TECHNICIEN OU TECHNICIENNE EN ADMINISTRATION – ATTACHÉ DE DIRECTION (SNS)

Santé Montréal; Quebec; Hybrid; CAD 30,000 - 60,000; Full time

Job summary

Santé Montréal recherche un technicien en administration pour le soutien administratif d'un directeur, avec un rôle clé dans la gestion des processus et l'organisation des comités. Le poste requiert un DEC dans une discipline pertinente ainsi que des compétences en gestion de temps, confidentialité, et relations interpersonnelles. Offrant un salaire compétitif, ce rôle est essentiel pour assurer l'efficacité et l'harmonisation au sein de la direction.

Qualifications

• Détenir un DEC, BAC ou AEC pertinente.
• Capacité à prioriser et à travailler sous pression.
• Maîtrise des tests de Français, Word, et Excel.

Responsibilities

• Assister le directeur dans ses fonctions.
• Planifier et gérer le temps (agenda) du directeur.
• Préparer les documents pour les différents comités.

Skills

Autonomie

Rigueur

Planification

Gestion du temps

Relations interpersonnelles

Education

DEC en administration générale

BAC dans une discipline pertinente

Tools

Microsoft Office

Job description

Poste permanent syndiqué ou syndicable non syndiqué

Identification de l'employeur

CISSS de la Montérégie - Ouest

Lieu de travail : Centre administratif Hôpital Vaudreuil-Soulanges

Identification des besoins

Statut : Temps complet Durée : (Permanent, temps complet)

Salaire : Taux horaire entre
27,07$ et 36,14$ Affichage : du 3 juin 2025
au 16 juin 2025

Quart : jour

*** CONCOURS RÉSERVÉ AUX ÉTABLISSEMENTS DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERIVES SOCIAUX (RSSS) INTÉGRÉS À SANTÉ-QUÉBEC LE 1er DÉCEMBRE 2024**

Appel de candidatures - Technicien ou technicienne en administration – attaché de direction (SNS)
Date de fin d’affichage : 16 juin 2025
Statut de poste : Poste permanent – Temps complet
Type de poste Personnel non syndiqué
Direction : Direction des projets majeurs en infrasture (DPMI)
Télétravail : Télétravail en mode hybride offert sous certaines conditions
Port d’attache : Centre administratif Hôpital Vaudreuil-Soulanges
Échelle salariale : 27,07 $/ h – 36,14 $/ h

Description
Sous la responsabilité du directeur, la personne titulaire du poste assiste ce dernier dans ses fonctions, agit à titre de première répondante auprès des collaborateurs internes et externes et effectue un travail varié et complexe de soutien administratif pour la direction. Elle soutient le directeur dans la planification et la gestion de son temps (agenda). Elle assure la préparation et le suivi des dossiers du directeur pour les comités auxquels il participe. Elle agit en soutien administratif auprès des membres de l’équipe de la direction, dans un contexte de transformation et d’amélioration continue des processus sous sa responsabilité. Elle est appelée, à la demande du directeur ou de la direction générale, à participer à différents comités à titre de représentante de l’employeur. L’ensemble de ses responsabilités l’amène à travailler dans un environnement complexe composé de situations diversifiées.
Elle est responsable du fonctionnement administratif et des membres du personnel de la direction qui œuvrent dans des fonctions de secrétariat (ex. : agente administrative) au sein de la direction, et ce, afin d’optimiser les modes de fonctionnement et uniformiser les compétences du personnel de bureau à l’intérieur de la direction. Dans ce contexte, elle assure le respect et l’application des normes et des différentes modalités administratives déterminées par l’établissement. Elle veille à l’efficience des activités cléricales de la direction, à la sélection du personnel de bureau, à leur évaluation, ainsi qu’au développement de leurs compétences. Elle autorise des relevés de présence, des allocations de dépenses, des périodes de vacances et diverses demandes de congés en s’assurant de la couverture des besoins de la direction.
La personne titulaire du poste détient un pouvoir de contrôle en ce qui concerne l’application des procédés administratifs du personnel de bureau de l’ensemble de la direction. Cette autorité lui confère le droit d’agir, d’intervenir et de donner des directives dans différentes unités administratives de la direction, afin d’assurer une harmonisation, en ce qui concerne les processus spécifiques qui s’inscrivent dans le cadre de la gestion administrative de l’établissement. Dans ce contexte, elle assure le respect et l’application des normes et des différentes modalités administratives déterminées par l’établissement.
En qualité de technicien(ne) en administration (attaché(e) de direction), elle exerce des fonctions de soutien au directeur, et est appelée à intervenir auprès du personnel de la direction dans la gestion et le suivi de dossiers reliés aux responsabilités de la direction, et ce, autant pour les mandats avec les partenaires externes qu’internes.
En tant que membre du comité de gestion de la direction, elle participe aux discussions touchant le fonctionnement de l’ensemble de la direction afin d’optimiser les différents processus administratifs qu’on y retrouve, et en demeure solidaire une fois ceux-ci adoptés.


