrier électronique).
  
  

Rémunération

Classe 9 (31,95 $ à 42,87 $).

Avantages de travailler à Polytechnique Montréal

• 21 jours de vacances annuelles
• 16 jours fériés
• Congés sociaux et parentaux
• Horaire de travail réduit durant la période estivale
• Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
• Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
• Programme d'aide au personnel
• Régime de retraite à prestations déterminées
  
  

Durée et horaire de travail

• Emploi temporaire.
• Temps complet - 35 heures par semaine.
• Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).
  
  

Mise en candidature

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER".

L’Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d’accompagnement aux personnes souffrant d’un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation.

Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.

Date limite de soumission des candidatures : mardi 20 mai 2025, à 17 h.

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