Superviseur·e des événements / Events Supervisor (iHouse)

Toronto Film School; Ottawa; On-site; CAD 100,000 - 125,000; Part time

Job summary

La Maison internationale de l’Université d’Ottawa recherche un superviseur·e des événements pour organiser des activités enrichissantes pour les étudiant·e·s internationaux·ales. Ce poste implique la coordination de divers événements culturels et éducatifs, la gestion des préparatifs logistiques, et le travail collaboratif avec des bénévoles et des communautés étudiantes. Les candidat·e·s doivent être étudiant·e·s à l'UOttawa et avoir de fortes compétences en planification, communication et organisation.

Qualifications

• Expérience en planification d'événements et logistique.
• Compétences interpersonnelles excellentes.
• Connaissance des enjeux internationaux.
• Bilingue (français et anglais) est un atout.

Responsibilities

• Planifier et organiser des événements culturels et communautaires.
• Effectuer des tâches administratives variées.
• Former et superviser les bénévoles.
• Maintenir une base de données de contacts.

Skills

Planification d'événements

Communication

Autonomie

Travail en équipe

Gestion interculturelle

Education

Étudiant à l'Université d'Ottawa

Tools

Microsoft

Google

Job description

Superviseur·e des événements Maison International

Poste: Superviseur·e des événements

Heures de travail: 15 heures par semiane (jusqu’au 30 avril 2026)

Salaire: $20,75/hr avec augmentations et avantages conformément à la convention collective)

Sous la responsabilité du: Directeur du développement des affaires

Ce poste est syndiqué en tant que poste «A-2» (superviseur·e) dans le cadre du SCFP4943.

Description du centre

La Maison internationale est un service offert par le Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa (SÉUO) qui vise à soutenir et accueillir les étudiant·e·s internationaux·ales et pour fournir des renseignements sur d’autres cultures et pays à tou·te·s les étudiant·e·s. Elle encourage la coopération entre les différentes cultures, respecte l’égalité et la diversité, et travaille contre la discrimination.

Description du poste

Le ou la superviseur·e des événements à la Maison internationale (IHouse) est responsable de la planification, de la coordination et de la mise en œuvre réussie d’événements culturels, éducatifs et communautaires qui s’alignent sur la mission de l’IHouse de soutenir les étudiant·e·s internationaux·ales et promouvoir la sensibilisation interculturelle ainsi que l’inclusion.

Le ou la superviseur·e des événements travaille en étroite collaboration avec la coordinatrice de la Maison internationale ainsi qu’avec les bénévoles afin de garantir que la programmation reflète la diversité du corps étudiant, encourage le dialogue interculturel et favorise un environnement accueillant tant pour les étudiant·e·s internationaux·ales que pour les étudiant·e·s canadien·ne·s.

Responsabilités

• Planifier, organiser et réaliser une variété d’événements éducatifs, culturels et sociauxvisant à soutenir les étudiant·e·s internationaux·ales grâce au renforcement communautaire, à des occasions d’apprentissage et à des échanges interculturels.

• Effectuer des tâches administrativestelles que répondre aux courriels, rédiger des lettres, répondre aux appels téléphoniques, rédiger des rapports, planifier des programmes, élaborer des listes de ressources, etc.

• Participer à des formations, ateliers et événementsafin de développer les connaissances et compétences professionnelles nécessaires au travail au sein de la Maison internationale et du SÉUO en généeral;

• Maintenir une base de données de contactspour collaborer à divers types d’événements, incluant les informations provenant de bénévoles, de parties similaires ou intéressées, d’organismes externes, d’organisations sur le campus ou hors campus, de regroupements étudiants reconnus, d’ONG, etc.
• Veiller à recevoir toutes les informations de paiementnécessaires pour couvrir les dépenses liées aux événements etcommuniquer avec le directeur du développement des affaires.
• Contribuer à l’élaboration des calendriers d’événements semestrielsen collaboration avec le ou la coordonnateur·trice de la Maison internationale.
• Préparer le matériel promotionnel des événementsen coordination avec le Service des communications du SÉUO, pour diffusion sur les réseaux sociaux, affiches imprimées, etc.
• Coordonner la réservation des lieux, de l’équipement et des autres ressourcesnécessaires à la tenue des événements.
• Collaborer avec les communautés étudiantes internationales et les clubs culturelspour organiser des programmations inclusives et collaboratives.
• S’assurer que tous les événements soient inclusifs, accessibles et respectueuxde la diversité culturelle, religieuse et linguistique.
• Former et superviser les bénévoles des événements, et veiller à ce que les rôles et tâches soient clairement répartis.
• Réaliser des évaluations post-événement, recueillir les commentaires et proposer des recommandations pour améliorer les prochaines éditions.
• Promouvoir les valeurs de diversité, d’équité et de lutte contre les discriminationsde la Maison internationale dans toutes les activités et interactions.
• Les budgets des événementsetsoumettre les reçus et dépensespour conciliation.
• Contribuer à l’image positive et au rayonnement du SÉUO, en promouvant un environnement professionnel et bienveillant; et
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications

