Superviseur·e des affaires externes Service d’administration des clubs (SAC) / External Affairs[...]

Toronto Film School; Ottawa; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Part time

Job summary

Une institution éducative à Ottawa cherche un·e superviseur·e des affaires externes pour soutenir les clubs étudiants. Le candidat idéal doit être bilingue en français et en anglais et avoir une attention particulière aux détails. Ce poste propose un salaire de 21,75 $/heure pour 20 heures/semaine, avec des avantages en fonction de la convention collective.

Benefits

Avantages conformément à la convention collective

Qualifications

• Doit étudier à l'Université d'Ottawa.
• Bilinguisme dans les deux langues requis.
• Expérience en collaboration au sein d'une grande équipe.
• Capacité à travailler indépendamment.

Responsibilities

• Répondre rapidement aux demandes des clubs.
• Servir de point de contact principal pour les exécutifs.
• Participer à la gestion du portail du SAC.
• Contribuer à l'organisation d'ateliers pour les clubs.

Skills

Bilinguisme en français et en anglais

Compétences en communication

Attention au détail

Capacité à travailler en équipe

Education

Étudiant en premier cycle à l'Université d'Ottawa

Tools

Suite Microsoft Office

Job description

Superviseur·e des affaires externes Service d’administration des clubs (SAC)

Heures de travail: 20heures/semaine, 25août2025 au 30avril2026

Salaire: 21,75$/heure (avec augmentations et avantages conformément à la Convention collective)

Sous la responsabilité du/de la: Directeur du développement des affaires

Il s’agit d’un poste syndiqué de catégorie«A-2» conformément à la Convention collective du SCFP4943.

Description du poste:

Le ou la superviseur·e des affaires externes joue un rôle essentiel pour soutenir le Service d’administration des clubs (SAC) en agissant comme lien de communication central entre le SAC et tous les clubs étudiants enregistrés. Iel maintient un contact permanent avec les exécutifs des clubs, répond aux demandes d’informations et veille à ce que les responsables des clubs aient accès aux outils, aux informations et aux ressources dont iels ont besoin pour fonctionner efficacement. Le ou la superviseur·e des affaires externes contribue à la coordination et au traitement des inscriptions de clubs, des renouvellements de statut et des demandes de financement, tout en aidant à tenir des dossiers et des documents précis. Iel contribue également à la planification et à l’organisation d’ateliers et de séances de formation pour aider les clubs à mieux comprendre les politiques du SÉUO et à améliorer leurs activités. Grâce à une communication réactive, une supervision administrative et un engagement collaboratif, le ou la superviseur·e des affaires externes contribue à créer un écosystème de clubs mieux organisé, mieux informé et mieux soutenu au sein du SÉUO.

Responsabilités:

• Répondre aux courriels et aux messages relatifs aux clubs dans un délai raisonnable et de manière professionnelle.
• Servir de point de contact principal pour les exécutifs des clubs qui ont des questions ou ont besoin d’aide.
• Aider à l’examen et au traitement des demandes d’inscription, de renouvellement de statut et de financement des clubs.
• Veiller à ce que tous les dossiers des clubs et leurs coordonnées soient exacts et à jour.
• Aider à la gestion du portail du SAC et d’autres outils internes utilisés pour gérer les opérations des clubs.
• Participer à la préparation et à l’organisation d’ateliers, de séances de formation et de séances d’information dédiés aux exécutifs des clubs.
• Contrôler et suivre les demandes et assurer le suivi avec les clubs si nécessaire.
• Contribuer à la création et la distribution de matériel de communication comme les infolettres ou les rappels.
• Aider à identifier les problèmes récurrents ou les préoccupations des clubs et suggérer des améliorations aux processus du SAC.
• Participer aux réunions d’équipe et contribuer à la planification et à l’organisation des activités du SAC.
• Assister à toutes les formations et réunions obligatoires requises par le SÉUO et le ou la coordinateur·trice du SAC.
• Participer activement aux événements et ateliers du SAC.
• Rester au courant des politiques du SÉUO et aider les clubs à se conformer aux exigences.
• Contribuer à l’atmosphère chaleureuse, accueillante et professionnelle du SAC.
• Représenter le Syndicat et informer les membres sur la mission et les services du SÉUO.
• Effectuer les autres tâches connexes attribuées.

