Support Administratif - Opérations des Salons

Swissport International AG; Ottawa; Hybrid; CAD 52,000 - 72,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération concurrentielle

Prime annuelle

Avantages sociaux (assurances, REER)

Stationnement gratuit

Possibilité de travail hybride

Job summary

Swissport, leader mondial des services aéroportuaires, recrute un administrateur(trice) au soutien des opérations pour assurer l'efficacité quotidienne des activités. Vous gèrerez dossiers, rapports et coordination des plannings au sein des équipes et des partenaires aéroportuaires.

Poste basé au Canada avec possibilité de travail hybride; vous collaborerez étroitement avec les gestionnaires, les intervenants et les compagnies aériennes pour optimiser les opérations et respecter les exigences en

Qualifications

• Formation postsecondaire en administration des affaires ou domaine connexe.
• Au moins 3 ans d'expérience dans un rôle administratif.
• Grand souci du détail et précision dans la saisie et les dossiers.
• Capacité à gérer un grand volume de demandes et délais serrés.
• Excellentes compétences en résolution de problèmes.
• Bonnes compétences en communication et gestion des relations.
• Maîtrise d'Excel et outils de suivi financier/rapports.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif à l’équipe des opérations.
• Répondre appels, courriels et demandes opérationnelles; orienter vers services.
• Préparer, mettre à jour et tenir à jour les documents, rapports et horaires.
• Coordonner les réunions, préparer les ordres du jour et suivre les actions.
• Aider à la planification, la programmation et la coordination de réunions et formations.
• Soutenir le processus de recrutement et la communication avec candidats et managers.
• Participer à l’intégration et au respect des démarches préalables à l’embauche.
• Tenir à jour dossiers et bases de données en lien avec conformité.
• Soutenir les managers et suivre les priorités opérationnelles.
• Contribuer à la planification et au lancement de salons/événements.
• Gérer et prioriser plusieurs tâches de manière autonome.
• Effectuer toute autre tâche de soutien administratif ou opérationnel.

Skills

Attention au détail

Gestion des priorités

Communication

Organisation

Résolution de problèmes

Gestion des intervenants

Multitâche

Education

Formation postsecondaire en administration des affaires

Tools

Microsoft Excel

Outils de reporting

Job description

Êtes-vous prêt à prendre votre envol dans une industrie aéronautique dynamique et en évolution rapide? En tant que leader mondial des services aéronautiques, Swissport fournit des services d'assistance en escale, de fret et de passagers à plus de 300 millions de passagers par an. Notre mission est simple : «Fournir à l'industrie aéronautique des solutions cohérentes et sur mesure dans le monde entier, pour une meilleure expérience client.»

Nous croyons que nos employés sont ce qui nous différencie de nos concurrents. Chez Swissport, nous sommes guidés par nos valeurs fondamentales de Montrez que vous vous souciez, Faites ce qu'il faut et Gagnez en équipe, et nous recherchons actuellement des personnes dévouées, qui s'alignent sur ces valeurs, pour rejoindre notre équipe dans divers aéroports à travers le pays.

Résumé du poste

L'administrateur(trice) au soutien des opérations assure un soutien administratif et une coordination visant à assurer le bon déroulement et l'efficacité des activités quotidiennes. Ses principales responsabilités comprennent la tenue des dossiers et des rapports opérationnels, la coordination des horaires et des réunions, l’assistance aux gestionnaires dans leurs tâches administratives, ainsi que la liaison avec les équipes internes, les autorités aéroportuaires et les représentants des compagnies aériennes. Le candidat idéal fait preuve d'une grande organisation, d'un souci du détail et d'une capacité à gérer plusieurs priorités tout en veillant à l'efficacité opérationnelle et au respect des exigences en vigueur.

Responsabilités principales:

• Fournir un soutien administratif à l’équipe des opérations afin d’assurer le bon déroulement et l’efficacité des activités quotidiennes.
• Répondre aux appels, aux courriels et aux demandes d’ordre opérationnel, en orientant les requêtes vers les services ou le personnel concernés.
• Préparer, mettre à jour et tenir à jour les documents opérationnels, les rapports, les présentations, les horaires et les dossiers.
• Coordonner les réunions, préparer les ordres du jour, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions à entreprendre.
• Aider à la planification, à la programmation et à la coordination de réunions, de séances de formation et d’autres activités.
• Soutenir le processus de recrutement en coordonnant les entrevues et en assurant la communication avec les candidats et les gestionnaires embaucheurs.
• Participer aux activités d’intégration, en veillant à ce que les nouvelles recrues remplissent la documentation requise et se soumettent aux vérifications préalables à l’embauche.
• Tenir à jour des dossiers, des bases de données et une documentation précis, en lien avec les activités et les exigences de conformité.
• Soutenir les gestionnaires dans leurs tâches administratives, l’élaboration de rapports et le suivi des priorités opérationnelles.
• Contribuer à la planification, à la coordination et au lancement de nouveaux salons, en travaillant en étroite collaboration avec les équipes internes, les partenaires externes et les intervenants aéroportuaires pour assurer la préparation opérationnelle.
• Gérer et prioriser plusieurs tâches de manière autonome, en veillant à l’exactitude des données et au respect des échéanciers.
• Effectuer toute autre tâche de soutien administratif ou opérationnel, selon les besoins.

Qualifications:

• Formation postsecondaire en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Minimum 3 ans d’expérience dans un rôle administratif.
• Grand souci du détail et grande précision dans la saisie de données et la gestion de dossiers financiers.
• Capacité à gérer un grand volume de demandes et à respecter des délais serrés dans un environnement dynamique.
• Excellentes compétences en résolution de problèmes.
• Bonnes compétences en communication et en gestion des relations avec les intervenants, les équipes opérationnelles et les fournisseurs.
• Maîtrise de Microsoft Excel et des outils de suivi financier ou de production de rapports.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à prioriser et à gérer plusieurs tâches simultanément.

Ce que nous offrons

• Rémunération concurrentielle
• Prime annuelle
• Avantages sociaux (assurances, REER, etc.)
• Stationnement gratuit
• Possibilité de travail hybride

Chez Swissport, nous croyons en la diversité, l'égalité des chances et le pouvoir de nos valeurs pour conduire notre succès. Nous nous engageons à offrir un lieu de travail qui favorise l'inclusion et où tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, d'origine nationale, de handicap ou de statut d'ancien combattant.

Visitez notre site Web à l'adresse www.careers.swissport.com pour en savoir plus sur la vie à Swissport.

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