Réceptionniste & assistant de bureau / Receptionist & Office Assistant

Seedbox; Montreal; On-site; CAD 50,000 - 55,000; Full time

Job summary

Seedbox recrute un.e Réceptionniste et assistant.e de bureau pour un contrat temporaire jusqu'en octobre 2026. La personne idéale doit être organisée, autonome et capable de gérer diverses tâches administratives, tout en maintenant une communication fluide au sein de l'entreprise et avec ses clients. Un salaire compétitif est proposé, ainsi que des avantages tels que des semaines de vacances, des jours de congé personnel, et un programme d'assurance complet.

Benefits

2 semaines de vacances par année

Cinq jours de congé personnel payés par année

Six jours de maladie payés par année

Programme d'assurance collective complet

REER collectif avec une contribution de l'employeur jusqu'à 3%

Accès à un programme de télémédecine

Temps et soutien financier pour le développement des compétences

Qualifications

• Fluency with technology and office software required.
• Excellent communication skills in both French and English.
• Must be legally authorized to work in Canada.

Responsibilities

• Ensure smooth office communication, manage calls and emails.
• Coordinate the shipping and receiving of computer equipment.
• Order and manage inventory of office supplies.

Skills

Aisance avec la technologie

Sens de l'organisation

Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément

Autonomie

Excellente aptitude en communication

Capacité à prendre des décisions

Assiduité et ponctualité

Job description

Receptionist & Office Assistant // Réceptionniste & assistant de bureau

Le.la Réceptionniste et assistant.e de bureau contribue au succès de l’entreprise en assurant une gestion fluide des communications, de l'accueil et de la logistique liée aux besoins d’affaires de celle-ci.Elle maintient un environnement de travail propre, organisé et sécuritaire, en coordonnant les services d'entretien, les réservations des différents espaces partagés et en participant aux initiatives de sécurité au travail.Enfin, elle optimise l'efficacité de l'équipe TI en coordonnant l'expédition et la réception des équipements et l'intégration des nouveaux employés.

Tu es parfait.e pour ce poste si tu :

• Aisance avec la technologie et les logiciels bureautique;
• Sens de l’organisation et des priorités;
• Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément ;
• Autonomie, proactivité et initiative;
• Excellente aptitude en communication;
• Capacité à prendre des décisions;
• Assiduité et ponctualité.
• es légalement autorisé à travailler au Canada

Autre que le français, le.la titulaire du poste doit être habileté à travailler à l’oral et à l’écrit en anglais compte tenu du fait qu’il s’agit d’un rôle de support aux employés internes et clients dont plusieurs sont situés à l'extérieur de la province de Québec.

Ce rôle est un rôle temporaire jusqu'en Octobre 2026. L'employé doit être en mesure de se présenter aux 2 bureaux:

• 3300 Boulevard Côte-Vert, suite 406, Saint-Laurent, Quebec H4R 2B7
• Nos futurs bureaux situés dans le quartier Parc-Extension

Seedbox t'offre en retour :

• un salaire de base entre 50,000.00$ et 55,000.00$ en fonction de tes compétences acquises et de ton expérience connexe ainsi qu’une prime de performance trimestrielle.
• 2 semaines de vacances par année.
• Cinq (5) jours de congé personnel payés par année
• Six (6) jours de maladie payés par année
• un programme d'assurance collective complet.
• un REER collectif avec une contribution de l'employeur jusqu'à 3 %.
• le prêt du matériel informatique dont tu auras besoin pour effectuer ton travail, tel qu’un ordinateur portable, un écran, et les autres choses que tu n’aurais pas déjà sous la main qui sont nécessaires pour toi.
• un accès à un solide programme de télémédecine (clinique en ligne).
• du temps et un soutien financier pour développer tes compétences de manière continue.
• Et bien plus encore.

Concrètement, tes responsabilités quotidiennes seront de :

• Assurer une présence au bureau entre 6h30 et 14h30 tous les jours, sauf exception;
• S'assurer du bon fonctionnement de la communication au bureau dont:
  • Gérer les appels et acheminer les messages vocaux;
  • Gérer la boite courriel de gestion de bureau;
  • Trier et acheminer le courrier;
  • Accueillir les visiteurs ;
  • Communiquer avec les fournisseurs et le locateur concernant tout problème de bureau;
• Gérer les livraisons et expéditions de l’équipement informatique acheminé aux employés ;
  • Prendre contact avec les employés pour organiser la récupération de leur équipement, ainsi que la rencontre d’intégration avec l’équipe TI lors de leur premier jour de travail;
  • Organiser la récupération des équipements lors de la dernière journée d’un employé.
• Maintenir la propreté des lieux et des espaces communs avec les fournisseurs externes
• Commander et gérer l’inventaire des fournitures de bureaux, de cuisine, du café, et autres demandes spéciales ;
• Gérer le système les réservations des postes de travail et salles de conférence ;
• Inscrire les données liées aux dépenses de gestion des bureaux et assurer le contrôle des coûts ;
• Participer aux formations sur les mesures d’urgence animées par le gestionnaire du bâtiment et implémenter les meilleurs pratiques en matière de CNESST ;
• Assister les différentes unités de services dans une variété de tâches.

