Refugee Student Coordinator

Toronto Film School; Ottawa; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Une école de film reconnue à Toronto recherche un Coordinateur·trice des étudiant·e·s réfugié·e·s pour soutenir l'arrivée de 12 étudiant·e·s et les accompagner dans leur intégration à l'Université d'Ottawa. Ce rôle implique des responsabilités administratives et de la coordination avec plusieurs parties prenantes pour assurer une transition réussie.

Qualifications

• Doit étudier à l'Université d'Ottawa.
• Expérience de travail avec des réfugié·e·s ou des étudiant·e·s internationaux·nales souhaitée.
• Bilinguisme (français et anglais) est un atout.

Responsibilities

• Surveiller la boîte courriel principale et répondre aux demandes.
• Aider les étudiant·e·s à trouver un logement et s'installer.
• Coordinater avec l'Exécutif pour les sessions de formation.

Skills

Communication verbale et écrite

Planification et coordination

Compréhension des différences culturelles

Education

Étudiant à l'Université d'Ottawa

Tools

Microsoft Word

PowerPoint

Excel

Job description

Coordinateur·trice des étudiant·e·s réfugié·e·s

Heures de travail:35heures par semaine, du 7 juillet 2025 au 31août2025

Salaire:21.75 $ de l’heure

Sous la responsabilité du/de la:Président

Description du projet

Le ou la coordinateur·trice des étudiant·e·s réfugié·e·s travaille avec le Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa et le comité local (CL) de l’Entraide universitaire mondiale du Canada à Ottawa pour préparer l’arrivée de 12 étudiant·e·s réfugié·e·s participant au Programme d’étudiantes et d’étudiants réfugiés (PÉR) qui commenceront leurs études à l’Université d’Ottawa en septembre.

Description du poste

Le ou la coordinateur·trice des étudiant·e·s réfugié·e·s effectue les tâches administratives nécessaires pour préparer l’arrivée des étudiant·e·s à l’automne. Iel soutient également la cohorte précédente d’étudiant·e·s en cas de besoin. Iel rend compte au SÉUO de l’état du CL et de ses missions. Iel collabore aussi avec les membres de l’Exécutif du CL pour mener à bien ses tâches.

Responsabilités

Ses responsabilités sont notamment les suivantes:

Tâches générales:

• Surveiller la boîte courriel principale du CL.

Cohorte précédente d’étudiant·e·s réfugié·e·s.

• Aider les étudiant·e·s à trouver un logement pour le mois de septembre si besoin.
• Répondre à d’autres demandes de soutien si nécessaire.

Nouvelles arrivées d’étudiant·e·s réfugié·e·s:

• Agir au nom des étudiant·e·s entrant·e·s du PÉR pour:
• Faire une demande d’admission à un programme d’études.
• Faire une demande de logement.
• S’inscrire à des cours.
• S’inscrire au programme d’anglais intensif si nécessaire.
• Assurer la liaison entre le CL, l’EUMC, le SÉUO et l’Université d’Ottawa.
• Acheter et préparer des kits de bienvenue pour les étudiant·e·s (sacs à dos, fournitures scolaires, articles de toilette, etc.).
• Aller chercher les étudiant·e·s arrivant en août à l’aéroport et les aider à s’installer. Il peut s’agir de les aider à demander leur carte de résidence permanente, à se rendre à des rendez-vous à la banque, à obtenir un téléphone et un ordinateur portable, à faire des courses, etc.
• Fixer des rendez-vous à la banque le lendemain de l’arrivée de l’étudiant·e.
• Coordonner avec les membres de l’Exécutif du CL la planification et l’organisation la session de formation du Conseil d’administration.
• Coordonner avec les membres de l’Exécutif du CL la planification et l’organisation de la session de formation des mentor·e·s.
• Coordonner avec les membres de l’Exécutif du CL la planification et l’organisation de l’accueil et l’orientation dans le cadre du PÉR.

