Secrétaire du comité de discipline, Service des greffes

OACIQ; Brossard; Hybrid; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

L'OACIQ, situé à Brossard, recrute un secrétaire pour son comité de discipline. Sous la supervision directe, vous aurez pour mission de gérer les dossiers disciplinaires, organiser les audiences et veiller à la conformité des pratiques. Ce poste exige une grande autonomie et une rigueur juridique dans un environnement dynamique, avec des responsabilités pouvant impacter directement la saine gouvernance dans le domaine du courtage immobilier.

Benefits

Journées de bien-être

Assurances collectives

Accès à la mobilité interne

Possibilités de formations et de mentorat

Télétravail avec aménagements

Qualifications

• 4 à 6 ans d'expérience pertinente requise.
• Bonne connaissance en droit disciplinaire.
• Bonne maîtrise de l'informatique, notamment Word et Excel.

Responsibilities

• Recevoir et traiter les plaintes disciplinaires devant le comité.
• Organiser les audiences et assurer le suivi des décisions.
• Gérer les dossiers et veiller à leur exactitude.

Skills

Autonomie

Rigueur juridique

Organisation

Analyse et synthèse

Discrétion

Education

Diplôme d'études collégiales en techniques juridiques

Tools

Word

Excel

Job description

Temps complet - permanent – 35 h (hybride 3 jours en présentiel)

L'OACIQ

Situé sur la Rive-Sud de Montréal, à Brossard, vis-à-vis du Quartier DIX30, l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) a pour unique mission d’assurer la protection du public qui utilise les services de courtage immobilier encadrés par la loi. L’OACIQ est l’autorité du courtage immobilier; il protège et assiste le public en s’assurant des saines pratiques des courtiers.

Sommaire du poste

Sous la supervision de la directrice du Service des greffes, le titulaire du poste exerce les fonctions de secrétaire du comité de discipline, établi conformément à la Loi et aux règlements régissant le courtage immobilier au Québec. Dans le cadre de la gestion des dossiers disciplinaires, il travaille également sous la direction du président et des vice-présidents du comité.

Ses responsabilités incluent la préparation et la conservation des dossiers, le suivi des plaintes déposées ainsi que l’organisation des audiences dans des délais optimaux. Il veille à l’application des décisions rendues, en veillant particulièrement à leur publication, à la gestion des frais associés et au suivi des dossiers en appel. En parallèle, il assure l’exactitude des dossiers, la mise à jour des statistiques et coordonne les tâches des membres du greffe du comité de discipline, incluant le secrétaire adjoint, le greffier d’audience et l’agent aux dossiers.

Ce rôle requiert une gestion rigoureuse et efficace afin d’assurer le bon fonctionnement du comité et le respect des procédures établies.

Responsabilités clés

Conformément à la Loi sur le courtage immobilier, aux règlements qui en découlent et aux dispositions applicables du Code des professions:

• Recevoir et traiter les plaintes disciplinaires déposées devant le comité de discipline.
• Organiser la tenue des audiences, ce qui comprend la planification des conférences de gestion, les appels du rôle provisoire, la fixation des dates d’audience, ainsi que l’envoi des convocations et des avis d’audience et des assignations.
• Traiter dans des délais très courts toute correspondance relative aux différentes demandes des parties adressées au comité, notamment les demandes de remise.
• Agir occasionnellement comme greffier-audiencier lors des audiences et rédiger les procès-verbaux.
• Assurer la signification des décisions, superviser et garantir leur exécution et voir à leur publication.
• Préparer et signifier les états des frais et assurer le suivi du paiement des frais en collaboration avec d’autres services de l’Organisme.
• Assurer l’ouverture, la mise à jour, la fermeture et l’archivage des dossiers électroniques du comité, en respectant les règles et politiques en vigueur, notamment en matière d’accès aux documents et de gestion numérique des informations.
• Répondre aux demandes de renseignements provenant du public, des membres ou du personnel de l’OACIQ concernant le processus disciplinaire, les décisions rendues ou les instances en cours, dans les limites prévues par la loi.
• Veiller à l'exactitude et à la mise à jour des logiciels de gestion des dossiers ainsi que des statistiques des dossiers disciplinaires, afin d'assurer une compilation optimale des données, notamment pour la préparation du rapport annuel.
• Coordonner les tâches des employés du greffe du comité de discipline.
• Réaliser toutes tâches complémentaires contribuant au bon fonctionnement du comité de discipline et des greffes.

Supervision et conditions

• Le poste est soumis à un encadrement légal par l’application de règles contenues notamment à la Loi sur le courtage immobilier, aux règlements pris pour son application et au Code des professions.
• Pression liée aux délais prévus et changements imprévus pour les audiences.
• Très grande autonomie en raison de l’indépendance du comité de discipline.
• Coordination de 2 à 4 employés, tels que le secrétaire adjoint et l’agent aux dossiers.

Connaissance et formation

• Diplôme d'études collégiales en techniques juridiques
• Bonne connaissance de l'informatique (Word, Excel, base de données)
• Excellent français, parlé et écrit
• Bonne connaissance de l’anglais, parlé et écrit
• Connaissance du droit disciplinaire
• Connaissance et expérience en matière de dossiers de litige civil
• Connaissance de la loi et des règlements sur le courtage immobilier au Québec (un atout)
• Connaissance des lois sur l’accès aux documents et sur la protection des renseignements personnels (un atout)

Expérience minimale requise

• 4 à 6 ans d'expérience pertinente

Habiletés et aptitudes essentielles

• Grande autonomie
• Rigueur juridique
• Excellent sens de l’organisation
• Sens aigu des priorités
• Aptitude au travail en équipe
• Capacité à travailler sous pression
• Discrétion
• Bon jugement et esprit d’analyse et de synthèse
• Polyvalence
• Entregent

Greffes

Le Service des greffes, gardien de la saine gouvernance et de la justice administrative et quasi judiciaire de l’OACIQ, assure une administration et une gestion efficaces des divers comités statutaires de l’Organisme. Il joue également le rôle d’agent de liaison entre les justiciables, les intervenants et les comités statutaires. Il assure l’intégration et le développement des membres qui composent les comités et veille au bon déroulement et à la diligence dans le traitement des dossiers ainsi que des audiences et des séances. Il veille également à l’application et à l’exécution des décisions.

Ce que vous avez à gagner en joignant notre belle organisation:

• Une mission unique et pleine de sens, des valeurs communes qui nous animent, comme organisation et individuellement, dans l’exercice de nos fonctions.

• Des occasions de développement professionnel avec des possibilités de formations, de coaching, de mentorat, de participation à des conférences et un accès à la mobilité interne.
• Santé et bien-être : journées de mieux-être, journées d’obligations familiales (incluant déménagement et maladie), gym, vestiaires et douches sur place, groupes d’activités sportives, conférences sur le bien-être, télétravail avec possibilités d’aménagements.
• Une rémunération globale compétitive et alignée sur le marché.
• Une large gamme d’avantages sociaux compétitifs, incluant des assurances collectives, un programme collectif d'épargne retraite, un programme d’aide aux employés), et le remboursement de vos cotisations professionnelles.
• Un espace de travail moderne et convivial (grand espace lunch, table de billard, etc.).

Pour en apprendre davantage sur les possibilités de carrière ainsi que les avantages offerts par l'OACIQ, visitez notre page carrière

Nous vous remercions de l’intérêt que vous témoignez pour ce poste, cependant nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.