Secrétaire administrative ou secrétaire administratif (S-2026-55)

Cegep Rimouski; Rimouski; On-site; CAD 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Le Collège de Rimouski recherche un(e) secrétaire administratif(ve) pour assurer le soutien administratif au service des ressources matérielles. Vous gérerez la correspondance, planifierez les réunions, et tiendrez à jour les échéanciers et l'agenda des intervenants.

Vous préparerez les comptes rendus, veillerez à l’archivage, contribuerez aux tableaux de suivi et assisterez l’équipe dans les dossiers des marchés et des commandes.

Qualifications

• Diplôme exigé: DEP avec option appropriée ou DES ou équivalent reconnu, et au moins 4 années d'expériencepertinente.
• Rôle clé dans le soutien administratif au service ressources matérielles et collaboration avec le directeur adjoint.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel) et des processus de gestion documentaire.

Responsibilities

• Gérer les correspondances et suivre les intervenants (entrepreneurs, architectes, ingénieurs, fournisseurs).
• Assurer le suivi administratif des commandes et de la facturation et contribuer à la reddition de comptes.
• Veiller au classement et à l’archivage des dossiers et à la gestion documentaire du service.

Skills

Gestion administrative

Organisation

Communication écrite

Service client

Education

DEP ou DES avec équivalence

Expérience pertinente 4 ans

Tools

Word

Excel

Courrier électronique

Gestion documentaire

Job description

Le Collège de Rimouski est actuellement à la recherche d'une secrétaire administrative ou d'un secrétaire administratif.

Joignez-vous à une équipe humaine, engagée et innovante !

• Établissement d'enseignement :Cégep de Rimouski
• Direction/service : Ressources matérielles
• Nom du supérieur immédiat :Michaël Vallée
• Nom du prédécesseur :Johanne Francoeur
• Horaire de travail :Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 12 h et de 13 h 30 à 16 h 30
• Début de l'affichage : 2026-10-27
• Fin de l'affichage : 2026-11-09

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consisteà accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Quelques attributions caractéristiques

La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante.

Elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes.

Elle tient à jour les échéanciers en vérifie le respect.

Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes.

Elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires.

Elle communique les informations relevant de sa compétence.

Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies.

Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.

Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

EXIGENCES

Qualifications requises

Détenirun diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.

Plus précisément :

Cette personne jouera un rôle clé dans le soutien administratif aux projets et aux activités du service, en étroite collaboration avec le directeur adjoint aux ressources matérielles. À ce titre, elle sera notamment responsable des tâches suivantes :

• Assurer la gestion des correspondances reçues dans la boîte courriel « Projets et infrastructures » et effectuer certains suivis auprès des intervenants concernés tels que des firmes d'architectes et d'ingénieurs, des entrepreneurs ainsi que divers fournisseurs de services ;
• Assurer le suivi administratif des commandes et de la facturation, contribuer à la préparation de certaines redditions de comptes, effectuer les demandes de permis, participer aux processus d’appels d’offres et veiller à la mise à jour rigoureuse des tableaux de suivi;
• Veiller au classement et à l’archivage des dossiers afin d’assurer une gestion documentaire du service ;
• Préparer et mettre à jour différents tableaux de suivi, outils de gestion et comptes rendus de réunion ;
• Collaborer avec les différents membres de l’équipe à la production de documents et à la réalisation des suivis administratifs.

Autres exigences

• Bonne maîtrise de la langue française;
• Bonne connaissance des logiciels Word, Excel et du courrier électronique;
• Expertise dans les logiciels de collaborations;
• Faire preuve de rigueur et de discrétion dans la réalisation de son travail;
• Avoir un profil orienté service client;
• Faire preuve d’autonomie, de polyvalence et d’organisation;
• Démontrer une bonne capacité d’adaptation et une bonne capacité à gérer plusieurs demandes simultanées tout en respectant les échéanciers;
• Capacité à travailler en équipe.

Atout

• Connaissance de diverses étapes d'un projet ou en construction.

Tests requis
En complément d'une entrevue, les exigences particulières seront mesurées à l'aide de tests, notamment de français écrit et psychométriques. L'obtention de l'emploi sera conditionnelle à la réussite de ceux-ci.

Le Collège de Rimouski souscrit aux programmes d'accès à l'égalité en emploi en vigueur et invite les femmes, les personnes en situation d'handicap, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature. Les personnes en situation d'handicap ayant besoin d’un accommodement durant le processus de candidature peuvent en faire la demande par courriel à l’adresse [e-mail].