Spécialiste des operations de bureau / Facilities Specialist

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Résumé des fonctions

Nous sommes à la recherche d'un/une spécialiste des services de bureau pour superviser les opérations quotidiennes et l'entretien des installations du campus de Dobrin de manière sûre et efficace. Le/la candidate idéal(e) possède d'excellentes compétences en matière d'organisation et de communication, ainsi que la capacité de gérer plusieurs tâches dans un environnement en constante évolution. Ce rôle implique la gestion des relations avec les fournisseurs, la sécurité, la gestion du courrier et la garantie d'un environnement de travail fonctionnel.

Il/ elle est responsable des opérations quotidiennes et de l'entretien du campus de Dobrin. Le spécialiste associé principal des services de bureau contribuera à maintenir les installations dans un état de sécurité et d'efficacité.

Responsabilités spécifiques

Opérations des installations:

• Gérer les opérations quotidiennes des installations, y compris la maintenance, la sécurité et la gestion des fournisseurs, afin de garantir un environnement de travail sûr et fonctionnel.

• Aider à élaborer et mettre en œuvre des politiques et procédures opérationnelles de bureau répondant aux besoins du personnel et des visiteurs tout en respectant les réglementations en matière de santé et de sécurité.

• Émettre et annuler les cartes d'accès au bâtiment, préparer des rapports d'utilisation des cartes d'accès et promouvoir le respect des exigences en matière de cartes d'accès.

• Répondre aux incidents de sécurité, aux urgences ou aux violations en suivant les protocoles établis.

• Fournir un excellent service client interne en répondant aux demandes et aux plaintes, en veillant à une prestation de services rapide et de qualité, et en effectuant un suivi auprès des clients pour garantir leur satisfaction.

• Participer à la conformité continue avec l'OHSA en ce qui concerne les inspections et les rapports liés à la santé et à la sécurité.

• Soutenir l'élaboration et/ou la dispensation de formations sur la santé et la sécurité pour tous les employés, y compris les premiers soins et la RCR, les procédures d'évacuation et d'autres sujets si nécessaire.

• Assurer le remplacement du spécialiste principal adjoint des installations et des services administratifs.

• Assurer l'inventaire et la maintenance des machines à café ainsi que le traitement des commandes de café et de fournitures.

• Création et gestion des bons de commande.

• Créer et maintenir des ordres de travail dans l'application Maintenance Connection.

Gestion du courrier

• Traiter tout le courrier entrant et sortant.

• Effectuer des tâches d'exécution du courrier, y compris le tri et l'affranchissement.

• Maintenir les salles de photocopie et réapprovisionner les copies papier.

Sécurité

• Émettre et annuler les cartes d'accès au bâtiment conformément à la politique en vigueur.

• Préparer des rapports sur l'utilisation des cartes d'accès pour assurer un suivi précis et une conformité.

• Promouvoir et faire respecter l'obligation pour les occupants de porter les cartes d'accès.

• Répondre rapidement et efficacement aux incidents de sécurité, aux urgences ou aux violations en suivant les protocoles établis.

Service client interne

• Répondre aux demandes et aux plaintes des clients.

• Assurer une prestation de services rapide et de qualité aux clients.

• Faire un suivi auprès des clients pour garantir leur satisfaction.

• Aider les clients à comprendre les processus en participant à des visites, des orientations et à l'élaboration/la dispensation de supports de formation.

Expédition et réception

• Effectuer des tâches d'expédition et de réception, y compris l'emballage sécurisé et adéquat, la préparation des envois et l'enregistrement des détails d'expédition à des fins de suivi.

• Emballer les équipements/pièces de manière sécurisée et les expédier au centre de coûts correct.

• Maintenir la zone d'expédition et de réception.

Autres Responsabilités

• Supporter le Spécialiste Services Administratifs, Service Immeuble pour l’entretien de l’édifice

• Supporte la réception

Responsabilités principales

• Gérer tous les documents entrants et sortants.

• Commander et stocker les fournitures d'expédition et de bureau pour maintenir l'inventaire des stocks.

• Suivre, tracer et accélérer les expéditions lorsque nécessaire.

• Maintenir un espace de travail propre et ordonné, en suivant les politiques de l'entreprise et les réglementations de sécurité.

• Favoriser une culture d'excellence et donner la priorité au service client.

• Agir conformément aux principes ICARE de McKesson.

• Collaborer avec les membres de l'équipe de différents départements pour atteindre les objectifs du service et résoudre les problèmes internes et externes des clients.

• Maintenir l'équipement de la salle du courrier.

• Effectuer d'autres tâches selon les besoins.

Exigences du poste

• Niveau d'éducation collégiale

• Minimum de 2 ans d'expérience dans les domaines des installations, de la gestion de projets, de l'immobilier ou de la gestion immobilière.

• Mentalité de croissance et numérique

• Très organisé avec la capacité de gérer plusieurs tâches dans un environnement rapide.

• Excellentes compétences en facilitation, communication, relations interpersonnelles et service client.

• Compétences exceptionnelles en analyse et résolution de problèmes.

• Solides compétences en communication écrite et verbale.

• Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler de manière autonome et en équipe.

• Capacité à respecter les délais et à prendre des décisions éclairées.

• Créatif avec une éthique de travail rigoureuse.

• Axé sur l'engagement des employés.

• Prise de décision avec un jugement sûr.

• Reconnaître et agir sur les opportunités, penser "hors des sentiers battus" et apporter des solutions créatives, non conventionnelles et innovantes.

• Excellente connaissance informatique et maîtrise de Microsoft Office, Excel, Word et PowerPoint.

• Bilingue Français/ Anglais

Le/la titulaire de ce poste aura à soutenir de façon quotidienne des clients internes et/ou externes à l’extérieur du Québec et/ou aux États-Unis. Par conséquent, ce poste requiert une maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral. Veuillez noter que le nombre de postes dont les tâches requièrent une connaissance de la langue anglaise a été restreint dans la mesure du possible.