Fonctions générales et spécifiques
• Assiste le directeur dans les mandats qui lui sont confiés
• Planifie et assure la gestion du temps (agenda) du directeur en tenant compte des priorités
• Assure le suivi du courrier électronique et papier du directeur, en prend connaissance, obtient les renseignements requis et procède aux réponses complémentaires, l’achemine à qui de droit et en assure le suivi. Se charge des questions relevant de ses attributions et rédige, sous sa signature, la correspondance en réponse à des demandes courantes
• Assure le suivi des décisions du directeur auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés
• Assure le suivi et prépare les documents pour les différents comités (direction, gestion, sous-comité du conseil d’administration, etc.) en s’assurant de la conformité et de la pertinence des informations reçues
• Assure la logistique des réunions périodiques de la direction (l’organisation, la prise de notes et les suivis nécessaires)
• Effectue la prise de notes et la rédaction de compte-rendu pour plusieurs comités
• Assiste le directeur dans ses fonctions et ses responsabilités, notamment en le conseillant sur la définition des orientations, des objectifs et des priorités en matière de procédés administratifs
• Participe à l’élaboration, à la mise en place et à l’amélioration des outils essentiels à la saine gestion de la direction
• Rédige la correspondance du directeur et en assure la qualité grammaticale
• Autorise des relevés de présence et allocations de dépenses de la direction
• Est responsable du fonctionnement administratif et des membres du personnel de la direction qui œuvrent dans des fonctions de secrétariat au sein de la direction
• Effectue le lien avec le directeur, et assure un premier niveau de suivi et d’encadrement des membres du personnel de bureau de la direction lors de problématiques
• Prépare et assure le suivi des dossiers administratifs spécifiques au bureau du directeur, et agit comme interlocuteur auprès des autres directions de l’établissement et des partenaires
• Gère les appels téléphoniques, répond aux demandes d’informations et fournit la réponse à certaines questions relevant de sa compétence, dirige les appels et assure les suivis nécessaires
• S’assure de la couverture des besoins en personnel de bureau, autorise des demandes de congés (vacances, fériés, congés sans solde, etc.) du personnel de bureau de la direction, et intervient au besoin auprès des personnes concernées
• Soutient le directeur dans ses travaux visant l’élaboration et la mise à jour de l’offre de services de la direction
• Soutient les différents services de la direction dans leurs plans d’action respectifs visant l’actualisation de leur offre de services
• Participe à la détermination des exigences des postes du personnel de bureau de la direction
• Est appelée à participer à la sélection de candidatures, aux entrevues de sélection et à la décision d’embaucher des membres du personnel de bureau de la direction
• Est responsable de l’évaluation et de l’appréciation du rendement de membres du personnel de bureau de la direction
• Participe à l’identification des besoins de formation et au développement des compétences de membres du personnel de bureau de la direction
• Réalise des activités de formation pour la mise à jour des compétences de membres du personnel de bureau de la direction
• Voit à intégrer, à l’agenda du directeur, les périodes de vacances des gestionnaires sous la responsabilité immédiate de ce dernier
• Est appelée à soutenir un autre directeur lors d’absence de son / sa technicien(ne) en administration (attaché(e) de direction), et à soutenir les autres cadres de sa direction lors de l’absence du personnel administratif sous leur responsabilité
• Est responsable des demandes de financement pour l’achat d’équipements médicaux adressées à la Fondation Hôpital Vaudreuil-Soulanges, et assure toutes les démarches requises en ce sens auprès de la Fondation et de l’organisation
Responsabilités et attributions générales
• Effectue des travaux d’ordre administratif reliés à la gestion des ressources financières, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à l’organisation du travail
• Assure le montage ou la révision de présentations et voit à la préparation de la documentation requise par son directeur, ou les membres de l’équipe de gestion, lors de présentations internes et externes ou de rencontres et comités
• Participe au comité de gestion de sa direction
• Complète les formulaires de demandes de remboursement des dépenses liées au travail du directeur
• Émet, à l’intérieur de son champ d’autorité, des directives aux unités administratives de sa direction
• Assure l’imputabilité des mandats qui lui sont confiés
• Participe au comité de soutien de la haute direction, ayant pour mandats principaux l’élaboration et l’harmonisation des politiques et procédures administratives et des outils de travail de l’organisation, ainsi que le développement des compétences du personnel administratif de sa direction
• Participe, le cas échéant, au sous-comité du conseil d’administration dont sa direction est responsable ;
• Assiste à des rencontres ou à des comités à titre de représentante de la direction
• Collabore à l’élaboration de politiques, procédures, programmes, normes, règles ou procédés de nature administrative à l’intérieur de sa direction, en assure le contrôle, l’application et la mise à jour
• Conseille et apporte son soutien au personnel de la direction par rapport à l’application du programme d’identification visuelle, et assure la conformité des documents produits par le personnel de la direction
• Représente, à la demande de son supérieur, sa direction tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’établissement
• S’assure du respect des lois, des politiques, des procédures, des normes, des contrats, des règlements et des directives en fonction des mandats qui lui sont confiés
• Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers
• S’assure de s’adjoindre les personnes et expertises nécessaires à la réalisation de ses mandats

