Technicien(ne), Administration / Administrative Technician

JLL empowers you to shape a brighter way.

Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

En tant que Technicien(ne) en administration, vous serez responsable de fournir un soutien administratif essentiel à l'équipe de la propriété. Vous serez chargé de gérer les tâches administratives quotidiennes, de coordonner les opérations du bureau et de faciliter la communication interne et externe.

CE QUE VOUS FEREZ

1. Assurer le soutien et le suivi des dossiers de la directrice et l’appuyer dans ses tâches : planification d’agenda, préparation des budgets et plans d’action, participer à la planification stratégique du bureau, réservation d’évènements, planification des rencontres d’équipe, etc.

2. Rédiger des lettres, avis, mémos et vérifier divers documents

3. Accueillir les visiteurs au bureau d’administration

4. Effectuer les différentes tâches administratives – courriers, commandes papeteries, colis, courrier recommandé, etc.

5. Assurer le soutien à la recherche de dossiers ou d’information dans les baux

6. Coordonner les projets spéciaux assignés

7. Assurer un suivi sur le statut des ententes de locations

8. Assurer la vigie et obtenir les certificats d’assurances des locataires

9. Naviguer dans les différents systèmes de gestion immobilière (Yardi, PayScan, VCard) afin de fournir les informations pertinentes à l’équipe

10. Mettre à jour la liste contact des locataires, valider les informations en collaboration avec la sécurité et les employés des autres services

11. Effectuer les suivis auprès des locataires et leurs sièges sociaux pour la validation des informations reçues

12. Transmettre les informations relatives aux notes d’ouverture et ou de fermeture au technicien AUTOCAD afin de mettre à jour les plans location

13. Assurer une gestion optimale des documents virtuels et physiques : classement, archivage, arborescence informatique, etc.

14. Effectuer toutes autres tâches connexes

CE QUE NOUS RECHERCHONS

1. DEC en secrétariat ou technique en bureautique ou toute autre formation pertinente

2. Un minimum de 3 à 5 ans d’expérience en soutien administratif ou dans le domaine de la gestion

3. Bonne gestion des priorités, sens de l’organisation, initiative, rigueur et minutie

4. Compétences en relations interpersonnelles, entregent et esprit d’équipe

5. Capacité de travailler sous pression avec des échéanciers serrés

6. Capacité à mener plusieurs tâches de front et à mener différentes activités dans un environnement où tout se déroule à un rythme rapide

7. Bilinguisme (obligatoire) : français et anglais parlé et écrit, habileté en rédaction

8. Maitrise de la suite MS Office (Word et Excel) ainsi qu’Office 365

CE QU'IL Y A POUR VOUS

1. Joignez-vous à un chef de file du secteur et façonnez l’avenir de l’immobilier commercial

2. Des investissements massifs dans les technologies de pointe afin d’optimiser votre travail

3. Un régime d’avantages sociaux complet et concurrentiel

4. Un milieu de travail stimulant, conçu pour votre croissance et votre bien-être

*Interactions orales et/ou écrites avec des locataires ou partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, clientèle non-francophone, etc.)

Location: On-site – Montreal, QC

If this job description resonates with you, we encourage you to apply, even if you don’t meet all the requirements. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

JLL Privacy Notice

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