Property and Leasing Coordinator

Bertone; Montreal (administrative region); On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Bertone recherche un coordonnateur(trice) soutenant l’équipe de gestion immobilière pour coordonner les opérations quotidiennes des immeubles et la gestion des processus d’accueil, d’occupation et de départ des locataires.

Le candidat assure le suivi des interventions, la préparation des documents et le respect des échéances tout en garantissant une expérience fluide pour les locataires et l’efficacité opérationnelle du portefeuille immobilier.

Qualifications

• Bonnes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs dossiers dans un environnement dynamique.
• Sens du service à la clientèle et excellentes habiletés relationnelles.
• Rigueur et souci du détail; tenue de dossiers précis et à jour.

Responsibilities

• Coordonner les opérations quotidiennes des immeubles (demandes de service, entretien, requêtes des locataires).
• Assurer le suivi des interventions avec les locataires, fournisseurs et équipes internes.
• Obtenir des soumissions, émettre les bons de commande et coordonner travaux et services.
• Maintenir les dossiers immobiliers, contrats de services, registres d’entretien et rapports d’inspection.
• Coordonner les inspections et assurer le suivi des correctifs requis.
• Suivi des factures, bons de commande et refacturations aux locataires.
• Participer aux activités de préparation aux situations d’urgence et maintenir les listes de contacts d’urgence.
• Préparer et mettre à jour rapports et outils de suivi liés aux opérations et à la performance des immeubles.
• Coordonner les processus d’accueil et d’occupation des locataires après signature des baux.
• Assurer le suivi des exigences préalables à l’occupation (assurances, clés, services publics, aménagements, signalisation).
• Agir comme personne-ressource auprès des locataires et des équipes internes.
• Suivre les échéances liées aux baux, à l’occupation et aux projets d’aménagement.
• Coordonner les départs des locataires, les inspections et la remise en état des locaux.
• Répondre aux demandes des locataires et coordonner les requêtes de service.

Skills

Organisation

Service client

Rigueur

Gestion de dossiers

Communication

Bilinguisme FR/EN

Tools

Microsoft Office

Outlook

Excel

Word

Job description

Le ou la coordonnateur(trice) soutient l’équipe de gestion immobilière dans la coordination des opérations quotidiennes des immeubles ainsi que dans la gestion des processus d’accueil, d’occupation et de départ des locataires. Il/elle veille à offrir une expérience fluide et positive aux locataires, de la signature du bail jusqu’à leur emménagement et tout au long de leur occupation, tout en contribuant à l’efficacité opérationnelle et à la performance globale du portefeuille immobilier.

Responsabilités clés

• Coordonner les opérations quotidiennes des immeubles, incluant les demandes de service, l’entretien et les requêtes des locataires.
• Assurer le suivi des interventions avec les locataires, fournisseurs, entrepreneurs et équipes internes.
• Obtenir des soumissions, émettre les bons de commande et coordonner les travaux et services.
• Maintenir à jour les dossiers immobiliers, contrats de services, registres d’entretien et rapports d’inspection.
• Coordonner les inspections des immeubles et assurer le suivi des correctifs requis.
• Effectuer le suivi des factures, des bons de commande et des re-facturations aux locataires.
• Participer aux activités de préparation aux situations d’urgence et maintenir à jour les listes de contacts d’urgence.
• Préparer et mettre à jour les rapports et outils de suivi liés aux opérations et à la performance des immeubles.

Coordination des locataires

• Coordonner les processus d’accueil et d’occupation des locataires à la suite de la signature des baux.
• Assurer le suivi des exigences préalables à l’occupation, incluant les assurances, les clés, les services publics, les aménagements locatifs et la signalisation.
• Agir comme personne-ressource auprès des locataires, entrepreneurs, fournisseurs et équipes internes.
• Suivre les principales échéances liées aux baux, à l’occupation des locaux et aux projets d’aménagement.
• Coordonner les départs des locataires, les inspections et la remise en état des locaux.
• Répondre aux demandes des locataires et coordonner les requêtes de service.
• Maintenir à jour les rapports et outils de suivi afin d’assurer le respect des échéanciers et des exigences locatives.

Profil recherché

• 3 à 5 ans d’expérience en immobilier commercial, en gestion immobilière ou en administration.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et bonne capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers dans un environnement dynamique.
• Sens aigu du service à la clientèle et excellentes habiletés relationnelles.
• Grande rigueur, souci du détail et aptitude à maintenir des dossiers précis et à jour.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Excel et Word.
• Bilinguisme (français et anglais), à l’oral comme à l’écrit.
• Connaissance d’un logiciel de gestion immobilière, tel que Yardi, constitue un atout.

Chez Bertone, la diversité et l'inclusion sont au cœur de nos valeurs, et nous offrons des chances égales d'emploi à tous les candidats, conformément aux lois fédérales, provinciales et territoriales en vigueur.