Operations Coordinator

AVI-SPL Canada; Montreal; On-site; CAD 46,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Formation sur place

Assurances santé et autres avantages

Rémunération compétitive

Job summary

AVI-SPL Canada est à la recherche d’un Coordonnateur des opérations pour soutenir la direction d’intégration des systèmes et les ressources administratives dans une entreprise en croissance. Le poste implique la coordination entre les services des opérations, clientèle, achats et finances, et la gestion des documents et des étapes des projets.

Vous assurerez le maintien des processus et l’archivage, participerez à l’approvisionnement et au suivi des équipements, et contribuerez à l’atteinte des

Qualifications

• Capacité à communiquer et interagir efficacement avec les employés, clients et collègues.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), de Microsoft Project et d’Adobe Acrobat.
• Gestion efficace du temps et des priorités, adaptation au changement.

Responsibilities

• Fournir le soutien des projets internes du bureau SIG en coordination avec les services des opérations, du service clientèle, des achats et des finances.
• Interagir avec l’ensemble du personnel interne, sur bureau et terrain.
• Veiller à ce que les processus et procédures soient à jour et conformes.
• Compiler la documentation interne et externe à soumettre.
• Aider au suivi des étapes clés des projets et à l’approvisionnement et le suivi de l’équipement.
• Soumettre les autorisations de retour de matériel et coordonner les bons de prélèvement.
• Veiller à l’archivage de la documentation de clôture et de fin de travaux.

Skills

Communication efficace

Maîtrise MS Office

MS Project

Adobe Acrobat

Gestion du temps

Organisation

Education

Diplôme d’études secondaires ou équivalent

Tools

MS Office

MS Project

Adobe Acrobat

Job description

AVI-SPL est un fournisseur de solutions de transformation numérique qui révolutionne la manière dont les personnes et la technologie interagissent afin d’améliorer les expériences, de créer de la valeur ajoutée et de permettre aux organisations de prospérer et de croître. Nous sommes le plus important fournisseur de solutions technologiques de collaboration, parmi lesquelles figurent nos services gérés primés.

Nos experts hautement certifiés et nos chefs de file en innovation partagent la même vision : aider les gens à travailler plus intelligemment et à mieux vivre. Nous croyons que le succès commence par une équipe solide et qu’un milieu de travail inclusif et diversifié nous fait tous progresser.

AVI-SPL is a digital enablement solutions provider who transforms how people and technology connect to elevateexperiences,create new value, and enableorganizations to thrive and grow. We are the largest provider of collaboration technology solutions, which include our award-winning managed services.

Our highly certified industry experts and innovation leaders share a vision to help people work smarter and live better. We believe that success starts with a sound team and that an inclusive and diverse workplace moves us all forward.

VOS FONCTIONS

En tant que coordonnateur des opérations, vous apporterez votre soutien à la direction de l’intégration des systèmes et aux ressources administratives dans le cadre d’une grande variété de missions et de tâches visant à assurer le bon fonctionnement continu de l’entreprise.

Responsabilités Quotidiennes

• Apporter un soutien aux projets internes du bureau SIG en assurant la coordination avec les services des opérations, des services à la clientèle, des achats et des finances.
• Interagir avec l’ensemble du personnel interne, tant au bureau que sur le terrain.
• Veiller à ce que les processus et procédures applicables à toutes les tâches assignées soient à jour et conformes aux normes.
• Compiler la documentation à soumettre, tant externe qu’interne.
• Aider au suivi des étapes clés des projets pour les tâches attribuées aux membres de l’équipe.
• Aider l’équipe des opérations dans l’approvisionnement et le suivi de l’équipement.
• Soumettre les autorisations de retour de matériel.
• Coordonner les bons de prélèvement avec les équipes de l’entrepôt du bureau.
• S’assurer que toute la documentation de clôture et de fin de travaux est créée et archivée.
• Fournir les renseignements nécessaires à la remise du CSAT.
• Aider la direction dans le processus de modification des commandes.
• Effectuer d’autres tâches selon les besoins.

