Talent Acquisition Coordinator

Mindlance; Toronto; On-site; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

A professional consulting firm is seeking a temporary Recruiting Coordinator in Toronto, Canada. The role involves high-level support for recruiting efforts, including offer processing, CV management, and scheduling. Ideal candidates have 1-3 years' experience in a fast-paced environment and possess strong organizational skills. This position is crucial for ensuring a smooth candidate experience and requires confidentiality and professionalism at all times.

Qualifications

• 1-3 years supporting a recruiting team or as an Executive Assistant in a high volume, fast-paced environment.
• Experience in management consultancy, financial services, and/or a similar professional services industry preferred.

Responsibilities

• Process temporary and permanent hires by creating and sending offer letters.
• Coordinate a high volume of interviews and logistics.
• Provide timely and professional communication to candidates.

Skills

Highly organized

Strong interpersonal skills

Superior customer service skills

Strong verbal and written skills

Education

Bachelor’s degree or equivalent

Tools

Microsoft Office

WorkDay

Job description

Job Overview:
Oliver Wyman is seeking a temporary Recruiting Coordinator to provide high-level administrative support to our North American Experienced Hire Recruiting team. This team recruits’ consultants in the United States, Mexico, Canada and Brazil. In this role you will support overall recruiting efforts with a focus on temporary and permanent offer processing and offer letter preparation as well as CV management and scheduling for certain practices.
This role is an integral member of the team, serving as a primary point of contact for candidates and helping us deliver an exceptional experience to candidates and hiring managers alike. You will liaise with recruiters, applicants, and business leaders in different cities, countries and time zones, making sure everyone is informed and on the same page.
This position requires an individual who has superior organizational and prioritization skills; understands the necessity for confidentiality and professionalism at all times; has experience working in fast- paced environments and is able to consistently deliver in a high-volume environment while remaining organized and calm under pressure. Key Responsibilities:

• Process temporary and permanent hires by creating offer letters, sending through WorkDay, processing the remainder of the hire via WorkDay and sending to our HC team.
• Coordinate a high volume of interviews and logistics, including video conferences, office visits, phone screens, and debrief meetings.
• Provide timely and professional communication to candidates.
• Develop strong relationships with all participants – candidates, recruiters, and interviewers.
• Manage a high volume of candidates and scheduling and CV management activity.
• Perform other recruitment duties and projects as assigned.

Experience required:

• Bachelor’s degree or equivalent.
• Minimum of 1-3 years supporting a recruiting team or 1-3 years working as an Executive Assistant both in a high volume, fast-paced environment.
• Experience in management consultancy, financial services, and/or a similar professional services industry a plus.

Technical skills:

• Strong proficiency in Microsoft Office and WorkDay.
• Some knowledge of recruiting policies, procedures, and laws.

Skills and Attributes:

• Highly organized and detail oriented; ability to multi-task and prioritize independently.
• Ability to manage a heavy calendar.
• Ability to maintain an organized email inbox; both personal and team shared inbox.
• Demonstrated ability to thrive in a fast-paced environment.
• Ability to maintain confidential information in a professional and discrete manner.
• Strong interpersonal skills
• Superior customer service skills
• Strong verbal and written skills.
• Ability to handle multiple projects with shifting deadlines.

French :-

Oliver Wyman recherche un(e) coordonnateur(trice) du recrutement temporaire pour apporter un soutien administratif de haut niveau à notre équipe de recrutement de personnel expérimenté en Amérique du Nord. Cette équipe recrute des consultants aux États-Unis, au Mexique, au Canada et au Brésil. À ce poste, vous contribuerez à l'ensemble des efforts de recrutement, en vous concentrant sur le traitement des offres temporaires et permanentes, la préparation des lettres d'offre, ainsi que la gestion des CV et la planification des rendez-vous pour certains cabinets.

Ce poste est un élément essentiel de l'équipe: il constitue l'interlocuteur privilégié des candidats et nous aide à offrir une expérience exceptionnelle aux candidats et aux responsables du recrutement. Vous assurerez la liaison avec les recruteurs, les candidats et les dirigeants d'entreprise dans différentes villes, pays et fuseaux horaires, en veillant à ce que chacun soit informé et sur la même longueur d'onde.

Ce poste requiert un(e) candidat(e) doté(e) d'excellentes compétences organisationnelles et de priorisation, une compréhension de l'importance de la confidentialité et du professionnalisme en toutes circonstances, une expérience de travail dans des environnements dynamiques et une capacité à fournir des résultats constants dans un environnement à fort volume de travail, tout en restant organisé(e) et calme sous pression.

Principales responsabilités:
Gérer les recrutements temporaires et permanents: rédiger les lettres d’offre, les envoyer via WorkDay, traiter les autres recrutements via WorkDay et les transmettre à notre équipe HC.
Coordonner un volume important d’entretiens et la logistique, y compris les visioconférences, les visites de bureaux, les présélections téléphoniques et les réunions de compte rendu.
Assurer une communication rapide et professionnelle avec les candidats.
Développer des relations solides avec tous les intervenants: candidats, recruteurs et intervieweurs.
Gérer un volume important de candidatures et gérer les plannings et les CV.
Effectuer d’autres tâches et projets de recrutement selon les besoins.
Expérience requise:
Licence ou équivalent.
Au moins 1 à 3ans d’expérience en soutien à une équipe de recrutement ou 1 à 3ans d’expérience en tant qu’assistant de direction, dans un environnement à fort volume et en constante évolution.
Une expérience en conseil en management, en services financiers et/ou dans un secteur de services professionnels similaire est un atout.
Compétences techniques:
Maîtrise de Microsoft Office et de WorkDay.
Connaissance des politiques, procédures et lois en matière de recrutement.
Compétences et qualités:
Excellente organisation et souci du détail; capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités de manière autonome.
Capacité à gérer un agenda chargé.
Capacité à organiser sa boîte de réception électronique; boîte de réception personnelle et partagée avec l'équipe.
Capacité avérée à s'épanouir dans un environnement dynamique.
Capacité à préserver la confidentialité des informations de manière professionnelle et discrète.
Excellentes compétences interpersonnelles
Excellentes compétences en service client
Excellentes compétences orales et écrites.
Capacité à gérer plusieurs projets avec des échéances variables.


“Mindlance is an equal-opportunity employer. We are committed to inclusive, equitable, barrier-free recruitment and selection processes, and a work environment in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA). We will be happy to work with applicants requesting accommodation at any stage of the hiring process”.