Technicien(ne) à l'administration

Fédération québécoise des municipalités (FQM); Quebec; Hybrid; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération compétitive

Assurances collectives

Régime de retraite et télémédecine

Congés et vacances

Formation continue

Environnement collaboratif

Job summary

La Fédération québécoise des municipalités (FQM) recherche un technicien(ne) à l’administration pour soutenir les activités logistiques et administratives. Vous gérerez les expéditions, les inventaires et les équipements, tout en assurant le suivi des demandes internes et la sécurité des accès.

Poste basé à Québec, principalement en présentiel, avec une journée de télétravail hebdomadaire selon les besoins.

Qualifications

• Détention d’une formation pertinente en administration, logistique ou domaine connexe.
• 2 à 3 ans d’expérience dans un poste administratif ou opérationnel avec responsabilités logistiques.
• Maîtrise des outils informatiques courants (Outlook, Excel, Word).
• Expérience avec un service de messagerie (Purolator) et gestion d’expéditions.

Responsibilities

• Préparer, emballer, expédier et suivre les envois par Purolator et autres services.
• Coordonner l’envoi, la récupération et le retour d’équipements pour les services.
• Produire les bordereaux d’expédition et documents requis.
• Effectuer le suivi des livraisons et des retours de colis.
• Répondre aux demandes internes liées aux expéditions des services attitrés.
• Maintenir les registres des envois et suivre les coûts.
• Réceptionner les marchandises destinées aux équipes.

Skills

Organisation

Rigueur

Gestion des priorités

Service à la clientèle

Communication

Autonomie

Débrouillardise

Manutention légère

Suivi administratif

Education

Formation pertinente en administration/logistique

Tools

Microsoft Office (Outlook, Excel, Word)

Purolator

Job description

Avec plus de 1 000 municipalités et MRC membres, la Fédération québécoise des municipalités (FQM) a pour mission de défendre les intérêts politiques et économiques des régions. Vous collaborerez à faire du Québec de demain le Québec de toutes les régions en permettant aux municipalités du territoire d’offrir des milieux de vie dynamiques et prospères à leurs citoyens, en leur donnant accès à des services de qualité, dans le respect des réalités régionales.

TON QUOTIDIEN À LA FQM

Relevant du secteur des services administratifs, le ou la technicien(ne) à l’administration participe à des activités liées aux ressources matérielles, à la logistique des expéditions et de la réception des marchandises ainsi qu'à la gestion des équipements et des inventaires. Le poste est basé à notre bureau de Québec et s’exerce principalement en présentiel, à raison de quatre jours par semaine. Une journée de télétravail par semaine peut être envisagée, selon les besoins opérationnels et lorsque la nature des activités le permet.

LE RÔLE QUI T’ATTEND

Gestion des expéditions et de la logistique (TI, RH, RM et Direction générale) et réception de marchandise

• Assurer la préparation, l’emballage, l’expédition et le suivi des envois par Purolator et autres services de messagerie.
• Coordonner l’envoi, la récupération et le retour d’équipements destinés aux employés pour les différents services.
• Produire les bordereaux d’expédition et les documents requis.
• Effectuer le suivi des livraisons et des retours de colis.
• Répondre aux demandes internes concernant les expéditions pour les services attitrés.
• Maintenir les registres des envois et assurer le suivi des coûts associés.
• Réceptionner les marchandises destinées à différentes équipes.

Stationnement

• Assurer la gestion administrative des dossiers de stationnement, incluant la tenue à jour des listes d’attribution et des registres.

Support pour les requêtes internes

• Assurer le traitement et le suivi de demandes qui lui sera assigné par le technicien aux ressources matérielles.
• Effectuer les suivis requis auprès des employés s afin d'assurer la résolution des demandes.

