Secrétaire d'école - Affectation temporaire

CSDCAB-Conseil scolaire de district catholique des Aurores boréales; Nakina; On-site; CAD 18,000 - 26,000; Part time

Benefits offered by this job

Santé et dentisterie

Régime de retraite

Congés de maladie

Job summary

Le Conseil scolaire de district catholique des Aurores boréales (CSDCAB) est à la recherche d’une Secrétaire d’école à contrat, demi-temps (17,5 heures/semaine) dans le Nord-Ouest de l’Ontario. Le poste exige des compétences administratives, bureautiques et bilingues, avec gestion des dossiers et des finances scolaires.

Vous assurerez l’entrée de données, le classement et l’archivage, préparerez les états financiers simples et collaborerez avec les responsables pour assurer un service efficace

Qualifications

• maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit
• habiletés administratives et techniques
• capacité de planifier et d’organiser le travail
• savoir respecter la confidentialité des dossiers
• sens du tact et de la diplomatie
• savoir communiquer clairement à l’oral et à l’écrit
• rigueur et souci du détail
• aptitude à s’adapter et à travailler en équipe
• diplôme d’études collégiales de deux ans en secrétariat/bureautique/administration ou expérience pertinente
• plus de deux ans d’expérience en secrétariat ou domaine connexe
• connaissance des logiciels Microsoft Office 365
• connaissance des logiciels ASPEN et SAGE serait un atout

Responsibilities

• préparer listes, calendriers, rapports et statistiques à l’aide de divers logiciels
• maintenir une liste à jour des effectifs et communiquer avec les parents sur les absences
• entrée et manipulation de données budgétaires dans des systèmes informatisés
• compiler les dépenses et concilier le budget de l’école
• gérer le classement des dossiers et l’archivage électronique
• préparer l’information pour le transport des élèves et communiquer avec les fournisseurs
• concevoir, développer et mettre en application des outils administratifs
• respecter les normes de qualité des documents
• répondre aux demandes d’information générale
• accueillir chaleureusement les visiteurs au bureau
• effectuer le travail clérical lié à l’inscription et à la tenue des dossiers scolaires
• calculer états de compte et dépôts, et effectuer les remises financières

Skills

français et anglais (oral et écrit)

habiletés administratives

planification et organisation

discrétion et confidentialité

communication orale et écrite

réactivité et diplomatie

valorisation du travail d’équipe

Maîtrise des outils informatiques

Education

DEC en secrétariat/bureautique/administratif

2+ ans d’expérience secrétariat

Tools

Microsoft Office 365

ASPEN

SAGE

Job description

• INNOVATION
• BIENVEILLANCE

Rejoignez un conseil scolaire réputé pour sa bienveillance, son accueil chaleureux et son engagement envers la réussite de tous les élèves. Vivez une expérience professionnelle enrichissante au sein d'une équipe dynamique du Nord-Ouest de l'Ontario, axée sur l'innovation, le bien‑être et la collaboration.

Le Conseil scolaire de district catholique des Aurores boréales (CSDCAB) est à la recherche d'une

SECRÉTAIRE D'ÉCOLE À CONTRAT

Temporaire à demi-temps (17,5 heures/semaine)

Sommaire du poste et responsabilités principales

• préparer des listes, des calendriers, des rapports, des tableaux et des statistiques à l’aide de divers logiciels et prépare la documentation servant à l’élaboration de ces documents
• établir et maintenir une liste à jour des effectifs étudiants de l’école et communiquer avec les parents pour vérifier les absences des élèves
• faire l’entrée et la manipulation de données budgétaires à partir de systèmes informatisés
• faire la compilation des dépenses et la conciliation du budget de l’école
• assurer une bonne gestion du système de classement des dossiers administratifs de l’école et l’archivage électronique de certains dossiers
• préparer l’information et la documentation nécessaire au transport des élèves de l’école et communiquer ces renseignements aux fournisseurs du transport scolaire
• concevoir, développer et mettre en application les outils nécessaires à ses fonctions
• respecter les normes de contrôle de la qualité des documents
• répondre aux demandes d’information d’ordre général
• créer un climat accueillant pour toutes les personnes se présentant au bureau
• effectuer le travail clérical relié à l’inscription des élèves, à l’établissement et au maintien des dossiers scolaires de l’Ontario et aux rapports statistiques à l’intention du Conseil scolaire et le ministère de l’Éducation
• calculer les états de comptes et autres états financiers, entre autres, ceux de la petite caisse de l’école et ceux reliés au prélèvement de fonds des élèves et, s’il y a lieu fait les dépôts à l’institution financière et prépare les remises appropriées
• assurer les services de secrétariat notamment, recevoir et diriger les appels téléphoniques, transmettre les messages, dépouiller et distribuer le courrier, effectuer des travaux de dactylographie, rédiger et faire la mise en page de correspondance de routine, fixer les rendez‑vous, effectuer le classement et la reproduction de matériel
• préparer les bons de commandes et fait la vérification et la distribution des commandes de matériel et de fournitures
• communiquer avec divers intervenantes et intervenants de façon claire, précise et appropriée dans le but de diffuser, selon les procédures établies par le Conseil, les renseignements aux personnes appropriées

