Account Administration Officer

Scotiabank; Ottawa; On-site; CAD 38,000 - 51,000; Full time

Job summary

Centre de services scolaire du Cœur-des-Vallées recherche un technicien en administration pour gérer les aspects administratifs et financiers des projets, assurer le suivi budgétaire et soutenir les équipes sur les plans organisationnel et documentaire.

Le poste, à temps plein, implique des déplacements dans les écoles et centres du territoire. Horaire typique 35 heures/semaine, du lundi au vendredi, avec entrée en fonction dès que possible.

Qualifications

• Rigueur et sens de l'organisation pour gérer des activités administratives complexes.
• Maîtrise des outils bureautiques et systèmes informatiques utilisés en gestion.
• Capacité d’analyse et de synthèse pour le suivi financier et administratif.

Responsibilities

• Effectuer des travaux administratifs et financiers liés aux projets et immobilisations.
• Participer à l'élaboration et au suivi budgétaire et à la préparation des rapports.
• Mettre en œuvre des méthodes de travail et garantir le respect des procédures.
• Soutenir le suivi administratif des échéanciers et coordonner les actions avec les intervenants.
• Produire et transmettre les rapports aux organismes concernés.
• Assurer le classement, l’archivage et l’accès à la documentation de projet.

Skills

Rigueur

Gestion du temps

Planification

Organisation

Analyse

Initiative

Autonomie

Maîtrise bureautique

Job description

Service des ressources matérielles.Au cœur de notre quotidien, chaque rôle contribue à la réussite des élèves.Au Centre de services scolaire au C&oeli...

Description de l’offre d’emploi.Nous cherchons à accueillir un(e) secrétaire dentaire avec expérience dans le domaine dentaire et en secrétariat dentaire avec une bonne habileté en communication.No...

Service des ressources matérielles

Au cœur de notre quotidien, chaque rôle contribue à la réussite des élèves.

Au Centre de services scolaire au Cœur-des-Vallées, vous contribuez concrètement à la réussite des élèves, au sein d’une équipe engagée où la collaboration et le respect se vivent au quotidien.

Donnez un nouvel élan à votre carrière — quelques minutes suffisent pour soumettre votre candidature.

Lieu : Centre administratif, mais sera appelé à se déplacer dans les écoles et les centres situés sur l’ensemble du territoire du CSSCV

Horaire : L'horaire habituel est du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h pour un total de 35 heures. Toutefois, en fonction des besoins du service, l'horaire peut être modifié ou ajusté conformément aux dispositions de la convention collective.

Entrée en fonction : Dès que possible

Statut : Régulier à temps plein

Salaire : 27,75 $ à 37,04 $

Supérieur immédiat :

Direction adjointe du Service des ressources matérielles

La nature du travail du technicien en administration, secteur de la gestion des projets et immobilisations

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d'emploi consiste à effectuer divers genres de travaux techniques reliés à la gestion des ressources financières et matérielles, à l'élaboration et à la mise en application de normes ainsi qu'à la réalisation d'opérations administratives propres au Service des ressources matérielles. Dans son travail, elle peut assister du personnel professionnel et du personnel cadre.

Attributions caractéristiques

Gestion financière et budgétaire

• Effectuer des écritures comptables, des conciliations de comptes et des transferts budgétaires.
• Réaliser des analyses financières et produire les rapports administratifs requis.
• Participer à l'élaboration et au suivi budgétaire.
• Vérifier et contrôler les transactions financières conformément aux normes et procédures établies.
• Collaborer à la préparation du dossier de fin d'exercice et répondre aux demandes des vérificateurs externes.

Administration et opérations

• Développer, adapter et mettre en application des méthodes et procédures de travail.
• Collaborer à l'analyse des besoins en ressources matérielles et au contrôle de leur application.
• Appliquer ou adapter des techniques de gestion à la réalisation d'activités administratives et d'opérations courantes.
• Produire et transmettre des rapports aux organismes concernés.
• Effectuer les recherches, compilations et analyses nécessaires à la réalisation des mandats administratifs.
• Assurer un soutien technique relativement à l'utilisation des outils et logiciels liés aux fonctions du poste.
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Pour visualiser le plan de classification et consulter la nature du travail et les attributions caractéristiques au poste, consultez ce lien en vous référant aux pages 10 et 11.

