Technicien(-ne) en administration - direction générale du BCR TI (2101)

Santé Québec; Montreal; Hybrid; Full time

Job summary

Une opportunité passionnante se présente dans une organisation de santé dynamique, où le candidat idéal jouera un rôle clé en soutenant la direction dans la gestion des opérations administratives. Vous serez responsable de la coordination des activités, de la planification des réunions et de la gestion des documents. Ce poste exige une maîtrise de la suite Office et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Si vous êtes motivé, organisé et avez un sens aigu des responsabilités, cette position est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée à offrir des services de santé de qualité et à contribuer à l'amélioration continue des opérations.

Qualifications

• Responsable de la gestion des ressources humaines et financières.
• Doit maîtriser la suite Office pour la planification et l'analyse.
• Expérience en rédaction et suivi financier requise.

Responsibilities

• Gérer l'agenda et organiser des réunions pour le supérieur.
• Assurer le suivi des décisions et la gestion documentaire.
• Coordonner les ressources cléricales et les activités administratives.

Skills

Gestion des ressources humaines

Analyse de données

Rédaction de documents

Planification

Connaissance de la suite Office

Education

Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration

Certificat universitaire de premier cycle pertinent

Tools

Microsoft Teams

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Job description

Nous cherchons présentement à pourvoir 1 poste à
temps plein.

Concours réservé à tout le personnel de Santé
Québec.

Santé Québec est une entité
neutre, imputable et opérationnelle, orientée vers la performance des activités
du RSSS et la satisfaction des usagers. Elle a pour mission, notamment
d’offrir, par l’entremise des établissements publics, des services de santé et
des services sociaux dans les différentes régions sociosanitaires du Québec
sous sa juridiction.

Sa mission est de:

• coordonner et soutenir, dans ces régions, l’offre
  de tels services par les établissements privés ainsi que celle de services du
  domaine de la santé et des services sociaux par certains autres prestataires
  privés;
• appliquer la règlementation prévue par la loi de
  certaines activités liées au domaine de la santé et des services sociaux;
• mettre en œuvre les orientations, les cibles et les
  standards déterminés par le ministre en regard à l’organisation et de la
  prestation de services de santé et de services sociaux.

Libellé de la nomenclature

*Pour des fins de
classement, veuillez-vous référer au titre d'emploi 2101 de la nomenclature

Personne qui accomplit des
travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles
ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à
l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux
complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de
données.

Elle peut également être
responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations
internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du
personnel de bureau de la direction.

Sommaire de la fonction

Le/La
technicien(-ne) à la direction générale du BCR TI assiste sa direction dans
l’accomplissement des mandats en fournissant un soutien dédié, en organisant et
en gérant de manière proactive les journées de travail complexe et en créant
des relations étroites et significatives avec plusieurs collaborateurs internes
et externes. Le candidat soutient proactivement la direction dans la
planification et la gestion de son temps et assure un suivi rigoureux des
différents mandats et dossiers.

La
personne devra voir au bon fonctionnement des activités de la direction dans le
cadre de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, de ses
règlements, ainsi que toutes les autres lois régissant les services de santé.
Pour ce faire, il devra coordonner les ressources cléricales dans les
opérations administratives. Il assistera également son supérieur immédiat dans
sa responsabilité d’application et de mise en œuvre des orientations de la
direction.

Elle
devra accomplir des travaux qui nécessitent des connaissances approfondies de
la suite Office telles que la planification et la coordination de dossiers
complexes, la rédaction de documents, le suivi financier, la collecte et
l’analyse de données.

Elle
assurera le suivi des décisions de son supérieur immédiat auprès des gestionnaires
concernés de la direction. Il déterminera les actions à poser, informera son
supérieur et dirigera les demandes aux personnes concernées pour le suivi. Il
devra effectuer le contrôle de la qualité des travaux administratifs de sa
direction. Il assurera de façon autonome les activités et le suivi de certains
dossiers.

Elle
assurera l’intégration du nouveau personnel administratif au sein de la
direction en collaboration avec ses collègues. Il collaborera avec une équipe
d’assistants(es) de direction professionnels et dévoués, qui travaillent en
équipe, donnant un coup de main si nécessaire et se remplaçant mutuellement.

Le
candidat retenu aura la responsabilité de fournir des réponses à toutes
questions, de toute nature en s’assurant du respect des normes et des pratiques
de l’établissement. Il prendra en charge tous les problèmes relevant de sa
compétence. Il devra agir au nom de son supérieur immédiat dans les dossiers
qui lui sont confiés. Le technicien devra assumer un haut niveau de
confidentialité dans les dossiers pour lesquels il est directement ou
indirectement impliqué.

