Adjoint(e) aux chargés de projet

FQM; Montreal; Sur place; CAD 52 000 - 65 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Assurances collectives

Télémédecine payée par l’employeur

Régime de retraite avec participation

3 semaines de vacances annuelles

Jours fériés

Résumé du poste

La Fédération québécoise des municipalités (FQM) recherche un adjoint(e) aux chargés de projet pour soutenir la coordination administrative, le suivi des échéanciers et la gestion documentaire des projets au sein d'une équipe multidisciplinaire.

Vous préparerez et mettrez en forme les documents professionnels, assurerez la gestion documentaire et participerez au processus d'appels d'offres et de redditions de comptes, tout en démontrant autonomie et rigueur.

Qualifications

• Doit détenir un DEC en bureautique, administration, gestion de projet, génie civil, architecture ou domaine connexe.
• Minimum 3 ans d'expérience pertinente en soutien administratif ou coordination de projets.
• Excellentes compétences organisationnelles et rédactionnelles, capacité à gérer plusieurs priorités et échéanciers.
• Maîtrise des outils Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

Responsabilités

• Soutenir les chargés de projet dans la coordination des mandats, le suivi des échéanciers, les livrables et les engagements.
• Préparer, réviser et mettre en forme les documents professionnels (offres de services, rapports techniques, plans et devis, présentations, documents contractuels).
• Assurer la gestion documentaire des projets (classement, contrôle des versions, transmission et archivage).
• Participer au suivi administratif des projets (directives de chantier, avis de changements, dessins d'atelier, demandes de paiement).
• Contribuer à la préparation et au suivi des appels d'offres, des demandes de prix et éventuellement des demandes de subvention et redditions de comptes.
• Faciliter la coordination entre professionnels, municipalités, entrepreneurs, fournisseurs et partenaires externes.
• Organiser les rencontres, préparer les documents et rédiger les comptes rendus, en assurant le suivi des actions.
• Contribuer à l'amélioration continue des outils, méthodes de suivi et processus administratifs de l'équipe.

Connaissances

Organisation efficace

Rigueur

Autonomie

Communication

Gestion de dossiers

Formation

DEC en bureautique/administration/gestion de projet/ génie civil/ architecture ou domaine connexe

Outils

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Description du poste

Avec plus de 1 000 municipalités et MRC membres, la Fédération québécoise des municipalités (FQM) a pour mission de défendre les intérêts politiques et économiques des régions. Vous collaborerez à faire du Québec de demain le Québec de toutes les régions en permettant aux municipalités du territoire d’offrir des milieux de vie dynamiques et prospères à leurs citoyens, en leur donnant accès à des services de qualité, dans le respect des réalités régionales.

La Direction de l’ingénierie, des infrastructures et de la transition climatique soutient les municipalités dans la planification, la conception et la réalisation de projets et travaux durables, résilients et adaptés à leur territoire. Grâce à une équipe multidisciplinaire, elle met son expertise au service des communautés afin de contribuer concrètement à la qualité des milieux de vie partout au Québec. Sous la responsabilité du directeur du département de l’ingénierie, des infrastructures et de la

Nous sommes donc à la recherche d’un(e) adjoint(e) aux chargés de projet dynamique et motivé(e) pour faire partie d’une équipe engagée qui répond aux besoins des municipalités et des régions, contribue à l’atteinte des objectifs de l’organisation et participe à faire en sorte que le Québec de demain soit le Québec de toutes les régions.

TON QUOTIDIEN À LA FQM

Sous la responsabilité du directeur du département de l’ingénierie, des infrastructures et de la transition climatique et au sein d'une équipe multidisciplinaire composée notamment d'ingénieurs, d'architectes, de technologues et d'autres spécialistes, vous jouerez un rôle important dans la coordination administrative, la gestion documentaire et le suivi des projets.

Votre contribution favorisera l'efficacité des opérations, le respect des échéanciers et la qualité des services offerts aux organismes municipaux.

LE RÔLE QUI T’ATTEND

• Soutenir les chargés de projet dans la coordination des mandats, le suivi des échéanciers, les livrables et les engagements;

• Préparer, réviser et mettre en forme les documents professionnels, notamment les offres de services, les rapports techniques, les plans et devis, les présentations et les documents contractuels;

• Assurer la gestion documentaire des projets, incluant le classement, le contrôle des versions, la transmission et l'archivage des documents;

• Participer au suivi administratif des projets de construction, notamment en ce qui concerne les directives de chantier, les avis de changements, les dessins d'atelier, les demandes de paiement et autres documents connexes;

• Collaborer à la préparation et au suivi des appels d'offres, des demandes de prix et, lorsque requis, des demandes de subvention et des redditions de comptes;

• Faciliter la coordination et les échanges entre les professionnels, les municipalités, les entrepreneurs, les fournisseurs et les partenaires externes;

• Organiser les rencontres, préparer les documents nécessaires et rédiger les comptes rendus, tout en assurant le suivi des actions convenues;

• Contribuer à l'amélioration continue des outils de travail, des méthodes de suivi et des processus administratifs de l'équipe.

POURQUOI TE JOINDRE À NOUS?

Ce qui nous distingue :

• Rémunération concurrentielle;

• Régime d’assurances collectives, incluant les protections dentaire et oculaire;

• Accès facile et rapide aux soins grâce à notre service de télémédecine payé par l’employeur;

  Programme d’aide aux employés à la famille accessible dès ton embauche;

• Régime de retraite avec participation de l’employeur (5 % employeur; 5 % employé), flexible et adapté à ton avenir grâce aux options REER, CELIAPP ou une combinaison des deux;

• Un minimum de 3 semaines de vacances annuelles dès l’entrée en fonction;

• Banque de 6 congés personnels;

• Congés payés entre Noël et le jour de l’An;

• 13 journées fériées par année.

Et plus encore :

• Activités sociales et sportives;

• Programme de reconnaissance pour souligner les évènements professionnels et personnels importants;

• Accès à de la formation continue, notamment grâce à notre portail de formation pour les employés;

• Un environnement collaboratif riche en expertises diversifiées.

LE PROFIL QU’ON RECHERCHE

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique, administration, gestion de projet, génie civil, architecture ou dans un domaine connexe;

• Posséder un minimum de 3 (trois) ans d'expérience pertinente en soutien administratif, en coordination de projets ou auprès d'une équipe professionnelle;

• Faire preuve d'autonomie, de rigueur, de jugement et d'initiative dans la gestion des dossiers;

• Posséder un excellent sens de l'organisation et une capacité à gérer efficacement plusieurs priorités et échéanciers;

• Démontrer de solides aptitudes en communication, en collaboration et en relations interpersonnelles;

• Posséder d'excellentes compétences rédactionnelles et une très bonne maîtrise de la langue française, tant à l'oral qu'à l'écrit;

• Maîtriser les principaux outils de Microsoft 365, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint.

Seront considérés comme des atouts :

• Une expérience dans une firme d'ingénierie, d'architecture, de services-conseils, de construction ou dans le milieu municipal;

• Une connaissance des documents techniques, des processus d'appels d'offres publics, de la gestion contractuelle ou du suivi de chantier;

• Une aisance avec les outils de gestion documentaire, de collaboration numérique et de suivi de projets.

*Toute combinaison de formation et d’expérience professionnelle et toute autre expérience jugée pertinente seront considérées.