Qualifications

• Doit étudier en premier cycle à l’Université d’Ottawa.
• Bilinguisme en français et en anglais, avec de solides compétences en communication écrite et verbale dans les deux langues.
• Grand souci du détail et de la précision.
• Expérience relative au travail collaboratif au sein d’une grande équipe.
• Capacité à travailler de manière indépendante et à gérer les tâches avec un minimum de supervision.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
• Des compétences en gestion de sites Web et en montage vidéo sont considérées comme un atout.
• Une bonne connaissance du Service d’administration des clubs (SAC) est un atout.
• L’expérience en matière de leadership et une implication dans des organisations étudiantes sont un atout.
• Capacité avérée à établir des relations positives et à collaborer efficacement avec divers groupes de personnes.

Le SÉUO s’efforce de promouvoir l’équité et l’inclusion, et s’engage à maintenir une équipe qui reflète la diversité de la communauté à laquelle nous appartenons. Nous encourageons vivement les personnes noires, autochtones, de couleur, 2SLGBTQ+ et avec un handicap à postuler à nos postes.

Les candidat·e·s doivent envoyer une lettre de motivation, un curriculum vitæ et une liste de deux (2) références à HUMI au plus tard 17 août 2025 à 15h59. Veuillez noter qu’étant donné que nous cherchons à pourvoir ce poste dès que possible, les entretiens peuvent avoir lieu sur une base continue et avant la fin de la période de candidature.

External Affairs Supervisor Club Administration Service (CAS)

Hours of work: 20 hours/week, August 25th, 2025-April 30th, 2026

Wage: $20.75/hour (with increases and benefits per the Collective Agreement)

Reporting to: Director of Business Development

This is a unionized position under the classification of an “A-2” position as per CUPE 4943 Collective Agreement.

Job Description:

The External Affairs Supervisor plays an essential role in supporting the Club Administration Service (CAS) by acting as the central communication link between CAS and all registered student clubs. This position is responsible for maintaining ongoing contact with club executives, answering inquiries, and ensuring that club leaders have access to the tools, information, and resources they need to operate effectively. The External Affairs Supervisor will support the coordination and processing of club registration, renewals, and funding applications, while also helping maintain accurate records and documentation. In addition, the position contributes to the planning and delivery of workshops and training sessions to help clubs navigate UOSU policies and improve their operations. Through responsive communication, administrative oversight, and collaborative engagement, the External Affairs Supervisor helps create a more organized, informed, and well-supported club ecosystem under UOSU.

Responsibilities:

• Respond to club-related emails and messages in a timely and professional manner.
• Act as the main point of contact for club executives who have questions or need help.
• Support the review and processing of club registration, renewal, and funding applications.
• Help ensure all club records and contact information are accurate and up to date.
• Assist with maintaining the CAS portal and other internal tools used to manage club operations.
• Assist in preparing and delivering workshops, training sessions, and info sessions for club executives.
• Monitor and track application submissions and follow up with clubs when needed.
• Support the creation and distribution of communication materials such as newsletters or reminders.
• Help identify recurring issues or concerns from clubs and suggest improvements to CAS processes.
• Participate in team meetings and contribute to planning and organizing CAS activities.
• Attend all mandatory trainings and meetings required by the UOSU and CAS Coordinator.
• Participate actively in CAS events and workshops.
• Keep up to date with UOSU policies and help clubs navigate compliance requirements.
• Contribute to the warm, welcoming, and professional atmosphere of CAS.
• Represent the Union and inform members on the mission and services of UOSU.
• Perform other related duties as assigned.

Qualifications

• Must be a current undergraduatestudent at the University of Ottawa.
• Bilingual in French and English, with strong written and verbal communication skills in both languages.
• Strong attention to detail and accuracy.
• Experience working collaboratively in a large team environment.
• Ability to work independently and manage tasks with minimal supervision.
• Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
• Skills in website maintenance and video editing are considered an asset.
• Familiarity with the Club Administration Service (CAS) is an asset.
• Leadership experience and involvement in student-led organizations are considered an asset.
• Demonstrated ability to build positive relationships and collaborate effectively with diverse groups of people.

UOSU strives to be an inclusive organization, and we are committed to developing a team that reflects the diversity of the community to which we belong toand provide for. We highly encourage Black, Indigenous, Persons of Color, 2SLGBTQ+ individuals, and persons with disabilities to apply to our positions.Fill apply, we highly value the lived experience and situated knowledge of candidates. Preference will be given to candidates with personal or professional experience with equity-seeking communities.

Prospective applicants are invited to submit a cover letter, curriculum vitae, and list of two (2) references via HUMI by 3:59PM , August 17th 2025. Please note that as we are seeking to fill this position as soon as possible, interviews may take place on a rolling basis and before the end of the application period.

If you require accommodation during the interview process, please advise us when initially contacted.