Talent Acquisition and HR Coordinator - Bilingual

Match Marketing Group; Mississauga; Hybrid; CAD 50,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrid work model

3 days in office

Job summary

Match Retail is seeking a Talent Acquisition and HR Coordinator in Mississauga, ON (Hybrid – 3 days in the office). You will support the employee lifecycle with a strong focus on onboarding, HR administration, and Talent Acquisition support.

You will work closely with HR, Payroll, and Hiring Managers to ensure new hires are Day One ready. The ideal candidate is highly organized, detail-oriented, and professional, with the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.

Qualifications

• Strong organizational skills and exceptional attention to detail.
• Strong written and verbal communication skills.
• Ability to manage multiple priorities and deadlines in a fast-paced environment.
• Comfortable working with confidential employee and candidate information.
• Bilingual English and French proficiency.

Responsibilities

• Coordinate onboarding from offer to Day One, including documentation, background checks, certifications, and system setup.
• Serve as a primary contact for candidates and new hires throughout onboarding.
• Collaborate with Talent Acquisition and Hiring Managers to ensure a smooth transition from recruitment to employment.
• Maintain accurate employee records and HR system information.
• Support payroll-related changes, benefits administration, and RRSP updates.
• Respond to general HR inquiries and escalate sensitive matters as needed.
• Support recruitment administration, including job postings, interview coordination, and candidate communication.
• Track outstanding onboarding and HR requirements and follow up with stakeholders.
• Support employee communications, HR programs, reports, audits, and recognition initiatives.
• Identify opportunities to improve onboarding and HR processes.

Skills

Organizational skills

Attention to detail

Communication skills

Multitasking

Bilingual English/French

Tools

Microsoft Office

Job description

Overview

Talent Acquisition and HR Coordinator

Reports To: Manager of Talent and Onboarding

Location: Mississauga, ON (Hybrid – 3 days in the office)

Salary: $50,000 - $55,000/yr

We are actively hiring for this position

About Match Retail

Match Retail is a leading sales, training, and branded retail agency trusted by North America's most recognizable brands. We help companies thrive in retail through powerful customer engagement and scalable talent solutions. Our people are our edge—trained, supported, and empowered to make an impact where it matters most: in-store.

Overview

The Talent Acquisition and HR Coordinator plays a key role in supporting the employee lifecycle, with a strong focus on onboarding, HR administration, and Talent Acquisition support. This role works closely with Talent Acquisition, HR, Payroll, Hiring Managers, and internal stakeholders to help ensure new hires are prepared for Day One, employee records are maintained accurately, and HR processes are completed efficiently and on time. The ideal candidate is highly organized, detail-oriented, professional, and comfortable managing multiple priorities in a fast-paced environment.

Key Responsibilities

• Coordinate onboarding from offer acceptance through Day One, including documentation, background checks, certifications, system setup, and new-hire readiness
• Serve as a key point of contact for candidates and new hires throughout the onboarding process
• Partner with Talent Acquisition and Hiring Managers to support a smooth transition from recruitment to employment
• Maintain accurate employee records, HR system information, and confidential documentation
• Support employee lifecycle changes including promotions, compensation updates, transfers, and offboarding
• Assist with payroll-related employee changes, benefits administration, and RRSP updates
• Respond to general employee HR inquiries and escalare complex or sensitive matters when appropriate
• Support recruitment administration, including job postings, interview coordination, candidate communication, and hiring campaigns
• Track outstanding onboarding and HR requirements and follow up with the appropriate stakeholders
• Support employee communications, HR programs, reporting, audits, and recognition initiatives
• Help ensure HR processes and documentation are completed accurately and in accordance with company requirements
• Identify opportunities to improve onboarding, HR administration, and the overall employee experience

What We’re Looking For

• Strong organizational skills and exceptional attention to detail
• Strong written and verbal communication skills
• Ability to manage multiple priorities and deadlines in a fast-paced environment
• Comfortable working with confidential employee and candidate information
• Strong judgment, professionalism, and discretion
• Comfortable learning and working with HR systems, employee records, and administrative processes
• Previous experience in HR administration, onboarding, recruitment coordination, or a related environment is an asset
• Working knowledge of employment standards and HR practices is an asset
• Strong customer-service mindset with a focus on employee experience
• Proficient in Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, PowerPoint, Excel)
• A collaborative team player who is proactive, organized, and dependable
• English and French bilingual required

Why Join Match Retail?

• Opportunity to work with leading national and global brands
• Collaborative, performance-driven culture
• Competitive compensation and benefits
• Career growth and professional development opportunities

Interview Process

Our recruitment process is structured and transparent, with candidates assessed consistently against role-related criteria.

Step 1: Qualified candidates complete an initial phone or virtual interview with a Talent Acquisition Specialist.Step 2: Shortlisted candidates participate in a phone or virtual interview with the Hiring Manager.Step 3: Selected candidates attend an in-person or virtual interview with the Hiring Manager and relevant team members.

AI Disclosure

We use AI-assisted tools to help screen resumes for key skills and minimum requirements relevant to the role. All results are reviewed by our hiring team to ensure thoughtful and balanced decision making.

Match Retail is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to fostering an inclusive environment for all.

