TECHNICIEN(NE) EN ADMINISTRATION – SECRÉTAIRE DE DIRECTION 2025-001310

Santé Montréal; Quebec; On-site; CAD 30,000 - 60,000; Part time

Job summary

Un établissement de santé reconnu recherche un assistant administratif pour soutenir la direction. Vous serez responsable de diverses tâches administratives, y compris la planification d'agendas, la rédaction de documents et la gestion de la communication avec les partenaires. Ce poste à temps partiel offre une variété de responsabilités et nécessite de l'organisation et de l'autonomie.

Benefits

13 congés fériés par année

4 semaines de vacances après 1 an de service

Banque de 9,6 jours de maladie

Programme d’assurance collective

Rabais auprès de partenaires

Transport en commun à tarif réduit

Activités physiques

Télétravail possible

Qualifications

• DEC ou AEC en secrétariat ou en bureautique requis.
• Un an d'expérience pertinente à la fonction.
• Réussite des examens : Français avancé, Word intermédiaire.

Responsibilities

• Planifier et organiser l’agenda du directeur.
• Rédiger et corriger divers documents.
• Gérer les documents et assurer la logistique des réunions.

Skills

Organisation

Collaboration

Autonomie

Leadership

Gestion du stress

Education

DEC ou AEC en secrétariat ou en bureautique

Formation universitaire et 1 an d’expérience récente

Job description

Poste temporaire syndiqué ou syndicable non syndiqué

Identification de l'employeur

CHU de Québec

Lieu de travail : CHU de QUÉBEC-Université Laval / Hôpital de l'Enfant-Jésus

Identification des besoins

Statut : Temps partiel Durée : (non applicable)

Salaire : Taux horaire entre
27,07$ et 36,14$
(Selon réseau de la santé et des services sociaux) Affichage : du 28 mai 2025
au 30 mai 2025

Quart : jour

IMPORTANT: Le présent affichage est réservé exclusivement aux employés des établissements intégrés à Santé Québec. Les candidatures externes à Santé Québec ne seront pas considérées.

Sous l’autorité immédiate du directeur ou de la directrice adjointe de la direction des soins critiques (DSC), la personne titulaire de ce poste assume la responsabilité de l’ensemble des tâches associées au soutien administratif et de secrétariat. Plus spécifiquement, elle planifie, organise, coordonne et contrôle les activités relatives au soutien clérical et administratif.

Elle est la collaboratrice du directeur ou de la directrice adjointe et le soutient dans la gestion de tous les éléments stratégiques et assure un suivi autonome et rigoureux des différents mandats et dossiers auprès des autres membres de la DSC, des autres directions et des partenaires externes. Elle procède à la documentation, l’analyse et la transmission de données et accomplit une gamme variée de travaux de secrétariat à l’aide de la technologie informatique. Elle est responsable du fonctionnement administratif de la direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci.

Responsabilités spécifiques :
• Assiste le directeur ou la directrice adjointe dans l’exercice de ses fonctions, notamment en coordonnant divers mécanismes de communications avec les instances internes et autres partenaires externes;
• Répond selon sa compétence, aux diverses demandes adressées par téléphone, courriel ou autres;
• Assume la planification et l’organisation d’agenda du directeur ou de la directrice adjointe, tel que gestion des appels, du courrier, des courriels et de l’agenda, préparation de documents pré-rencontre, préparation et envoi de lettres et courriers, transcription de compte-rendu et d’ordres du jour de comités.
• Signale les éléments de courrier, courriel, ou appels à caractère important et/ou urgent.
• Planifie les rencontres de divers comités, assure la logistique de diverses réunions : valide disponibilité des participants et convoque ceux-ci à différentes réunions, réserve les salles, l’équipement, prépare les dossiers nécessaires et/ou documents audiovisuels ;
• Gère l’ensemble des documents, information et différents partages, selon le plan de classification défini. Assure l’épuration périodique des dossiers;
• Transcris, rédige, corrige et effectue la mise en page de divers documents à l’aide d’outils informatiques variés;
• Gère les accès informatiques et assure le suivi des comptes de dépenses en s’assurant d’avoir les documents requis;
• Collabore à la rédaction et à la mise à jour des procédures de travail entourant ses fonctions;
• Assure le suivi du calendrier des vacances annuelles et sa transcription dans Logibec en collaboration avec le supérieur immédiat;
• Représente une référence pour les autres collaboratrices de la direction pour l’ensemble des tâches administratives et logistiques;
• Participe et coordonne divers mandats et dossiers qui lui sont délégués dans le cadre du soutien de la direction;
• Accomplit toute autre fonction connexe à la demande de sa supérieure immédiate.

Remarques :
Faire partie du personnel du CHU de Québec-Université Laval, c’est…
– 13 congés fériés par année;
– 4 semaines de vacances après 1 an de service;
– Banque de 9,6 jours de maladie;
– Programme d’assurance collective;
– Profiter d’une vaste gamme de rabais et de privilèges auprès de nos partenaires, dont une collaboration avec certains services de garde à proximité de nos établissements;
– Bénéficier de tarifs réduits pour le transport en commun pour votre famille et vous;
– Avoir accès à des programmes d’activités physiques pensés en fonction des besoins exprimés par nos équipes;
– L’opportunité, selon la nature de votre poste, de profiter des avantages du télétravail ou de l’aménagement de temps de travail en vertu d’une politique au goût du jour en la matière;

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour une entrevue.


Accès à l'égalité en emploi
Conformément à la Loi sur l'Accès à l'égalité en emploi, tous les établissements de santé et de services sociaux appliquent un programme d'accès à l'égalité. De ce fait, les personnes issues des groupes visés (femme, autochtone, minorité visible, minorité ethnique et personne handicapée) sont encouragées à faire parvenir leur candidature. De plus, des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins. Selon le contexte, le genre masculin ou féminin utilisé dans les affichages désigne aussi bien les femmes que les hommes.

Nous vous invitons à postuler en ligne à l'adresse suivante : https://chudequebec.carrieresante.gouv.qc.ca/

DEC ou AEC en secrétariat ou en bureautique

OU

DEC ou AEC ou formation universitaire et un (1) an d’expérience récente et pertinente à la fonction et réussite obligatoire des examens suivants : Français avancé, Word intermédiaire

Qualités personnelles et professionnelles :
• Esprit d’équipe et de collaboration;
• Sens de l’organisation et de la planification;
• Autonomie, initiative;
• Leadership;
• Capacité à gérer son stress.

Les diplômes exigés pour l’emploi, qui auraient été obtenus hors Québec, doivent être obligatoirement accompagnés d’une évaluation comparative des études effectuées hors Québec (ÉCEEHQ) émise par le ministère de l’Immigration et des Communautés culturelles du Québec.

Nous vous invitons à postuler en ligne à l'adresse suivante : https://chudequebec.carrieresante.gouv.qc.ca/
Ligne info-recrutement : 1 418 525-4440