Technicien(-ne) en administration - direction générale du BCR TI (2101)

CHU Sainte-Justine; Montreal; On-site; CAD 45,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une entité dynamique et performante dans le secteur de la santé recherche un technicien administratif pour soutenir la direction générale. Ce rôle clé implique la gestion proactive de l'agenda, la coordination des activités et la communication avec divers collaborateurs. Vous serez responsable de l'analyse des données et de la préparation de la documentation essentielle pour les comités. Si vous êtes organisé, avez un sens aigu du détail et souhaitez contribuer à l'amélioration des services de santé, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée à offrir des services de qualité et à faire une différence dans la communauté.

Qualifications

• Gérer l'agenda et planifier les réunions pour la direction.
• Assurer le suivi et la coordination des dossiers administratifs.
• Collecter et analyser des données pour la prise de décision.

Responsibilities

• Assister la direction dans l'organisation et la gestion des tâches administratives.
• Préparer la documentation pour les comités et assurer le suivi des décisions.
• Gérer les relations internes et externes pour le bon fonctionnement de la direction.

Skills

Connaissance de la suite Office

Gestion du temps

Analyse de données

Communication

Education

Diplôme en administration

Formation en gestion des ressources humaines

Tools

Microsoft Office

Job description

Nous cherchons présentement à pourvoir 1 poste à temps plein.

Concours réservé à tout le personnel de SantéQuébec.

Santé Québec est une entité neutre, imputable et opérationnelle, orientée vers la performance des activités du RSSS et la satisfaction des usagers. Elle a pour mission, notamment, d’offrir, par l’intermédiaire des établissements publics, des services de santé et des services sociaux dans les différentes régions sociosanitaires du Québec sous sa juridiction.

Sa mission est de:

1. coordonner et soutenir, dans ces régions, l’offre de tels services par les établissements privés ainsi que celle de services du domaine de la santé et des services sociaux par certains autres prestataires privés;
2. appliquer la réglementation prévue par la loi concernant certaines activités liées au domaine de la santé et des services sociaux;
3. mettre en œuvre les orientations, les cibles et les standards déterminés par le ministre en ce qui concerne l’organisation et la prestation de services de santé et de services sociaux.

Libellé de la nomenclature

*Pour des fins de classement, veuillez vous référer au titre d'emploi 2101 de la nomenclature.

Personne qui accomplit des travaux liés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l’approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l’organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la collecte et l’analyse de données.

Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voir aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Sommaire de la fonction

Le/la technicien(ne) à la direction générale du BCR TI assiste sa direction dans l’accomplissement des mandats en fournissant un soutien dédié, en organisant et en gérant de manière proactive les journées de travail complexes et en créant des relations étroites et significatives avec plusieurs collaborateurs internes et externes. Le candidat soutient proactivement la direction dans la planification et la gestion de son temps et assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers.

La personne devra voir au bon fonctionnement des activités de la direction dans le cadre de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, de ses règlements, ainsi que toutes les autres lois régissant les services de santé. Pour ce faire, elle devra coordonner les ressources cléricales dans les opérations administratives. Elle assistera également son supérieur immédiat dans sa responsabilité d’application et de mise en œuvre des orientations de la direction.

Elle devra accomplir des travaux nécessitant des connaissances approfondies de la suite Office, telles que la planification et la coordination de dossiers complexes, la rédaction de documents, le suivi financier, la collecte et l’analyse de données.

Elle assurera le suivi des décisions de son supérieur immédiat auprès des gestionnaires concernés de la direction. Elle déterminera les actions à poser, informera son supérieur et dirigera les demandes aux personnes concernées pour le suivi. Elle effectuera le contrôle de la qualité des travaux administratifs de sa direction. Elle assurera de façon autonome les activités et le suivi de certains dossiers.

Elle assurera l’intégration du nouveau personnel administratif au sein de la direction en collaboration avec ses collègues. Elle collaborera avec une équipe d’assistants(es) de direction professionnels et dévoués, qui travaillent en équipe, donnant un coup de main si nécessaire et se remplaçant mutuellement.

Le candidat retenu aura la responsabilité de fournir des réponses à toutes questions, de toute nature, en s’assurant du respect des normes et des pratiques de l’établissement. Il prendra en charge tous les problèmes relevant de sa compétence. Il devra agir au nom de son supérieur immédiat dans les dossiers qui lui sont confiés. Le technicien devra maintenir un haut niveau de confidentialité dans les dossiers pour lesquels il est directement ou indirectement impliqué.

De manière plus spécifique, les champs d’action peuvent inclure :

1. Gérer l’agenda du supérieur immédiat, convoquer, planifier les réunions, les rencontres et les formations (internes et externes) en fonction des dossiers prioritaires et des échéanciers prescrits;
2. Préparer les dossiers de sa DG selon l’horaire prévu;
3. Assurer le suivi et le classement du courrier électronique de son supérieur immédiat, prendre les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’informations et assurer les suivis requis;
4. Préparer les avis de convocation, les ordres du jour ainsi que la documentation afférente aux comités présidés par sa DG, assurer la logistique requise, rédiger les comptes rendus et effectuer les suivis nécessaires suite aux rencontres pour lesquelles sa DG agit à titre de présidente;
5. Préparer la documentation à déposer aux instances internes et externes et, en collaboration avec son supérieur immédiat, assurer le suivi des dossiers relevant de sa vice-présidence selon les échéanciers fixés;
6. Effectuer le suivi des décisions prises par sa DG et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation;
7. Répondre aux demandes des directeurs, des directeurs adjoints, des gestionnaires et des membres du personnel;
8. S’assurer des suivis, régler les problèmes relevant de sa compétence et rédiger des projets de réponses à celles-ci;
9. Être responsable de la gestion documentaire et de l’approvisionnement en fournitures de bureau et en équipements pour sa vice-présidence;
10. Effectuer le suivi des dépenses budgétaires de sa direction;
11. S’assurer du respect des règles de conservation des dossiers, de confidentialité et de la qualité des opérations administratives;
12. Effectuer toutes autres tâches connexes relevant de sa compétence à la demande du VP.

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l’évolution de Santé Québec.