• Doit être étudiant·e à l’Université d’Ottawa;
• Expérience en planification d’événements et en logistique;
• Experience in international student issues, cultures and countries;
• Connaissance des enjeux liés aux étudiant·e·s internationaux·ales, des cultures et des pays;
• Excellentes compétences interpersonnelles, en communication et en présentation, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Capacité à travailler avec des personnes issues de milieux diversifiés;
• Autonomie, motivation et enthousiasme;
• À l’aise de travailler de façon autonome et en équipe;
• Connaissance fonctionnelle des plateformes Microsoft, Google et des outils numériques en ligne;
• Le bilinguisme dans les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa (français et anglais) est un atout;
• Une bonne connaissance de l’Université d’Ottawa et de ses environs est un atout;
• Le leadership et l’expérience dans des événements étudiants autogérés sont des atouts.
• La connaissance ou une expérience en lien avec le SÉUO, ses services et ses activités est un atout.

Veuillez noter quel’entrevue se déroulera en français et en anglais.

La priorité sera accordée aux candidat·e·s des groupes en quête d’équité.

Les personnes intéressées sont invitées àsoumettre une lettre de motivation, un curriculum vitae ainsi qu’une liste de deux (2) références avant 23 h 59 le 30 juillet Seules les personnes convoquées à une entrevue seront contactées.

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Events Supervisor

International House

Position: Events Supervisor

Hours of work: 15 hours/week (until April 30, 2026)

Wage: $20.75/hr (with increases and benefits per the Collective Agreement) Reporting to: Director of Business Development

This position is unionized as an “A-2” (Supervisor) position under CUPE 4943.

Centre Description

The International House (“IHouse”) is a service of the University of Ottawa Students’ Union (UOSU) that exists to welcome and provide support for international students and to provide information on other cultures and countries to all students. It promotes cooperation among different cultures respect equality and diversity and working against discrimination.

Job Description

The Events Supervisor at the International House (IHouse) is responsible for the planning, coordination, and successful execution of cultural, educational, and community-building events that align with IHouse’s mission of supporting international students and promoting cultural awareness and inclusion. The Events Supervisor works closely with the International House Coordinator and volunteers to ensure programming reflects the diversity of the student body, encourages intercultural dialogue, and fosters a welcoming environment for international and domestic students alike.

Responsibilities

• Plan, organize, and execute a variety of educational, cultural, and social events that support international students through community building, learning opportunities, and intercultural exchange.

• Perform administrative duties such as answering emails, writing letters, responding to phone calls, writing reports, planning programs, developing resource lists, etc.;

• Participate in training, workshops and events to expand educational background and professional skills that are required for the work at the I-House and the UOSU as a whole;

• Maintain a database of contacts to collaborate on various kinds of events with information from volunteers, similar or interested parties, external agencies, on and off campus organizations, recognized student bodies, and NGOs, etc.;
• Ensure all the payment information is received to pay for any event expenses and communicate with the Director of business development.
• Support the development of semesterly event calendars in collaboration with the IHouse Coordinator.
• Prepare event promotional materials in coordination with the UOSU Communications Department for outreach through social media platforms, printed materials such as posters, etc.
• Coordinate the booking of venues, equipment, and other resources needed for events.
• Work with international student communities and cultural clubs to co-host inclusive and collaborative programming.
• Ensure that all events are inclusive, accessible, and respectful of cultural, religious, and linguistic diversity.
• Train, and supervise event volunteers and ensure roles and tasks are clearly delegated.
• Conduct post-event evaluations, gather feedback, and provide recommendations for improvement.
• Uphold IHouse’s values of diversity, equity, and anti-discrimination in all activities and interactions.
• Monitor event budgets and submit receipts and expenses for reconciliation.
• Contribute to the positive image and upbringing of the UOSU, promote positivity and professionalism in the UOSU environment; and
• Other related duties.

Qualifications

• Must be a student at the University of Ottawa;
• Experience in event planning and logistics
• Experience in international student issues, cultures and countries;
• Excellent interpersonal, communication and presentation skills, both written and oral;
• Excellent organizational, problem solving and time management skills;
• Ability to work with individuals from diverse backgrounds.
• Self-motivated and enthusiastic;
• Comfortable working in both independent and team settings.
• Working knowledge of Microsoft, Google and internet software platforms;
• Bilingualism in both official languages of the University of Ottawa (French & English) is an asset;
• A strong knowledge of uOttawa and surroundings is an asset;
• Leadership and experience in student-led events is an asset; and
• Knowledge of the UOSU, its services, businesses, clubs, associations and activities is an asset. Please note that the interview will be held in both English & French.

Preference will be given to candidates of equity-seeking groups.

Prospective applicants are invited to submit a cover letter, curriculum vitae, and list of two (2) references by 3:59 PM on July 30th, 2025. Only applicants invited to interview will be contacted.