Secrétaire de gestion à l'école secondaire Hormisdas-Gamelin

Centre de services scolaire au Cœur-des-Vallées; Outaouais; Sur place; CAD 36 000 - 41 000; Plein temps

Résumé du poste

Centre de services scolaire au Cœur-des-Vallées recherche une secrétaire de gestion pour l'école secondaire Hormisdas-Gamelin. Vous assurez le secrétariat courant, la gestion des dossiers et le suivi des réunions en collaboration avec l'équipe.

Le poste est à temps plein, régulier, situé à l'école Hormisdas-Gamelin dans la Vallée-de-la-Lièvre et de la Petite-Nation. Horaire: 35 heures, du lundi au vendredi, 7h30-12h et 13h-15h30; entrée en fonction dès que possible.

Qualifications

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Responsabilités

• Répondre aux demandes de renseignements relatifs au suivi des dossiers, des réunions, des politiques, de la réglementation et des autres sujets relevant de sa fonction.
• Effectuer les rappels requis et transmettre la documentation pertinente.
• Examiner le courrier et les courriels, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents.
• Préparer des projets de réponse, les acheminer aux personnes concernées et en assurer le suivi.
• Préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.
• Accueillir les personnes à l’unité administrative, les informer ou les référer à la ressource appropriée.
• Gérer les agendas selon les instructions reçues.
• Organiser matériellement les réunions, convoquer les participantes et participants et préparer les dossiers nécessaires.
• Préparer des projets d’ordre du jour et, au besoin, des comptes rendus ou procès-verbaux.
• Rédiger des notes de service ou des communiqués.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Gestion du temps

Planification

Orientation client

Collaboration

Organisation

Formation

diplôme d’études professionnelles en secrétariat

diplôme de 5e année du secondaire

Outils

Bureautique

Description du poste

- affichage interne et externe

Secrétaire de gestion

École secondaire Hormisdas-Gamelin

Concours : 2627S27

Au cœur de notre mission, vous contribuez concrètement à faire une différence.

Au Centre de services scolaire au Cœur-des-Vallées, vous contribuez concrètement à la réussite des élèves, au sein d’une équipe engagée où la collaboration et le respect se vivent au quotidien.

Vous évoluerez dans un environnement stimulant, à taille humaine, au cœur de la Vallée-de-la-Lièvre et de la Petite-Nation.

Donnez un nouvel élan à votre carrière — quelques minutes suffisent pour soumettre votre candidature.

Lieu : École secondaire Hormisdas-Gamelin

Horaire : 35 heures du lundi au vendredi, 7 h30 à 12 h et 13 h à 15h30

Entrée en fonction : Dès que possible

Statut : Régulier à temps plein

Salaire : 25,83 $ à 29,80 $

Supérieur immédiat : Direction de l’école

La nature du travail du secrétaire de gestion

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.

Attributions caractéristiques

• Répondre aux demandes de renseignements relatives au suivi des dossiers, des réunions, des politiques, de la réglementation et des autres sujets relevant de sa fonction.
• Effectuer les rappels requis et transmettre la documentation pertinente.
• Examiner le courrier et les courriels, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents.
• Préparer des projets de réponse, les acheminer aux personnes concernées et en assurer le suivi.
• Préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.
• Accueillir les personnes à l’unité administrative, les informer ou les référer à la ressource appropriée.
• Gérer les agendas selon les instructions reçues.
• Organiser matériellement les réunions, convoquer les participantes et participants et préparer les dossiers nécessaires.
• Préparer des projets d’ordre du jour et, au besoin, des comptes rendus ou procès-verbaux.
• Rédiger des notes de service ou des communiqués.
• Utiliser les logiciels et outils informatiques requis à l’exécution des travaux et effectuer les recherches nécessaires.
• Offrir un soutien ponctuel aux collègues dans l’utilisation des logiciels et programmes de travail.
• Initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion.
• Coordonner le travail du personnel de soutien, au besoin.
• Accomplir toute autre tâche connexe.

Pour visualiser le plan de classification et consulter la nature du travail et les attributions caractéristiques au poste, consultez ce lien en vous référant aux pages 84 et 85.

Qualifications Requises

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente*.

• Les personnes retenues devront fournir des attestations d’emploi de leurs anciens employeurs. Ces documents doivent indiquer le poste occupé, les dates d’emploi, le nombre d’heures travaillées ainsi que les coordonnées et la signature de l’employeur. Ils servent à confirmer l’expérience indiquée dans votre candidature.

Exigences particulières

Les personnes candidates pourraient être invitées à se soumettre à une évaluation linguistique dont le seuil de réussite est établi à 60 %.

Les résultats sont utilisés aux fins du processus de sélection et sont traités de façon confidentielle. Des mesures d’accommodement peuvent être offertes, sur demande, conformément aux règles applicables.

Autres exigences

• Avoir des connaissances en bureautique;
• Rigueur / assurance qualité;
• Sens des responsabilités;
• Gestion du temps et des priorités;
• Initiative / autonomie;
• Capacité à planifier et organiser;
• Orientation vers la clientèle;
• Collaboration.

Candidature et processus de sélection

Équité, diversité et cadre légal

Le genre masculin est utilisé dans un souci de concision et désigne toutes les personnes, sans discrimination.

Le CSSCV valorise la diversité et applique un programme d’accès à l’égalité en emploi. Nous encourageons les femmes, les personnes autochtones, les personnes issues des minorités visibles ou ethniques ainsi que les personnes en situation de handicap à soumettre leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes sur demande tout au long du processus de sélection.

Le personnel du CSSCV est assujetti à la Loi sur la laïcité de l’État ainsi qu'aux dispositions législatives applicables au réseau de l'éducation. Conformément à ces lois, les membres du personnel visés ne peuvent porter de signe religieux dans l'exercice de leurs fonctions et doivent respecter l'ensemble des obligations qui en découlent.

Les renseignements personnels recueillis dans le cadre du processus de recrutement sont traités de façon confidentielle et conformément aux lois applicables.