Notre processus de recrutement est le suivant :

• Tu nous fais savoir que tu es intéressé(e) en postulant
• Nous te contactons pour apprendre à te connaître par un court appel téléphonique
• Tu rencontres le gestionnaire
• Tu passes un test psychométrique
• Tu rejoins notre équipe et tu invites tes amis à rejoindre notre grande communauté ! Tu peux aussi t’abonner à notre page Instagram pour être à l’affût des dernières nouvelles: Les Technologies Seedbox

Un petit conseil “sur le bras” :

Si tu n'es pas sûr de répondre aux qualifications et que tu penses ne pas appliquer malgré ton intérêt, applique quand même ! Nous n'embauchons pas en fonction de mots-clés. Nous embauchons de vraies personnes qui ont une voix que nous voulons entendre. Les compétences techniques ça s’apprend !

P.S. - Partage cette offre. Ne t'inquiète pas de voir ton ami.e ou collègue actuel te voler ce poste. Nous avons de nombreuses ouvertures en ce moment, et nous savons être opportunistes lorsqu'il s'agit de trouver une place dans notre communauté pour des personnes sympathiques et talentueuses.

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The receptionist and office assistant contributes to the success of the company by ensuring the smooth management of reception, logistics, and communication related to the company's business needs. They maintain a clean, organized and safe work environment by coordinating maintenance services, reservations for the various shared spaces and participating in workplace safety initiatives. Finally, they optimize the efficiency of the IT team by coordinating the shipping and receiving of equipment and the integration of new employees.

You are perfect for this position if you :

• Fluency with technology and office software;
• Sense of organization and priorities;
• Ability to perform several tasks simultaneously;
• Autonomy, proactivity and initiative;
• Excellent communication skills;
• Ability to make decisions;
• Diligence and punctuality.
• Are legally allowed to work in Canada

In addition to French, the incumbent must be able to work orally and in writing in English, given that the role involves providing support to internal employees and customers, many of whom are located outside the province of Quebec.

This role is a temporary position until October 2026. The employee must be able to report to both offices:

• 3300 Boulevard Côte-Vertu, Suite 406, Saint-Laurent, Quebec H4R 2B7
• Our future offices located in the Parc-Extension neighborhood

Seedbox offers you in return:

• a base salary between $50,000.00 and $55,000.00 depending on your acquired skills and related experience as well as a quarterly bonus.
• 2 vacation weeks per year.
• Five (5) paid personal days per year.
• Six (6) paid sick days per year
• a comprehensive group insurance program.
• a group RRSP with a matching employer contribution of up to 3%.
• the loan of computer equipment that you will need to do your job, such as a laptop, a monitor, and other things that you may not already have on hand that are necessary for you.
• access to a robust telemedicine program (online clinic).
• time and financial support to develop your skills on an ongoing basis.
• and much more.

Concretely, your daily responsibilities will be to :

• Ensure a presence in the office between 6:30 a.m. and 2:30 p.m. every day, barring exceptions;
• Ensure that communication in the office runs smoothly, including:
  • Managing calls and forwarding voicemails;
  • Managing the office management email inbox;
  • Sorting and forwarding mail;
  • Welcoming visitors
  • Communicate with suppliers and the landlord regarding any office issues;
• Manage deliveries and shipments of computer equipment to employees;
  • Contact employees to arrange for the collection of their equipment, as well as the integration meeting with the IT team on their first day at work;
  • Arrange for the collection of equipment on an employee's last day.
• Maintain the cleanliness of the premises and common areas with external suppliers;
• Order and manage inventory of office supplies, kitchen supplies, coffee, and other special requests;
• Manage the reservation system for workstations and conference rooms;
• Enter data related to office management expenses and ensure cost control;
• Participate in emergency response training led by the building manager and implement best practices in terms of CNESST;
• Assist the various business units in a variety of tasks.

Our recruitment process is:

• You let us know that you are interested by applying
• We contact you to get to know each other through a short phone call
• You meet with the hiring manager
• You take a psychometric test
• You join our team and invite your friends to join our great community! You can follow our Instagram page to stay up to date with the latest news: Seedbox Technologies

A little free advice:

If you're not sure if you meet the qualifications and you think you won't apply despite your interest, apply anyway! We don't hire around keywords. We hire real people who have a voice we want to hear. Technical skills can be learned!

P.S. - Share this offer. Don't worry about your current friend or colleague stealing this job. We have plenty of openings right now, and we know how to be opportunistic when it comes to finding a place in our community for nice, talented people.