Secrétaire de direction - Faculté de communication | École des médias (56581)

UQAM | Université du Québec à Montréal; Montreal; Hybrid; Part time

Job summary

Une institution éducative dynamique recherche un Secrétaire de direction pour fournir un soutien administratif essentiel. Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion des activités de l'unité, de la communication avec divers organismes et de la mise à jour des documents administratifs. Vous aurez également l'opportunité de collaborer à l'organisation d'événements et de réunions. Si vous êtes organisé, communicatif et passionné par le soutien administratif, cette position pourrait être idéale pour vous. Rejoignez une équipe engagée à promouvoir l'égalité des chances et à offrir un environnement inclusif.

Qualifications

• Une année d’expérience pertinente en secrétariat.
• Minimum de 75 % au test de français.

Responsibilities

• Assurer le soutien clérical et administratif pour l'unité.
• Organiser des activités et gérer l'agenda de la personne désignée.

Skills

Soutien administratif

Recherche et vérification

Gestion de l'agenda

Communication

Education

Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat

Job description

CONTRAT DE REMPLACEMENT D'ENVIRON TROIS (6) MOIS avec possibilité de prolongation - Temps partiel 28 heures / semaine (1 journée de télétravail par semaine possible)

Titre du poste : Secrétaire de direction (SBK02)

Secteur de travail | Unité organisationnelle : Faculté de communication | École des médias

Groupe d'emploi : Bureau

EXIGENCES NORMALES:

Scolarité : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat

Expérience : Une (1) année d’expérience pertinente

Autre :

• Minimum de 75 % au test de français
  
  

Salaire : Entre 27.76 et 35.16 $

Classement salarial: 6

DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Cette personne assure le soutien clérical et administratif relié à la gestion des activités de l'unité à laquelle elle est associée. En l'absence de la personne désignée, voit au maintien et au suivi de certaines opérations du bureau et en assure la bonne marche.

La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/BK02 et au Syndicat.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :

Cette personne exerce une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :

• Effectue des recherches et des vérifications à l'aide de différents documents tels que politique, procédure, règlement et répertoire de cours afin de fournir des renseignements à la direction, au personnel enseignant, aux employées, employés, étudiantes, étudiants ainsi qu'à la clientèle externe de l'Université; règle les problèmes relevant de sa compétence; tient à jour les cahiers de procédures et politiques; communique avec différents organismes afin d'obtenir ou de transmettre de la documentation et des informations reliées à la gestion de ses activités;
• Collabore à l'organisation des activités de l'unité à laquelle elle est associée telles que banque de jury, élection aux instances, consolidation des sessions, organisation des sessions et processus de sélection; effectue les recherches nécessaires, communique avec les personnes concernées et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation
• Tient à jour l'agenda de la personne désignée et prend les dispositions s'y rattachant telles que modification de l'agenda en tenant compte des urgences et des priorités; s'assure du respect des échéanciers et remet les cas en suspens à la personne désignée au moment approprié; reçoit et filtre les communications téléphoniques, donne des renseignements et effectue les recherches nécessaires afin de répondre aux demandes d'information provenant de la clientèle;
• Effectue diverses tâches de support à l'organisation de réunions telles que conciliation des disponibilités, préparation de l'ordre du jour, convocation, réservation de salles, préparation matérielle et distribution de documents nécessaires à l'étude de dossiers par les personnes désignées; sur demande, assiste aux réunions, prend les notes, rédige les documents qui y sont associés tels que procès-verbaux et les extraits de résolution et assure le suivi des décisions qui en découle;
• Tient à jour la comptabilité relative aux budgets de fonctionnement et en effectue la saisie de données correspondantes; concilie les rapports émis par les services financiers avec les pièces qu'elle détient et informe la personne désignée des états de compte; assume la responsabilité d'une petite caisse; à cet effet, s'assure d'avoir les pièces justificatives à ces renflouements; remplit le formulaire approprié et l'achemine à l'unité administrative concernée.
  
  

L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. De plus, des mesures d’adaptation au processus de recrutement peuvent être offertes aux personnes en situation de handicap, sur demande.

Seules les candidatures retenues seront contactées pour la suite du processus