CE QUE NOUS RECHERCHONS

Compétences Indispensables

• Capacité à communiquer et à interagir efficacement avec les employés, les clients et les collègues, ainsi qu’à travailler efficacement avec tous les paliers de l’organisation.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), de Microsoft Project et d’Adobe Acrobat.
• Gérer efficacement son temps pour atteindre les objectifs des mandats tout en s’adaptant aux changements de priorités.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Solides compétences organisationnelles et grand souci du détail.

Atouts

• Expérience avérée à titre de coordonnateur ou d’administrateur des opérations dans les secteurs de l’audiovisuel, de la construction, de la technologie ou dans un domaine connexe.
• Capacité à lire et à comprendre avec précision les documents de projet.
• Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent, au minimum.

POURQUOI VOUS AIMEREZ TRAVAILLER CHEZ NOUS

• Programme d’intégration complet comprenant l’observation au poste de travail
• Possibilités de formation et de perfectionnement professionnel
• Formation sur place et autres occasions d’apprentissage
• Congés payés, jours fériés et jours flexibles
• Rémunération concurrentielle
• Avantages sociaux en matière de soins de santé, y compris soins de la vue, soins de santé, soins dentaires et cotisation équivalente au REER
• Outils de classe mondiale pour vous aider à réussir
• Culture d’entreprise agréable et dynamique

EN SAVOIR PLUS SUR NOUS

Chez AVI-SPL Canada Ltd., nous sommes fiers de nos valeurs fondamentales : tisser des liens, être des pionniers, s’approprier les projets, faire ce qui est juste, prospérer ensemble. Nous comptons les uns sur les autres pour offrir la meilleure solution à nos clients. Nous aimons ce que nous faisons, et chaque membre de notre équipe est essentiel à notre succès.

Nous nous efforçons de créer un milieu de travail où chacun est traité équitablement et avec respect, et où tous ont un accès égal aux occasions et aux ressources.

What You’ll Do

As an Operations Coordinator, you will support the Systems Integration leadership and office resources with a wide variety of assignments and tasks to support ongoing operation of the business.

Day-to-Day Responsibilities

• Provide support of internal projects for SIG office location through coordination with Operations, Service, Procurement and Finance departments.
• Interact with all internal office and field resource staff.
• Maintain current and acceptable process and procedures for all assigned tasks.
• Compile external and internal submittal documentation.
• Assist with project milestone tracking of team resource tasks.
• Assist Operations team with equipment procurement and tracking
• Submit returned material authorizations.
• Coordinate pick tickets with office warehouse teams.
• Ensure all closeout/as-built documentation is created and stored.
• Provide information for CSAT delivery.
• Assist Management in the change order process
• Other task assignments as required.

Must Haves

WHAT WE’RE LOOKING FOR

• Effectively communicate and interact with employees, clients, and colleagues and the ability to work effectively with all levels of the organization.
• Proficient with Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), Microsoft Project and Adobe Acrobat.
• Effectively manage time tasks to meet assignment objectives while adapting to change priorities.
• Excellent communication and interpersonal skills, both verbal and written.
• Strong organization skills and excellent attention detail.

Nice-to-Haves

• Demonstrated experience as an Operations Coordinator/Administrator in the Audio Visual, Construction, Technology or related industry.
• Accurately read and comprehend project documents.
• Minimum high school diploma or equivalent.

WHY YOU’LL LIKE WORKING HERE

• Robust onboarding plan including job shadowing
• Training and professional development opportunities
• On-site training and other learning opportunities
• Paid holidays, stat days, and flex days
• Competitive wages
• Medical benefits, including vision, health, dental and RRSP matching
• World class tools to help you succeed
• Enjoyable and dynamic company culture

Compensation

Pay Type

Min Base

Max Base

Salary

CAD $45,500.00

CAD $55,750.00

Actual compensation will be determined based on factors including skills, experience, qualifications, and location.

More About Us

At AVI-SPL Canada Ltd., we proudly boast our core values - build connections, be trailblazers, own it, do the right thing, thrive together. We rely on each other to deliver the best solution for our customers. We love what we do, and every member of our team is essential to our success.

We strive to create a work environment in which all individuals are treated fairly and with respect and have equal access to opportunities and resources.