Office & HR Assistant

Logix ITS Group; Montreal; On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

Logix ITS Group recherche un(e) assistant(e) de bureau et ressources humaines axé(e) sur les détails pour soutenir les activités administratives et RH. Les responsabilités incluent le soutien aux cadres, la gestion des opérations de bureau, le recrutement et l'intégration des nouveaux employés. Ce poste convient à une personne organisée, capable de gérer plusieurs tâches tout en maintenant le professionnalisme et la confidentialité.

Qualifications

• Minimum 1 an d'expérience en administration ou RH.
• Bilingue français et anglais, essentiel pour le poste.
• Capacité de travailler sous supervision minimale.

Responsibilities

• Soutenir les cadres et les gestionnaires dans leurs tâches.
• Gérer l'administration du bureau et coordonner les événements.
• Gérer le comité de santé et sécurité et les communications internes.

Skills

Gestion des priorités

Confidentialité

Organisation

Communication

Education

Études postsecondaires en ressources humaines ou administration

Job description

Logix ITS est un groupe d’entreprises qui crée des technologies innovantes et des solutions pour aider à résoudre les défis quotidiens liés à la sécurité et au stationnement. Nous sommes passionnés par la prévention de la vitesse excessive, la sauvegarde des vies et la simplification de l'expérience de stationnement. Depuis 1995, nous sommes devenus un fabricant de premier plan en matière de ralentissement du trafic, de technologie de guidage au stationnement et de logiciels de données sur la sécurité routière. Nous avons des bureaux au Canada, aux États-Unis, au Mexique et en Inde.

Chez Logix ITS, nous contribuons à améliorer le bien-être de millions de personnes qui circulent sur les routes et se garent dans les parkings du monde entier. Notre passion pour l'amélioration du bien-être s'étend naturellement à la vie de chacun de nos employés, car nous les aidons à investir en eux-mêmes, dans leurs connaissances et dans leurs compétences.

Nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) de Bureau et RH fiable et axé(e) sur les détails pour soutenir à la fois les fonctions administratives du bureau et les activités des ressources humaines. Ce rôle comprend le soutien aux cadres, la gestion du bureau, le recrutement, l’intégration des nouveaux employés, les initiatives en santé et sécurité, ainsi que les communications internes. Le ou la candidat(e) idéal(e) s’épanouit dans un environnement dynamique, fait preuve d’une grande organisation et excelle dans la gestion de multiples tâches tout en maintenant la confidentialité et le professionnalisme.

Responsabilités Principales :

Soutien aux Cadres et aux Gestionnaires :

• Coordonner les arrangements de voyage de l’équipe de direction et aider à la soumission des rapports de dépenses.
• Aider les cadres et les gestionnaires à organiser des réunions d’équipe et des événements internes / externes.
• Appuyer diverses tâches et mandats ponctuels selon les besoins.

Administration du Bureau :

• Accueillir les visiteurs de manière professionnelle et chaleureuse.
• Répondre à la ligne téléphonique générale.
• Participer à l’organisation, à la propreté et à la sécurité du bureau, coordonner les déménagements, les achats et les livraisons de fournitures et d’équipement.
• Gérer les fournitures et les collations de bureau.
• Coordonner les repas ou événements au bureau, au besoin.
• Organiser les opérations et les procédures du bureau, notamment la gestion de l’information, les systèmes de classement, les demandes de fournitures et les autres services administratifs.
• Numériser des documents financiers.
• Effectuer les tâches postales, y compris le traitement du courrier / colis entrant et sortant, ainsi que l’envoi de documents de garantie de produits.
• Saisir des données, nettoyer les bases de données et participer à des projets spéciaux pour les RH et / ou les finances.
• Superviser la gestion et le réapprovisionnement de la petite caisse, conformément aux procédures de l’entreprise.
• Effectuer des courses générales au besoin.
• Appuyer les RH dans les tâches préliminaires de recrutement.
• Aider à l’intégration des nouveaux employés en préparant les trousses de bienvenue, en installant les postes de travail et en effectuant d'autres tâches connexes.

Comité de Santé et Sécurité :

• Gérer le comité de santé et sécurité : coordonner les inspections, les formations, mettre à jour les politiques et procédures, signaler les incidents, promouvoir la sécurité et la conformité au travail, et effectuer d’autres tâches connexes.
• Coordonner et animer les réunions régulières de santé et sécurité.
• Gérer les plans et exercices d’évacuation.
• Gérer tous les aspects du bulletin interne de l’entreprise, y compris les réunions, la coordination du contenu et la révision.
• Aider les RH à maintenir et mettre à jour les dossiers des employés.
• Appuyer les initiatives visant à renforcer le moral des employés.
• Aider les autres départements à vérifier et à corriger les données, au besoin.
• Maintenir une stricte confidentialité des renseignements sur les employés.
• Créer ou mettre à jour les politiques, procédures et organigrammes de l’entreprise, selon les besoins.
• Appuyer les comités internes de l’entreprise dans diverses tâches.
• Minimum 1 an d’expérience en administration / RH
• Études postsecondaires en ressources humaines, administration des affaires ou domaine connexe
• Bilingue français et anglais, à l’oral comme à l’écrit
• La maîtrise de l’anglais est essentielle pour ce poste, car il implique des interactions fréquentes orales et écrites avec l’équipe de direction et les employés au Canada et aux États-Unis, ainsi que la préparation de documents et rapports en anglais.
• Attitude amicale, dynamique et à l’écoute
• Capacité démontrée à gérer plusieurs priorités
• Comportement professionnel
• Excellente attention aux détails, sens de l’organisation, gestion efficace du temps et aptitude à travailler en équipe
• Fiable, autonome et capable de mener des projets à terme avec une supervision minimale

Logix ITS souscrit au principe d’égalité d’accès à l’emploi et s’engage à offrir un environnement de travail dynamique et inclusif à tous ses employés.

Adjoint / adjointe aux ressources humaines

Coordonnateur(trice) RH - HR Coordinator

Coordinateur de bureau et RH / Facilities & HR Coordinator

Coordonnateur(trice) des ressources humaines / Human Resources Coordinator

Coordonnateur(trice), Opérations RH - HR Operations Coordinator

Spécialiste des RH et de l'acquisition de talents - HR & Talent Acquisition Specialist

Coordonnateur, recrutement et opérations / Recruiting and Operations Coordinator