Responsable des installations

Rodeo FX; Montreal; On-site; CAD 90,000 - 140,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance collective

REER

Rabais transports

PAE

Job summary

Rodeo FX recherche un Directeur des installations pour superviser les espaces des trois sites montréalais et piloter les projets d’aménagement et de maintenance.

Vous dirigerez l'équipe, gérerez les budgets et coordonnerez les prestataires tout en assurant une expérience de travail sûre et fonctionnelle pour les équipes, dans un environnement créatif et multisite. Vous collaborerez avec les studios et services supports pour aligner les opérations sur les objectifs du groupe.

Qualifications

• Expérience en gestion des espaces corporels et des lieux professionnels.
• Capacité à superviser une équipe et coordonner des projets multi-sites.
• Compétences en planification budgétaire et en suivi des coûts des espaces.
• Maîtrise du français et de l’anglais pour collaborer avec divers partenaires.

Responsibilities

• Assurer le bon fonctionnement, l’entretien et la sécurité des sites montréalais.
• Piloter les projets d’aménagement et de déménagement, suivre les coûts et les échéanciers.
• Coordonner les fournisseurs et entrepreneurs, vérifier la qualité des livrables.
• Planifier et optimiser les espaces de travail en collaboration avec les équipes et les studios.

Skills

Gestion des installations

Supervision d'équipe

Gestion de projets

Budget et coûts

Anglais et Français

Tools

OfficeSpace

Job description

Élue à plusieurs reprises l'un des meilleurs employeurs de Montréal et récipiendaire du prix Mercuriades 2022 pour Employeur de l'année - Grande Entreprise, Rodeo FX est une entreprise créative haut de gamme offrant des services en matière d'effets visuels, de publicité et d'expériences. Nommée à plusieurs reprises aux Emmy® Awards pour son travail sur les séries Stranger Things saison 4, Avatar: The Last Airbender et The Lord of The Rings : The Rings of Power, l'entreprise indépendante, lauréate d'un Oscar®, compte près de 800 artistes qui travaillent dans des studios situés à Montréal, Québec, Toronto, Los Angeles et Paris. Rodeo FX est un partenaire créatif des meilleurs studios du monde, notamment Netflix, HBO, Disney, Marvel, Amazon Studios, Warner Bros. et Sony, et a collaboré à des publicités pour YouTube, NBC et Apple. Ses projets actuels incluent Dune: Prophecy, Silo saison 2 et Sonic 3. Parmi les projets récemment sortis, on cite The Rings of Power saison 2, Venom: The Last Dance, Time Bandits de Taika Waitit, et House of the Dragon saison 2.

En tant qu’entreprise fondée et dirigée par un artiste, la créativité est au cœur de ce qui nous guide. Notre mission est d’offrir à nos talents la liberté, les ressources et l’environnement nécessaires pour produire un travail de qualité et s’épanouir dans un cadre stimulant, collaboratif et bienveillant. Compte tenu de leur rôle clé dans le soutien aux opérations, aux productions et aux équipes, les fonctions de support, notamment Finance, RH et TI, doivent travailler à partir du studio au moins quatre jours par semaine. Cette présence accrue permet de renforcer la collaboration, d’assurer une meilleure proximité avec les équipes, de soutenir plus efficacement les besoins opérationnels et de maintenir une culture de studio forte, vivante et alignée.

Relevant du chef de la direction financière (CFO), le/la Directeur des installations assure le bon fonctionnement, la qualité et l’évolution des espaces de Rodeo FX. Ce nouveau poste combine gestion d’équipe, présence sur le terrain, relations avec les bailleurs et réalisation de projets d’aménagement. Responsable des trois sites montréalais, cette personne veille à offrir des lieux accueillants, fonctionnels, sécuritaires et bien entretenus. Elle anticipe les besoins, repère les améliorations à apporter et coordonne les interventions avec son équipe et les fournisseurs. Elle porte une attention particulière à la présentation des espaces, à leur utilisation et à la qualité du service offert aux équipes. En collaboration avec la direction, elle transforme les idées et les besoins en propositions concrètes, puis en projets réalisés dans le respect des budgets, des échéanciers et des attentes. Elle accompagne également les autres studios à l’extérieur de Montréal dans leurs projets et enjeux propres, et contribue au suivi immobilier du groupe avec l’appui du chef de la direction financière.

Principales responsabilités

Gestion des installations et qualité des lieux

• Assurer le bon fonctionnement, l’entretien, la propreté, l’organisation,la présentation et la sécurité des trois sites montréalais.
• Effectuer des tournées régulières, repérer les problèmes et les améliorations possibles, puis assurer le suivi des interventions jusqu’à leur résolution.
• Organiser la maintenance préventive et les réparations avec l’équipe, les propriétaires et les fournisseurs concernés.
• Sélectionner et gérer les fournisseurs, préciser les attentes et vérifier la qualité des services.
• Coordonner les interventions lors d’incidents ou d’urgences et contribuer à la continuité des activités.
• Veiller au respect des exigences applicables aux installations, en collaboration avec les fonctions et les spécialistes concernés.
• Participer concrètement aux interventions et à la mise en place des espaces lorsque la situation le requiert.

