Secrétaire de direction - Faculté de science politique et de droit | Département science politi[...]

UQAM | Université du Québec à Montréal; Montreal; On-site; CAD 100,000 - 125,000; Full time

Job summary

L'Université du Québec à Montréal recherche un(e) secrétaire de direction pour un emploi provisoire de trois mois avec possibilité de prolongation. Le candidat idéal aura un DEP en secrétariat et une expérience pertinente, en plus de fournir un soutien administratif essentiel à la faculté de science politique et de droit.

Qualifications

• Une (1) année d'expérience pertinente.
• Minimum de 75 % au test de français.

Responsibilities

• Assure le soutien clérical et administratif associé à la gestion des activités de l'unité.
• Rédige des documents issus des décisions de l’Assemblée départementale.
• Communique avec professeurs et chargés de cours concernant leur plan de travail.

Skills

Organisé

Communication

Gestion du temps

Education

Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat

Job description

Titre du poste : Secrétaire de direction (SBK02)

Secteur de travail | Unité organisationnelle : Faculté de science politique et de droit | Département science politique (2230)

Groupe d'emploi : Bureau

Statut : Emploi provisoire pour une durée de trois (3) mois avec possibilité de prolongation

Horaire : 35 heures / semaine; possibilité du télétravail

Date d’entrée en fonction : Dès que possible

Pavillon : A : Hubert-Aquin : Campus central

EXIGENCES NORMALES :

Scolarité : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat

Expérience : Une (1) année d’expérience pertinente

Autres : Minimum de 75 % au test de français.

Salaire : Entre 27.76 $ et 35.16 $

Classement salarial : 6

DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Cette personne assure le soutien clérical et administratif relié à la gestion des activités de l'unité à laquelle elle est associée. En l'absence de la personne désignée, voit au maintien et au suivi de certaines opérations du bureau et en assure la bonne marche.

La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/BK02 et au Syndicat.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :

Cette personne :

• Rédige les projets de résolution et prépare tout autre documents liés aux décisions de l’Assemblée départementale et en fait les suivis requis, le classement et l’archivage;
• Effectue en regard des échéanciers et à partir de notes, la saisie et le traitement de textes et/ou de données nécessaires à la production de divers documents tels que : examen, plan de cours, lettre, procès-verbal, rapport budgétaire, demande de subvention, tableau, article et projet de recherche; en commande l’impression, les vérifie et les transmet aux personnes concernées;
• Communique avec les professeures, professeurs, ainsi qu’avec les chargées, chargés de cours au sujet notamment de leur plan de travail, des processus d’évaluation, des ententes d’évaluations, des plans de cours (collecte), etc.;
• Reçoit différents formulaires administratifs, tels qu’offre ou demande de service et révision et modification de notes; s’assure que les informations sont complètes et les achemine aux intervenantes concernées, intervenants concernés; vérifie leur disponibilité et assure le suivi de la décision;
• Utilise des bases de données pour faire du classement et de la visualisation de données numériques et en extrait des données à la demande de la direction du département;
• Photocopie, numérise et classe divers documents (papiers et numériques) relatifs au fonctionnement du département et aux tâches de sa direction, et le cas échéant, les achemine aux personnes concernées;
• Accueille la clientèle, lui donne des renseignements sur les activités, les politiques et les règlements de son unité et, lorsque requis, la réfère aux personnes concernées ou effectue des recherches dans la documentation ou auprès de différentes unités afin d’obtenir l’information demandée;
  
  

L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les personnes autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.