Compétences Et Qualifications Requises

• maîtrise du français et de l’anglais oral et écrit
• habiletés administratives et techniques
• capacité de planifier et d’organiser le travail
• savoir reconnaître et respecter la nature confidentielle de divers dossiers
• faire preuve de tact et de diplomatie
• savoir transmettre l’information à l’oral et à l’écrit
• rigueur et souci du détail
• savoir s’adapter
• intégration de l’approche-service au sein d’une équipe dynamique
• diplôme d’études collégiales de deux ans en secrétariat, bureautique ou techniques administratives ou combinaison de scolarité et d’expérience pertinente
• plus de deux ans d’expérience en secrétariat ou dans un domaine connexe
• connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office 365
• connaissance des logiciels ASPEN et SAGE serait un atout

Avantages de travailler au CSDCAB

Nous Croyons Fermement Que Notre Personnel Est Notre Plus Grande Force. En Vous Joignant à Nous, Vous Découvrirez Une Communauté Scolaire Accueillante Et Engagée, Où Le Bien‑être, L’équité Et La Réussite De Chacun Sont Au Cœur De Nos Priorités. En Tant Que Membre Du Personnel UIES à Contrat, Vous Bénéficierez Notamment De

Conditions d’emploi avantageuses

• régime d’avantages sociaux complet qui comprend: santé (y compris l’assistance voyage), dentaire, vie, MMA, invalidité
• contribution volontaire au Régime de retraite des employés municipaux de l’Ontario (RREMO)
• congés de maladie

Milieu de travail inclusif et collaboratif

• formation continue et opportunité de perfectionnement professionnel

Développement professionnel continu

• culture organisationnelle bienveillante, axée sur l’équité, le bien‑être et la réussite
• climat scolaire respectueux, engagé et valorisant la diversité
• soutien aux initiatives de développement organisationnel favorisant l’inclusion et la collaboration entre tous les membres du personnel

Conformité aux lois et règlements

Vérification préembauche

En vertu du règlement 521/01 tel qu’amendé par le règlement 322/03 de la loi sur l’éducation, toute personne embauchée par un conseil scolaire doit soumettre un relevé des criminels présumés, y compris une vérification du secteur vulnérable, datant de moins de six mois avant l’entrée en fonction.

Accessibilité

Conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité (Règlement 191/ 11), nous nous engageons à offrir un environnement inclusif. Si vous avez besoin d’accommodements à toute étape du processus de recrutement, veuillez nous en informer par courriel à

Engagement envers l’équité en matière d’emploi

Le Conseil souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi. Toutes les candidatures sont étudiées sans distinction de race, de sexe, de religion, d’origine, d’identité de genre ou toute autre caractéristique protégée en vertu du paragraphe 24(1) du Code des droits de la personne en Ontario. Nous encourageons fortement les candidatures issues de tous les milieux, y compris celles ayant des expériences de vie diverses, afin de contribuer à la diversification de notre effectif.

Qui sommes-nous ?

C’est dans le nord‑ouest de la province de l’Ontario que rayonne le CSDCAB, desservant plus de 800 élèves répartis dans 11 écoles, dont 9 écoles élémentaires et 2 écoles secondaires. Chevauchant deux districts, soit celui de Thunder Bay et celui de Kenora‑Rainy River, le CSDC des Aurores boréales couvre un territoire de 34 000 km² et dessert neuf communautés réparties de Red Lake à l’Ouest jusqu’à Longlac sur la route 11 est et Marathon sur la route 17 est. Reconnues pour leur accueil chaleureux, les écoles du Conseil sont axées sur le bien‑être et la réussite de chacun des élèves.

Le siège social du Conseil est situé à Thunder Bay, une communauté dynamique, diversifiée et accueillante de 108 000 habitants longeant les rives du lac Supérieur. La région présente un mélange parfait d’environnements urbains et ruraux offrant l’opportunité de profiter de paysages pittoresques à quelques pas de chez soi. C’est un vrai terrain de jeu pour les amoureux du plein air.

IDENTITÉ

• INNOVATION
• BIENVEILLANCE

Sa mission

Au cœur de notre communauté franco‑ontarienne et catholique, nous accompagnons l’élève dans son apprentissage et favorisons son bien‑être dans son cheminement de citoyen réfléchi, engagé et responsable.

Sa vision

Choix par excellence en éducation, nous nous distinguons par notre fierté francophone et nos valeurs évangéliques dans un milieu accueillant.

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