En plus de ces attributions caractéristiques, le technicien en administration accomplira les tâches suivantes :

Gestion financière des projets d'immobilisation

• Effectuer les paiements et assurer le suivi des factures relatives aux projets d'immobilisation, incluant les honoraires professionnels, les certificats de paiement d'entrepreneurs et les divers fournisseurs.
• Comptabiliser les coûts des projets d'immobilisation et participer à l'estimation des coûts finaux.
• Assurer le suivi des engagements contractuels et transmettre les informations requises aux intervenants concernés.

Soutien administratif et contractuel

• Assurer le soutien administratif et logistique nécessaire à la réalisation des projets de construction, de rénovation et de réaménagement.
• Participer à la préparation des devis techniques et des appels d'offres.
• Collaborer avec les chargés de projets, professionnels, directions, entrepreneurs et fournisseurs dans la réalisation des projets.
• Veiller au respect des lois, politiques, règlements et exigences applicables aux activités du service.

Suivi et coordination des projets

• Assurer le suivi administratif des échéanciers et effectuer les relances requises auprès des différents intervenants.
• Participer aux rencontres de suivi de projets et assurer le suivi des actions qui en découlent.
• Contribuer à la mise à jour des tableaux de bord et des outils de suivi des projets.

Gestion des actifs et des infrastructures

• Participer au maintien de l'inventaire des actifs immobiliers.
• Assurer la mise à jour des données dans les systèmes et logiciels de gestion des infrastructures.
• Coordonner les déménagements et les relocalisations associés aux projets de construction ou de réaménagement.

Gestion documentaire

• Assurer le classement, l'organisation et l'archivage de la documentation reliée aux projets d'immobilisation.
• Maintenir à jour les dossiers de projets à chacune des étapes de réalisation, incluant la planification, la conception, les appels d'offres, les travaux et les périodes de garantie.
• Assurer l'accessibilité, l'intégrité et la conservation de la documentation de projet.

Amélioration continue

• Formuler des recommandations visant l'amélioration des processus administratifs, financiers, contractuels et documentaires du service.
• Participer à l'optimisation des méthodes de travail et des outils de gestion de projets.

Les candidats pourraient être invités à se soumettre à l’évaluation suivante, administrée de façon objective et en lien avec les compétences requises :

• Évaluation de français (SEL), seuil de réussite établi à 60 %.

Les résultats seront utilisés aux fins du processus de sélection et sont traités de façon confidentielle. Des mesures d’accommodement peuvent être offertes, sur demande, conformément aux règles applicables.

Autres exigences

• Rigueur / assurance qualité;
• Gestion du temps et des priorités;
• Capacité à planifier et à organiser;
• Capacité d’analyser;
• Initiative / autonomie;
• Maitrise de la bureautique.

Équité, diversité et cadre légal

Le genre masculin est utilisé dans un souci de concision et désigne toutes les personnes, sans discrimination.

Le CSSCV valorise la diversité et applique un programme d’accès à l’égalité en emploi . Nous encourageons les femmes, les personnes autochtones, les personnes issues des minorités visibles ou ethniques ainsi que les personnes en situation de handicap à soumettre leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes sur demande tout au long du processus de sélection.

Le personnel du CSSCV est assujetti à la Loi sur la laïcité de l’État ainsi qu'aux dispositions législatives applicables au réseau de l'éducation. Conformément à ces lois, les membres du personnel visés ne peuvent porter de signe religieux dans l'exercice de leurs fonctions et doivent respecter l'ensemble des obligations qui en découlent.

Les renseignements personnels recueillis dans le cadre du processus de recrutement sont traités de façon confidentielle et conformément aux lois applicables.