Technicien.ne comptable, facturation et admin | Billing & Admin Technician

ACA; Quebec; On-site; CAD 64,381 - 88,524; Full time

Job summary

ACA, un fournisseur de formation linguistique de premier plan, recherche un.e technicien.ne en facturation et administration à temps plein à Québec. Le poste exige un bilinguisme avancé, des compétences en facturation, et la capacité de gérer plusieurs tâches à la fois.

Le candidat idéal aura une solide expérience administrative, des compétences en communication en français et en anglais, et sera capable de travailler sous pression. Des compétences informatiques sont également requises pour l'utilisation des outils numériques.

Qualifications

• Expérience en facturation et administration.
• Capacité à travailler sous pression et à s'autogérer.
• Excellentes compétences en communication en français et en anglais.

Responsibilities

• Préparer la facturation et traiter les paiements.
• Gérer les finances et produire des états financiers.
• Offrir un service client de haute qualité.
• Soutenir la présidence et le directeur des opérations.

Skills

Bilinguisme français-anglais

Multitâche

Organisation

Communication orale et écrite

Tools

Apple OS

Microsoft 365

Google Suite

FileMaker Database

Job description

Description en français

ACA est à la recherche d'une personne dynamique, polyvalente, professionnelle et assidue pour un poste de facturation et administration à temps plein (30 à 40 heures par semaine) à ses bureaux à Québec.

Le/la technicien.ne, facturation et administration

Le/la technicien.ne, facturation et administration s'occupe des tâches d'administration de l'organisation, de la facturation client, des paiements, des états financiers et du suivi des dossiers des formations.

Tâches administratives (niveau de bilinguisme français-anglais avancé)

Facturation et comptes recevables

• Préparer la facturation mensuelle, trimestrielle et annuelle dans le système de gestion client ACA en fonction des contrats de service et du progrès des formations/services rendus.
• Collaborer avec les directeurs de comptes et de ventes pour préparer les informations de facturation.
• Traiter les paiements, les annulations et/ou crédits, communiquer les reçus aux clients.
• Faire des suivis auprès des clients pour les paiements, envoyer des factures.

Gestion des finances et suivi des formations

• Exportation des données de formation et préparation rapports de présence.
• Mettre à jour les horaires clients et faire des suivis avec les formateurs, au besoin.
• Créer des rapports et produire des états financiers, participer à la fermeture des mois, trimestre et années financiers de l'entreprise.
• Traiter les feuilles de temps et des factures de paie aux deux semaines, ainsi que valider les horaires de travail.

Autre

• Soutenir la présidence et le directeur des opérations dans la gestion des finances.
• Répondre au téléphone avec du service à la clientèle de haute qualité, rédiger les appels si nécessaire.
• Répondre aux questions sur les services offerts chez ACA et orienter le client vers son choix de services.
• Gérer les horaires des apprenant.e.s et faire des modifications au besoin, informer les formateurs et formatrices sur les changements d'horaire.
• Soutien administratif de l'équipe de gestion et des formateurs et formatrices ACA.
• Gérer un horaire chargé et faire preuve de multitâche et adaptabilité.
• Avoir un sens d'organisation et faire preuve d'efficacité avec son travail.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en français et en anglais.
• Disposition à autogérer son travail, à travailler selon un horaire flexible – parfois sous pression.
• Compétences informatiques : Apple OS, Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, Word, Excel), Google Suite (Mail, Calendar, Drive, Hangouts), FileMaker Database.

Description in English

ACA, a top-tier language training supplier, is currently looking for a dynamic, versatile, professional, and assiduous person to fill a full-time position (30 to 40 hours per week) in billing and administration at its Quebec City office.

The Financial & Administrative Coordinator

The Financial & Administrative Coordinator is responsible for the organization's administrative tasks, client billing, payments, financial statements, and processing training files for instructors.

Administrative Tasks (Advanced French and English Required)

Invoicing and Accounts Receivable

• Prepare monthly, quarterly, and annual invoicing in ACA's client management system based on service contracts and training deliverables.
• Collaborate with account managers and the sales team to collect billing information.
• Process payments, cancellations, and/or credits, and send receipts to clients.
• Send invoices and follow up with clients for payments.

Finance Management and Training Follow-up

• Export training data and prepare attendance reports.
• Update client schedules and follow up with instructors as needed.
• Generate reports and financial statements, participate in monthly, quarterly, and annual financial closures.
• Process bi-weekly timesheets and payroll invoices, verifying work schedules.

Other Responsibilities

• Support the President and the Director of Operations in financial management.
• Answer phone calls with high-quality customer service and redirect calls if necessary.
• Respond to inquiries about ACA's services and guide clients in selecting their training programs.
• Manage learner schedules and make necessary adjustments, informing instructors of schedule changes.
• Provide administrative support to the management team and instructors.
• Manage a busy schedule, multitask, and adapt to changing priorities.
• Demonstrate strong organizational skills and efficiency in daily tasks.
• Exhibit excellent oral and written communication skills in both French and English.
• Be able to self-manage workload and work under a flexible schedule—sometimes under pressure.
• Required Computer Skills: Apple OS, Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, Word, Excel), Google Suite (Mail, Calendar, Drive, Hangouts), FileMaker Database.