Qualifications

• Doit étudier à l’Université d’Ottawa.
• Compréhension et respect des différences culturelles.
• Expérience de travail avec des réfugié·e·s, des nouveaux·velles arrivant·e·s ou des étudiant·e·s internationaux·nales et compréhension des difficultés auxquelles iels peuvent faire face.
• Capacité avérée à planifier, coordonner et gérer des tâches multiples.
• Solides compétences de communication verbale et écrite.
• Haut niveau de professionnalisme et de discrétion.
• Expérience en tâches administratives comme la gestion de courriels, la planification et la préparation de documents.
• Capacité à travailler en équipe et de manière autonome.
• Connaissance des logiciels et plateformes de communication de base (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, etc.).
• La connaissance de l’EUMC, du Programme d’étudiantes et d’étudiants réfugiés (PÉR) ou de programmes similaires est un atout important.
• Le bilinguisme (français et anglais) est un atout.

Le SÉUO s’efforce de promouvoir l’équité et l’inclusion, et s’engage à constituer et maintenir une équipe qui reflète la diversité de notre communauté. Nous encourageons vivement les personnes noires, autochtones, de couleur, 2SLGBTQ+ et avec un handicap à postuler à nos postes. La préférence sera donnée aux candidat·e·s ayant une expérience personnelle ou professionnelle au sein de communautés en quête d’équité.

Si vous avez besoin d’accommodements à tout stade du processus de recrutement, n’hésitez pas à nous en faire part afin que nous puissions mettre en place un environnement de travail propice à votre réussite.

En raison des conditions du programme Emplois d’été Canada, seul·e·s les citoyen·ne·s canadien·ne·s, les résident·e·s permanent·e·s ou les personnes ayant le statut de réfugié, âgé·e·s de 15 à 30 ans, peuvent candidater à ce poste.

Refugee Student Coordinator

Hours:35 hours per week, July 7th, 2025, to August 31st, 2025

Wage: $21. 75 per hour, plus 5% vacation pay

Reporting to:President.

Project Description

The Refugee Student Coordinator will work with the University of Ottawa Students’ Union and the World University Service of Canada uOttawa Local Committee (LC) to prepare for the arrival of 12 refugee students participating in the Student Refugee Program (SRP) starting their studies at the University of Ottawa in September.

Job Description

The Refugee Student Coordinator will complete administrative tasks required to prepare for Fall student arrivals. They will also support the previous cohort of students as needed. The employee will report to the UOSU on the status of the LC and their assignments. They will also collaborate with executive members of the LC to carry out their tasks.

Responsibilities

Their responsibilities shall include, but are not limited to the following:

General tasks:

• Monitor main LC email inbox;
• Previous cohort of refugee students;
• Support students in finding housing for September as needed;
• Respond to other requests for support as needed;
• New refugee students arrivals:
• Act on behalf of incoming SRP students to:
• Apply for program of study
• Apply for housing
• Enroll in classes
• Enroll in English Intensive Program as needed;
• Act as main liaison between the LC, WUSC, the UOSU and the University of Ottawa;
• Purchase and put together welcome packages for students (ie backpacks, school supplies, toiletries, etc.);
• Pick up students arriving in August from the airport and assist them with settling. This can include supporting them in applying for their Permanent Residency cards, attending bank appointments, acquiring a phone and laptop, grocery shopping, etc.);
• Set up bank appointments for the day after a student arrives;
• Coordinate with LC executives to plan and carry out Executive Board training session;
• Coordinate with LC executives to plan and carry out Mentor training session;
• Coordinate with LC executives to plan and carry out SRP Welcome Orientation;

Qualifications

·Must be a student at the University of Ottawa;

·Demonstrated understanding of and respect for cultural differences;

·Experience working with refugees, newcomers or international students and an understanding of the challenges they may face;

·Proven ability to plan, coordinate, and manage multiple tasks;

·Strong verbal and written communication skills;

·High level of professionalism and discretion;

·Experience with administrative tasks such as email management, scheduling, and preparing materials;

·Capacity for teamwork and for working independently;

·Knowledge of basic communications software and platforms (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, etc.);

·Familiarity with WUSC, the Student Refugee Program (SRP) or similar programs is a significant asset;

·Bilingualism (French & English) is an asset;

Due to conditions of the Canada Summer Jobs program, only Canadian citizens, permanent residents or those with refugee status between the ages of 15 and 30 years old are eligible to the position.