Gestion des équipements et des inventaires

• Coordonner les appels de service, les réparations et les entretiens préventifs des imprimantes et des photocopieurs; assurer le suivi auprès des fournisseurs et veiller à la remise en service rapide des équipements.
• Assurer la gestion administrative et opérationnelle de la flotte d’imprimantes et de photocopieurs, incluant le suivi des contrats, des fournitures, de la performance des équipements et des besoins de remplacement.
• Collaborer au maintien et à la mise à jour des inventaires du sous-sol et des autres espaces d’entreposage; veiller à l’identification, au rangement, à la traçabilité et à l’optimisation du matériel entreposé.
• Effectuer des vérifications périodiques des inventaires et coordonner les mouvements, transferts, récupérations ou mises au rebut de matériel selon les procédures établies.
• Assurer la disponibilité des fournitures liées aux équipements d’impression (papier, toner, cartouches, etc.) et effectuer les commandes requises afin de maintenir les niveaux d’inventaire approprié
• Participer au maintien et à la mise à jour des inventaires de mobilier, d’équipements, de fournitures et de matériel lorsque requis et délégué par le technicien aux ressources matérielles.
• Offrir un soutien aux différents services dans le suivi et le contrôle de leurs inventaires.

Gestion des accès et de la sécurité

• Coordonner l’attribution des casiers aux employés, tenir les registres à jour et transmettre les renseignements pertinents relatifs à leur utilisation.Agir à titre de personne-ressource de relève pour l’administration du système d’alarme.
• Assurer la relève de l’émission, la modification et la désactivation des cartes d’accès et des puces du bâtiment.

Machine à café et services connexes

• Assurer le suivi et l'entretien des machines à café ainsi que la gestion de leur inventaire.
• Effectuer les appels de service relatifs aux machines à café.
• Assurer l'approvisionnement des petits réfrigérateurs et le maintien des inventaires associés.
• Maintenir à jour l'inventaire des produits d'entretien des cuisines.

Autres responsabilités

• De pair avec le technicien en ressources matérielles participer à diverses activités logistiques et administratives liées aux ressources matérielles qui lui seront assignées par celui-ci
• Assurer la relève du technicien en ressources matérielles dans le soutien administratif des bons de commande et facturation.
• Collaborer à l'amélioration continue des processus administratifs et opérationnels.
• Prendre la relève des tâches de l’agente à l’accueil lors de ses absences.
• Réaliser toute autre tâche connexe requise dans le cadre de ses fonctions.

POURQUOI TE JOINDRE À NOUS?

Ce qui nous distingue

• Rémunération concurrentielle
• Régime d’assurances collectives, incluant les protections dentaire et oculaire
• Régime de retraite avec participation de l’employeur (5 % employeur; 5 % employé), flexible et adapté à ton avenir grâce aux options REER, CELIAPP ou une combinaison des deux
• Accès facile et rapide aux soins grâce à notre service de télémédecine payé par l’employeur
• Programme d’aide aux employés à la famille accessible dès ton embauche
• Un minimum de 3 semaines de vacances annuelles dès l’entrée en fonction
• Banque de 6 congés personnels
• Congés payés entre Noël et le jour de l’An
• 13 journées fériées par année

Et plus encore :

• Un horaire de travail estival condensé te permettant de terminer plus tôt le vendredi (selon le poste)
• Activités sociales et sportives
• Programme de reconnaissance pour souligner les évènements professionnels et personnels importants
• Accès à de la formation continue, notamment grâce à notre portail de formation pour les employés
• Un environnement collaboratif riche en expertises diversifiées

LE PROFIL QU’ON RECHERCHE

• Détenir une formation pertinente en administration, en logistique ou dans un domaine connexe.
• Posséder de 2 à 3 ans d’expérience dans un poste administratif ou opérationnel comportant des responsabilités en logistique, en gestion des inventaires ou en ressources matérielles.
• Maîtriser les outils informatiques courants, notamment la suite Microsoft Office (Outlook, Excel et Word).
• Posséder une bonne capacité à effectuer des suivis administratifs, à tenir des registres à jour et à assurer la traçabilité des équipements et des marchandises.
• Démontrer une bonne capacité d’organisation et de gestion des priorités dans un environnement comportant plusieurs demandes simultanées.
• Faire preuve de rigueur, d’autonomie, de débrouillardise et de souci du détail.
• Posséder de bonnes aptitudes en communication et en service à la clientèle.
• Être en mesure d’effectuer des tâches de manutention légère liées à la réception, à la préparation et à l’expédition de marchandises, selon les exigences du poste.
• Expérience avec un service de messagerie, notamment Purolator, et avec la préparation de documents d’expédition.

*Toute combinaison de formation et d’expérience professionnelle et toute autre expérience jugée pertinente seront considérées.