Autres tâches :
• Exécuter toute tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat

Formation

Détenir un (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent
OU
Détenir un (DEC) pré-universitaire (2 ans) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent
OU
Détenir une (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à l’équivalent d’un (1) an d’expérience pertinente au domaine visé
OU
Détenir un (BAC) dans une discipline pertinente (administration, comptabilité, finance, etc.)
OU
Détenir 2 certificats de 1er cycle universitaire dans une discipline pertinente combinés à l’équivalent d’un (1) an d’expérience dans le secteur ou dans des fonctions similaires
OU
Détenir 1 certificat de 1er cycle universitaire dans une discipline pertinente combiné à l’équivalent de deux (2) ans d’expérience dans le secteur ou dans des fonctions similaires


Exigences spécifiques :
Avoir réussi les tests suivants: Français, Word, Excel et le test de rédaction.

Profil de compétences

Compétences comportementales de base :
• Capacité à prioriser et à travailler sous pression
• Discrétion, devoir de réserve et loyauté
• Autonomie et rigueur
• Travail d’équipe et sens de la collaboration
• Habiletés relationnelles et politiques
• Souci de la satisfaction de la population et des partenaires externes
• Planification et organisation personnelles du travail, autonomie
• Souplesse, flexibilité et adaptation au changement
• Sens des responsabilités, initiative, dynamisme
• Capacité à traiter plusieurs dossiers en simultané
• Partage de connaissances (expertise)

Compétences professionnelles :
• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office)
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit
• Grandes habiletés de rédaction et de mise en forme de documents
• Force marquée pour la prise de notes (participation à quatorze (14) comités, sous-comités et rencontres)


En apprendre plus sur le CISSSMO (emplois-cisssmo.ca)

Pour toutes questions relatives à l’affichage, vous pouvez communiquer avec madame Geneviève Caron par courriel à [e-mail], par message Teams.

Vous avez jusqu’au 16 juin 2025 pour déposer votre candidature.

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