office assistant

Weaver Simmons; Northeastern Ontario; On-site; CAD 35,000 - 45,000; Full time

Job summary

Un cabinet d'avocats recherche un assistant administratif pour un poste permanent dans le secteur de l'immigration. Le candidat idéal doit avoir de solides compétences en communication écrite et orale, ainsi qu'une attention particulière aux détails. Une expérience de 7 mois à moins d'un an est requise et un certificat d'études d'un programme de 1 à 2 ans est essentiel. Des avantages comme un plan de soins dentaires, un plan de soins de santé et un régime enregistré d'épargne-retraite sont offerts.

Benefits

Plan de soins dentaires

Plan de soins de santé

Avantages en soins de la vue

Régime de retraite enregistré (RRSP)

Plan de partage des bénéfices différés (DPSP)

Qualifications

• Connaitre les tâches de saisie de données et de comptabilité de base.
• Être capable de travailler dans un environnement dynamique et rapide.
• Avoir de l'expérience en immigration est un atout.

Responsibilities

• Taper et corriger la correspondance et d'autres documents.
• Répondre aux demandes téléphoniques ou électroniques.
• Gérer les rapports et les fichiers électroniques.
• Préparer les factures et les dépôts bancaires.
• Effectuer des tâches de photocopie et de classement.

Skills

Gestion du temps

Orientation client

Excellente communication orale

Excellente communication écrite

Attention aux détails

Education

Certificat ou diplôme d'un programme de 1 à 2 ans

Tools

MS Word

MS Excel

MS PowerPoint

MS Outlook

MS Windows

Job description

Job Details

• Durée de l'emploi : Permanent
• Langue de travail : Anglais
• Heures de travail : 35 hours per week
• Education :
• Expérience :

Education

• College, CEGEP or other non-university certificate or diploma from a program of 1 year to 2 years

Work setting

• Law firm

Tasks

• Type and proofread correspondence, forms and other documents
• Receive and forward telephone or electronic enquiries
• Work on reports from manual or electronic files, inventories and databases
• Sort, process and verify applications, receipts and other documents
• Process incoming and outgoing mail manually or electronically
• Send and receive messages
• Perform basic bookkeeping tasks
• Prepare and format page presentation
• Compile data, statistics and other information
• Prepare invoices and bank deposits
• Provide general information to clients and the public
• Photocopy and collate documents for distribution, mailing and filing
• Conduct research
• Perform data entry
• File material in storage area
• Label files according to retention and disposal schedules
• Label, file and retrieve documents
• Locate and remove files requested
• Organize and schedule office work
• Store, update and retrieve financial data
• Process files and paperwork

Computer and technology knowledge

• MS Word
• MS PowerPoint
• MS Excel
• MS Outlook
• MS Windows
• Electronic mail

Area of work experience

• Immigration

Work conditions and physical capabilities

• Fast-paced environment
• Attention to detail

Personal suitability

• Time management
• Client focus
• Excellent oral communication
• Excellent written communication

Screening questions

• Are you available to start on the date listed in the job posting?
• Are you willing to relocate for this position?
• Do you have experience working in this field?
• Do you live near the job location?

Experience

• 7 months to less than 1 year

Employment terms options

• Day

Health benefits

• Dental plan
• Health care plan
• Vision care benefits

Financial benefits

• Registered Retirement Savings Plan (RRSP)

Other benefits

• Deferred Profit Sharing Plan (DPSP)