De manière plus spécifique,
les champs d’action peuvent inclure:

• Gérer l’agenda du supérieur
  immédiat, convoquer, planifier les réunions, les rencontres et les formations
  (internes et externes) en fonction des dossiers prioritaires et des échéanciers
  prescrits;
• Préparer les dossiers de sa
  DG selon l’horaire prévu;
• Assurer le suivi et le classement du courrier
  électronique de son supérieur immédiat, prendre les appels téléphoniques,
  répondre aux demandes d’informations et assurer les suivis requis;
• Préparer les avis de
  convocation, les ordres du jour ainsi que la documentation afférente aux
  comités présidés par sa DG, assurer la logistique requise, rédiger les comptes
  rendus et effectuer les suivis nécessaires suite aux rencontres pour lesquelles
  sa DG agit à titre de présidente;
• Préparer la documentation à
  déposer aux instances internes et externes et en collaboration avec son
  supérieur immédiat, assurer les suivis des dossiers relevant de sa vice-présidence
  selon les échéanciers fixés;
• Effectuer le suivi des
  décisions prises par sa DG et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer
  la réalisation;
• Répondre aux demandes des
  directeurs, des directeurs adjoints, des gestionnaires et des membres du
  personnel;
• S’assure des suivis, règle
  les problèmes relevant de sa compétence et rédige des projets de réponses à
  celles-ci;
• Être responsable de la
  gestion documentaire et de l’approvisionnement en fournitures de bureau et en équipements
  pour sa vice-présidence;
• Effectuer le suivi des
  dépenses budgétaires de sa direction;
• S’assurer du respect des
  règles de conservation des dossiers, de confidentialité et de la qualité des
  opérations administratives;
• Effectuer toutes autres
  tâches connexes relevant de sa compétence à la demande du VP.

*Veuillez considérer que
les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l’évolution de
Santé Québec.

Exigences liées au poste

• Détenir un diplôme d'études
  collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et
  de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline
  collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un
  diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de
  premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC)
  pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente
  au domaine visé; _ Cet emploi comprend
  également les personnes qui détiennent un certificat d'études collégiales en
  techniques administratives;
• Connaitre les fonctionnalités de la
  suite Office (Teams, OneNote, Word, PowerPoint, Excel);
• Maitriser la langue française autant à
  l’oral qu’à l’écrit;
• Avoir une bonne compréhension du réseau
  de la santé et des services sociaux;
• Détenir d’excellentes habiletés de
  rédaction et de mise en forme de documents;
• Être motivée et avoir une grande
  capacité à traiter de multiples dossiers de façon simultanée.

Toute
autre formation ou combinaison d’expérience pertinente pourra être considérée.

Profil recherché

• Sens des responsabilités et
  de l’organisation;
• Capacité décisionnelle et
  initiative;
• Souci de la qualité et
  rigueur;
• Grande capacité
  d’adaptation, d’analyse, d’autonomie et de jugement;
• Bonne gestion du stress et
  rythme de travail soutenu;
• Sens aiguisé des priorités
  et excellente capacité à s’organiser;
• Esprit créatif et novateur
  relatif aux méthodes de travail;
• Grandes habiletés
  interpersonnelles, discrétion, tact et confidentialité.

Autres informations relatives au poste :

Taux horaire: 27,07$ à 36,14$
selon l’expérience.

Statut de l’emploi: Temps complet
(35h/semaine)

Port d’attache: Montréal ou Québec
(possibilité de travail en mode hybride ou télétravail).

Entrée en fonction: Dès que possible.

MODALITÉS D’INSCRIPTION

Veuillez soumettre votre candidature avant le 19 mai 2025, à 12 h 00 (HNE), en cliquant sur le bouton Postuler.

Aux fins de la vérification de votre admissibilité, il est
important de préciser chacune de vos expériences de travail pertinentes dans la
section Curriculum vitæ de votre dossier personnel et de fournir une lettre de
motivation.

Seuls les dossiers complets et reçus avant la date et l’heure
limites seront considérés. Une fois que vous aurez soumis votre candidature,
les renseignements contenus dans votre dossier seront examinés et ne pourront
être modifiés.

RENSEIGNEMENTS
COMPLÉMENTAIRES

Pour des renseignements concernant ce poste, veuillez
communiquer avec l’équipe de recrutement via l’adresse courriel suivante :
[e-mail].

Si vous n’êtes pas en mesure de soumettre votre candidature
ou si vous éprouvez des difficultés avec ce site Web, veuillez communiquer avec
nous via courriel en y inscrivant le numéro de référence de l’affichage 25-NS-072 en objet. Santé Québec
encourage la diversité et l’égalité en emploi en invitant les femmes, les
membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les
anglophones ainsi que les Autochtones à déposer leur candidature.

AVIS AUX
PERSONNES CANDIDATES

Les renseignements et les documents qui
concernent les candidates et les candidats ainsi que les travaux du comité sont
confidentiels. Par conséquent, la personne doit s’engager à préserver la
confidentialité du dépôt de sa candidature et de toute décision prise à l’égard
de celle-ci.

LIENS
UTILES

Pour plus d’information, vous pouvez
consulter le site de Santé Québec ou la Loi visant à rendre le système de
santé et de services sociaux plus efficace.