Manager, Design-Build Business Operations

Groom & Associés / Associates; Kirkland; On-site; CAD 85,000 - 110,000; Full time

Job summary

Groom & Associés / Associates recherche un Gestionnaire, opérations commerciales – Design-Construction pour superviser le pipeline des ventes et les opérations associées. Vous assurez la traçabilité des affaires, coordonnez les départements et établissez des KPI, tout en soutenant la haute direction et les propriétaires.

Poste à temps plein, permanent, basé à Montréal/Kirkland. Expérience en gestion de projets et maîtrise d’Aspire ou CRM recommandées.

Qualifications

• Plus de 5 ans d’expérience en gestion des opérations commerciales.
• Gestion des flux de travail inter-départements.
• Élaboration de KPI, tableaux de bord et rapports.
• Maîtrise d’Excel et de Google Sheets.
• Expérience avec des CRM, ERP ou outils de gestion de projets.
• Expérience avec des propriétaires ou la haute direction est un atout.

Responsibilities

• Gérer les opérations des ventes et le pipeline.
• Assurer l’exactitude des occasions, propositions et étapes de vente.
• Suivre les KPI et le chiffre d’affaires prévu.
• Coordonner les transferts entre Ventes, Opérations, Comptabilité et Administration.
• Préparer les prévisions de ventes et fournir une visibilité sur les revenus.
• Veiller à la clôture des dossiers et transfert vers les ops.
• Organiser des réunions de suivi du pipeline.
• Améliorer continuellement le processus de vente.
• Superviser le flux de travail du Design-Construction.
• Maintenir le carnet de commandes et la charge de travail.
• Maintenir dashboard et reporting partagés.

Skills

Excel

Google Sheets

CRM systems

Communication skills

Project management

Stakeholder management

Tools

Aspire

CRM software

ERP software

Project management tools

Job description

Sales Operations & Pipeline Management

Gestionnaire, opérations commerciales – Design-Construction

Relève de : Propriétaires / Haute direction

Type d’emploi : Temps plein, permanent

Principales responsabilités

Gestion des opérations des ventes et du pipeline

• Assurer la gestion administrative et opérationnelle du pipeline des ventes du secteur Design-Construction.
• Veiller à ce que les occasions, les propositions, les suivis, les dates de conclusion prévues et les étapes du processus de vente soient exacts et à jour.
• Établir et suivre les indicateurs clés de performance (KPI), les taux de conversion, la valeur du pipeline, l’ancienneté des occasions et l’activité des représentants commerciaux.
• Tenir les membres de l’équipe des ventes responsables d’effectuer les suivis dans les délais requis et d’assurer une gestion rigoureuse des occasions.
• Préparer les prévisions de ventes et fournir à la direction une visibilité claire sur les travaux à venir et les revenus prévus.
• Effectuer le suivi des projets vendus afin de s’assurer que les contrats, dépôts, documents et exigences internes sont complétés avant le transfert aux opérations.
• Coordonner et/ou animer régulièrement les réunions de suivi du pipeline des ventes.
• Repérer les occasions qui stagnent et s’assurer que les mesures appropriées sont prises.
• Améliorer continuellement le processus de vente, de la demande initiale jusqu’à la signature du contrat.

Opérations commerciales – Design-Construction

• Superviser le flux de travail administratif des projets de Design-Construction, de la vente jusqu’à l’achèvement et à la facturation.
• Assurer des transferts clairs et uniformes entre les équipes des Ventes, des Opérations, des Comptabilité et de l’Administration.
• Effectuer le suivi de la mise en place des projets, de la documentation, de la préparation à la facturation, des changements aux contrats, des dépôts et des exigences de clôture.
• Maintenir une visibilité sur le carnet de commandes du secteur Design-Construction et la charge de travail à venir.

Gestion de la performance et rapports

• Élaborer et maintenir un tableau de bord pertinent pour le département Design-Construction.
• Établir des KPI mesurables couvrant les ventes, les opérations et la performance administrative.

Systèmes et amélioration des processus

• Devenir un utilisateur expert des systèmes opérationnels et CRM, notamment Aspire et les technologies connexes.
• Élaborer, documenter et améliorer continuellement les procédures et les procédures opérationnelles normalisées (PON) du département.
• Identifier les flux de travail inefficaces, peu clairs ou incohérents et mettre en œuvre des solutions.
• Mettre en place des processus pratiques, mesurables et faciles à suivre pour les employés.

Coordination de l’équipe et responsabilisation

• Assurer la supervision opérationnelle et établir une structure claire pour les fonctions liées aux ventes et à l’administration du secteur Design-Construction.
• Établir des attentes, des échéanciers et des procédures de suivi clairs.
• Effectuer des suivis réguliers auprès des membres de l’équipe concernant les tâches et éléments en suspens.
• Soutenir les représentants commerciaux tout en veillant au respect des processus et des indicateurs requis.
• Coordonner les activités entre les départements afin de résoudre les problèmes avant qu’ils ne deviennent des goulots d’étranglement.

Soutien aux clients et aux parties prenantes externes

• Participer aux communications avec les clients lors de situations complexes ou nécessitant une intervention de niveau supérieur.
• Communiquer de manière professionnelle avec les clients commerciaux, les représentants municipaux et les autres parties prenantes externes.
• Veiller à ce que les engagements pris envers les clients soient correctement documentés et communiqués à l’interne.

Leadership et soutien à la haute direction

• Agir à titre de partenaire opérationnel de confiance auprès des propriétaires et de la haute direction.
• Transformer des idées, problèmes ou priorités peu définis en plans d’action structurés.
• Effectuer des analyses et des recherches afin d’appuyer les décisions de la direction.
• Maintenir une visibilité sur les éléments importants en suspens et veiller à ce que les suivis appropriés soient effectués.

Expérience et qualifications

• Plus de 5 ans d’expérience en gestion des opérations commerciales, opérations des ventes, opérations commerciales, contrôle de projets, administration de la construction ou dans un domaine connexe.
• Expérience antérieure dans la gestion de flux de travail complexes impliquant plusieurs départements ou parties prenantes.
• Expérience dans l’élaboration de KPI, de tableaux de bord et de rapports de gestion.
• Excellente maîtrise d’Excel et de Google Sheets.
• Expérience avec des logiciels CRM, ERP ou de gestion de projets.
• Une expérience dans les secteurs de l’aménagement paysager, de la construction, de l’ingénierie, de l’architecture, de la promotion immobilière ou dans tout autre secteur axé sur les projets constitue un atout important.
• Une expérience de travail directe avec des propriétaires ou des membres de la haute direction constitue un atout.
• Excellentes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.