Technicien(-ne) en admin, soutien gouvernance Services résidentiels, hébergement

Santé Québec; Quebec; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une institution de santé publique recherche un Technicien en administration pour soutenir la gouvernance. Vous serez responsable de gérer l’agenda, de préparer la documentation essentielle et d'assurer le suivi des décisions. Une connaissance approfondie de la suite Office et un diplôme d'études collégiales en administration sont requis. Ce poste est basé à Québec.

Qualifications

• Formation en techniques de comptabilité et de gestion ou équivalent requise.
• Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit.
• Bonne compréhension du réseau de la santé et des services sociaux.

Responsibilities

• Gérer l’agenda et planifier des réunions tout en respectant les priorités.
• Préparer la documentation pour les comités et assurer la logistique.
• Assurer le suivi des décisions et des actions à prendre.

Skills

Connaissance de la suite Office

Excellentes habiletés de rédaction

Gestion de plusieurs dossiers

Education

Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration

Tools

PowerBI

Teams

SharePoint

Job description

Appel de candidatures: Technicien(-ne) en administration, soutien à la gouvernance direction - Services résidentiels et d’hébergement et de transition

Santé Québec est une société d’état neutre, imputable et opérationnelle, orientée vers la performance des activités du RSSS et la satisfaction des usagers. Elle a pour mission, notamment d’offrir, par l’entremise des établissements publics, des services de santé et des services sociaux dans les différentes régions sociosanitaires du Québec sous sa juridiction, ainsi que:

• Coordonner et soutenir, dans ces régions, l’offre de tels services par les établissements privés ainsi que celle de services du domaine de la santé et des services sociaux par certains autres prestataires privés;

• Appliquer la réglementation prévue par la loi de certaines activités liées au domaine de la santé et des services sociaux;

• Mettre en œuvre les orientations, les cibles et les standards déterminés par le ministre l’égard de l’organisation et de la prestation de services de santé et de services sociaux;

• Exercer toute autre fonction qui lui incombe en vertu d’une autre loi ou qui lui est confiée par le ministre de la Santé.

Libellé de la nomenclature

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données.Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Sommaire de la fonction

Le technicien ou la technicienne à la gouvernance assiste cadre supérieur ou au hors-cadre dans l’accomplissement de son mandat en lui fournissant un soutien dédié et en créant des relations étroites et significatives avec plusieurs collaborateurs internes et externes. Le candidat le soutient proactivement en assurant un suivi structuré et rigoureux des différents mandats et dossiers.

Il devra voir au bon fonctionnement des activités de la direction dans le cadre de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, de ses règlements, ainsi que toutes les autres lois régissant les services de santé. Pour ce faire, il devra coordonner les ressources cléricales dans les opérations administratives. Il assistera également son supérieur immédiat dans sa responsabilité d’application et de mise en œuvre des orientations de la direction.

La personne devra accomplir des travaux qui nécessitent des connaissances approfondies de la suite Office telles que la planification et la coordination de dossiers complexes, la rédaction de documents, le suivi financier, la collecte et l'analyse de données.

Le technicien ou la technicienne assurera le suivi des décisions de son supérieur immédiat auprès des gestionnaires concernés de la direction. Il déterminera les actions à poser, informera son supérieur et dirigera les demandes aux personnes concernées pour le suivi. Il devra effectuer le contrôle de la qualité des travaux administratifs de sa direction. Il assurera de façon autonome les activités et le suivi de certains dossiers.

Le candidat retenu aura la responsabilité de fournir des réponses à toutes questions, de toute nature en s’assurant du respect des normes et des pratiques de l’établissement. Il prendra en charge tous les problèmes relevant de sa compétence. Il devra agir au nom de son supérieur immédiat dans les dossiers qui lui sont confiés. La personne devra assumer un haut niveau de confidentialité dans les dossiers pour lesquels il est directement ou indirectement impliqué.

De manière plus spécifique, les champs d’action peuvent inclure:

• Gérer l’agenda, convoquer, planifier les réunions et les rencontres en fonction des dossiers prioritaires et des échéanciers prescrits;

• Préparer la documentation afférente aux comités présidés par sa direction, assurer la logistique requise et effectuer les suivis nécessaires à la suite des rencontres pour lesquelles son supérieur agit;

• Effectuer le suivi des décisions prises par son supérieur immédiat et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation;

• Utiliser les données (PowerBI, redditions, etc.) associées à sa direction, et faire évoluer les outils de collecte et de présentation des données;

• Utiliser des outils dynamiques, collaboratifs, de collecte, tableaux de bords;

• Élaborer des procédures au regard des mécanismes de coordination et de gouvernance mis en place;

• Préparer la mise en page des présentations et représentations visuelles pour les structures de gouvernance et des dossiers ou mandats;

• Répondre aux demandes des directeurs, des directeurs adjoints, des gestionnaires et des membres du personnel;

• Effectuer le suivi des dépenses budgétaires de sa direction;

• S’assurer du respect des règles de conservation des dossiers, de confidentialité et de la qualité des opérations administratives;

• Effectuer toutes autres tâches connexes relevant de sa compétence à la demande de son supérieur immédiat.

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l’évolution de Santé Québec.

Exigences liées au poste

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé ;

• Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d'études collégiales en techniques administratives ;

• Connaitre les fonctionnalités de la suite Office (Teams, OneNote, List, SharePoint, PBI, Word, PowerPoint, Excel) ;

• Maitriser la langue française autant à l’oral qu’à l’écrit ;

• Avoir une bonne compréhension du réseau de la santé et des services sociaux ;

• Détenir d’excellentes habiletés de rédaction et de mise en forme de documents ;

• Être motivée et avoir une grande capacité à traiter de multiples dossiers de façon simultanée.

Toute autre formation ou combinaison d’expérience pertinente pourra être considérée.