Aménagement, projets et planification des espaces

• Recueillir les besoins des équipes et proposer des solutions pour améliorer la fonctionnalité, l’utilisation et la qualité des espaces.
• Transformer les idées de la direction en options et en plans de réalisation précisant les coûts, les étapes et les échéanciers.
• Piloter les projets d’aménagement, de rénovation et de déménagement, du besoin initial à la livraison.
• Solliciter, comparer et challenger les soumissions; coordonner les entrepreneurs, designers, architectes et autres partenaires.
• Assurer le suivi des travaux, des budgets, des échéanciers, des permis et de la qualité des livrables.
• Collaborer avec les équipes de technologie et les départements concernés pour planifier les interventions et limiter les perturbations.
• Maintenir les plans d’étage, les allocations de places et les données d’occupation à jour, notamment dans OfficeSpace.

Leadership et organisation des opérations

• Diriger et développer l’ équipe responsable des installations et du soutien opérationnel à Montréal.
• Structurer le travail, clarifier les responsabilités et établir les priorités, les standards de service et les mécanismes de suivi.
• Adapter les ressources aux besoins quotidiens et aux projets.
• Collaborer avec les responsables de l’hospitalité et des services alimentaires pour coordonner les besoins communs.
• Favoriser une approche collaborative, réactive et orientée vers les solutions.

Communication et suivi budgétaire

• Informer la direction de façon proactive de l’état des installations, des projets, des enjeux et des décisions requises.
• Produire un suivi hebdomadaire structuré présentant les priorités, les actions, les coûts et les échéanciers.
• Communiquer à l’avance les travaux, déménagements et changements d’espace, leurs impacts et leur calendrier.
• Maintenir une information fiable et accessible sur les espaces et les projets, notamment sur l’intranet.
• Préparer les budgets des installations et des projets avec le CFO et en assurer le suivi.

Soutien aux autres studios et suivi immobilier

• Accompagner les responsables des autres studios dans leurs enjeux d’installations et leurs projets d’aménagement.
• Contribuer à établir des standards communs de qualité, d’entretien et de gestion des espaces.
• Maintenir une vue d’ensemble des besoins immobiliers, des échéances de baux et des engagements associés.
• Préparer les informations et les recommandations nécessaires aux décisions immobilières et soutenir les échanges avec les propriétaires, avec l’appui du CFO.

Qualifications

• Expérience pertinente en gestion des installations, en opérations de bâtiments ou en gestion d’espaces de travail, incluant la supervision d’équipe.
• Réalisations démontrées en aménagement, en rénovation ou en déménagement, avec coordination de fournisseurs et d’entrepreneurs.
• Capacité à évaluer des soumissions, à suivre des budgets et à contrôler la qualité des travaux et des services.
• Compréhension pratique de l’entretien des bâtiments et capacité à reconnaître les situations nécessitant l’intervention d’un spécialiste.
• Autonomie, jugement et capacité à organiser les priorités dans un environnement où les besoins évoluent.
• Approche concrète et volonté de s’impliquer sur le terrain.
• Sens aigu de l’observation, souci du détail et intérêt pour le design et la fonctionnalité des espaces.
• Capacité à écouter, à collaborer avec diplomatie et à présenter les enjeux avec des faits, des options et des solutions.
• Bonne maîtrise des outils de suivi de projets, de budgets et de planification des espaces.
• Capacité à communiquer efficacement en français et en anglais pour collaborer avec les équipes, les fournisseurs et les studios du groupe.

Atouts

• Expérience dans un environnement créatif, technologique ou multisite.
• Expérience en hôtellerie ou dans un environnement exigeant des standards élevés de qualité des lieux et de service.
• Expérience en immobilier, suivi de baux et en relations avec des propriétaires.
• Connaissance d’OfficeSpace.

Informations complémentaires

• Contrat permanent à temps plein
• 5 jours de congé payés pour maladie ou raisons personnelles
• 2 jours fériés supplémentaires pendant les vacances d’hiver
• Assurance collective, accès à Dialogue pour un soutien en ligne et à un Programme d’aide aux employés (PAE)
• REER avec contribution de l’employeur
• Rabais sur les transports en commun, plusieurs spas, cours de sport, centre d’art, cafés, meubles et plusieurs autres commerces locaux.

Diversité, équité et inclusion

Chez Rodeo FX, la diversité est une valeur fondamentale. Nous nous engageons à créer un milieu de travail inclusif et équitable, où les différentes perspectives sont valorisées. Chaque membre de notre équipe apporte un point de vue unique qui enrichit notre créativité, remet en question nos façons de penser et nous aide à produire un travail de meilleure qualité.

Utilisation de l’intelligence artificielle dans le recrutement

Rodeo FX peut utiliser des outils basés sur l’intelligence artificielle (IA) pour soutenir certaines étapes du processus de recrutement, notamment la transcription d’entrevues ou l’analyse préliminaire des candidatures. Ces outils peuvent être exploités par des fournisseurs tiers et certaines données peuvent être traitées à l’extérieur du Québec. Ces outils ne remplacent jamais la prise de décision humaine : toutes les décisions finales d’embauche sont prises par notre équipe de recrutement et nos gestionnaires d’embauche. Pour en savoir plus sur la façon dont nous protégeons vos renseignements personnels et sur vos droits, veuillez consulter notre Politique de confidentialité.