Coordonnateur(trice), acquisition de talents et ressources humaines

Relève de : Gestionnaire, acquisition de talents et intégration

Lieu : Mississauga, ON (mode hybride – 3 jours au bureau)

Salaire : 50 000 $ à 55 000 $ par année

Nous recrutons activement pour ce poste

À propos de Match Retail

Match Retail est une agence de premier plan spécialisée dans les ventes, la formation et le commerce de détail de marque, reconnue par certaines des marques les plus importantes en Amérique du Nord. Nous aidons les entreprises à réussir dans le secteur du commerce de détail grâce à des stratégies efficaces d’engagement client et à des solutions de gestion des talents évolutives. Notre personnel fait notre force : formé, soutenu et responsabilisé afin d’avoir un impact là où cela compte le plus : en magasin.

Aperçu du poste

Le ou la Coordonnateur(trice), acquisition de talents et ressources humaines joue un rôle clé dans le soutien du cycle de vie des employés, avec un fort accent sur l’intégration, l’administration des ressources humaines et le soutien aux activités d’acquisition de talents. Cette personne travaille en étroite collaboration avec les équipes d’acquisition de talents, des ressources humaines et de la paie, ainsi qu’avec les gestionnaires responsables de l’embauche et les parties prenantes internes, afin de s’assurer que les nouveaux employés sont prêts dès leur première journée, que les dossiers des employés sont tenus à jour avec exactitude et que les processus RH sont effectués efficacement et dans les délais. La personne idéale est très organisée, minutieuse et professionnelle, et sait gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique où les activités se déroulent à un rythme soutenu.

Principales responsabilités

• Coordonner le processus d’intégration, de l’acceptation de l’offre jusqu’à la première journée, notamment la documentation, les vérifications des antécédents, les certifications, la configuration des systèmes et la préparation des nouveaux employés.
• Agir comme principale personne-ressource pour les candidats et les nouveaux employés tout au long du processus d’intégration.
• Collaborer avec l’équipe d’acquisition de talents et les gestionnaires responsables de l’embauche afin de faciliter une transition harmonieuse du recrutement à l’emploi.
• Tenir à jour les dossiers des employés, les renseignements dans les systèmes RH et la documentation confidentielle.
• Soutenir les changements liés au cycle de vie des employés, notamment les promotions, les mises à jour salariales, les transferts et les départs.
• Participer aux changements liés à la paie, à l’administration des avantages sociaux et aux mises à jour des REER.
• Répondre aux demandes générales des employés en matière de ressources humaines et transmettre les questions complexes ou sensibles aux personnes appropriées, au besoin.
• Soutenir l’administration du recrutement, notamment l’affichage des postes, la coordination des entrevues, les communications avec les candidats et les campagnes de recrutement.
• Effectuer le suivi des exigences liées à l’intégration et aux RH qui sont en suspens et assurer les suivis nécessaires auprès des parties prenantes concernées.
• Soutenir les communications aux employés, les programmes RH, les rapports, les vérifications et les initiatives de reconnaissance.
• Veiller à ce que les processus et la documentation RH soient complétés avec exactitude et conformément aux exigences de l’entreprise.
• Repérer les occasions d’améliorer l’intégration, l’administration des RH et l’expérience globale des employés.

Profil recherché

• Solides compétences organisationnelles et souci exceptionnel du détail.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et échéances dans un environnement dynamique.
• Aisance à travailler avec des renseignements confidentiels sur les employés et les candidats.
• Bon jugement, professionnalisme et discrétion.
• Aisance à apprendre et à utiliser des systèmes RH, à gérer des dossiers d’employés et à effectuer des processus administratifs.
• Une expérience antérieure en administration des RH, en intégration, en coordination du recrutement ou dans un environnement connexe constitue un atout.
• Une connaissance pratique des normes d’emploi et des pratiques RH constitue un atout.
• Excellent sens du service à la clientèle et souci de l’expérience employé.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, PowerPoint, Excel).
• Esprit d’équipe, attitude proactive, organisation et fiabilité.
• Bilinguisme en français et en anglais requis

Pourquoi vous joindre à Match Retail?

• Occasion de travailler avec des marques nationales et internationales de premier plan.
• Culture collaborative axée sur la performance.
• Rémunération et avantages sociaux concurrentiels.
• Possibilités d’évolution de carrière et de perfectionnement professionnel.

Processus d’entrevue

Notre processus de recrutement est structuré et transparent. Les candidats sont évalués de façon uniforme selon des critères liés au poste.

Étape 1 : Les candidats qualifiés participent à une première entrevue téléphonique ou virtuelle avec un(e) spécialiste en acquisition de talents.

Étape 2 : Les candidats retenus participent à une entrevue téléphonique ou virtuelle avec le gestionnaire responsable de l’embauche.

Étape 3 : Les candidats sélectionnés participent à une entrevue en personne ou virtuelle avec le gestionnaire responsable de l’embauche et les membres concernés de l’équipe.

Avis concernant l’utilisation de l’IA

Nous utilisons des outils d’intelligence artificielle pour nous aider à analyser les CV en fonction des compétences clés et des exigences minimales liées au poste. Tous les résultats sont examinés par notre équipe de recrutement afin d’assurer une prise de décision réfléchie et équilibrée.

Match Retail est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous valorisons la diversité et nous nous engageons à favoriser un environnement inclusif pour tous.