Logistics Coordinator

Westgroupe; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 52,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

Développement professionnel

Congés de Noël supplémentaires

Montures et verres gratuits

Remboursement frais transport

Assurance maladie/dentaire/ILD et vie

Événements sociaux

Jusqu’à 5 jours maladie

Télétravail hybride (3 jours bureau /

Job summary

WestGroupe cherche un Coordinateur Logistique pour superviser l’expédition et le dédouanement, travaillant sous la direction de la Directrice des Relations fournisseurs. Vous gérerez les flux internationaux, les retours et les contraintes régulatoires pour les grandes enseignes, en veillant à l’expédition conforme et à temps.

Parfaite maîtrise des exigences SH et des procédures douanières, vous assurerez un soutien logistique transversal avec les transitaires et les équipes internes, tout en

Qualifications

• Baccalauréat ou équivalent fortement souhaité.
• Certifications CITT et/ou CIFFA considérées comme un atout.
• Minimum de 3 ans d’expérience dans le transport international ou coordination logistique import‑export.
• Connaissance du Système harmonisé (SH) et des règles d’import/export.
• Connaissance Canada/USA/EU/UK Customs est un plus.
• Maîtrise d’outils informatiques (MS Outlook, Word, Excel).

Responsibilities

• Demander et examiner les devis de transitaires.
• Fournir les renseignements nécessaires à l’exactitude des documents d’expédition.
• Faire le suivi des expéditions par voie aérienne, maritime, routière et par messagerie.
• Trouver des solutions pour retards d’expédition.
• Pré‑auditer les factures et connaissements avant l’expédition.
• Fournir les codes SH pour les articles export/import.
• Remplir les documents de dédouanement et informer le transitaires.
• Résoudre les erreurs de documents avec le transitaire.
• Informer les brokers et assurer la conformité OTIF.

Skills

Bilingue FR/EN

MS Outlook

Excel

Organisation avancée

Résolution de problèmes

Education

Baccalauréat ou équivalent fortement souhaité

Tools

MS Outlook

Word

Excel

Job description

Voyez -vous travailler pour une entreprise familiale qui se concentre sur le bien‑être de ses employés? Si vous êtes à la recherche de nouveaux défis dans un environnement chaleureux et dynamique avec plusieurs bénéfices, WestGroupe est la place pour vous !

WestGroupe offre:

• Opportunités de développement professionnel
• Congés supplémentaires pendant les vacances de Noël
• des montures optiques et verres gratuites
• Bonis de référence
• Assurance maladie, dentaire, ILD et vie
• Plusieurs événements sociaux tout au long de l’année
• Jusqu’à 5 jours de maladie/personnel par année
• Télétravail (3 jours au bureau & 2 jours à la maison – après formation)
• Un entrepôt propre et climatisé

Coordonnateur Logistique

Rôle

Le coordonnateur logistique relève directement de la directrice des relations fournisseurs. Son rôle est de s’assurer que la logistique, l’expédition, la livraison et le dédouanement répondent aux normes de l’entreprise et respectent les exigences légales des groupes PGA, CBP et CBSA. Ce poste implique la gestion des besoins logistiques des grandes enseignes de distribution et des grandes surfaces, en garantissant le strict respect des guides d’acheminement des distributeurs, des normes de conformité des fournisseurs, du traitement des commandes EDI, de la planification des rendez‑vous et des emballages/étiquetages spécifiques afin d’éviter les refacturations et de garantir des livraisons à temps.

Principales responsabilités

• Demander et examiner les devis de plusieurs transitaires
• Fournir à l’équipe de logistique des fournisseurs les renseignements nécessaires à l’exactitude des documents d’expédition
• Faire le suivi des expéditions en transit par voie aérienne, maritime, routière et par messagerie.
• Trouver des solutions en cas de retard d’expédition.
• Vérifier les factures commerciales, les listes de colisage et les connaissements avant l’expédition.
• Trouver les bons codes SH pour les nouveaux articles PLV/POS importés et exportés aux États‑Unis et au Canada.
• Remplir les documents nécessaires au dédouanement et fournir les renseignements au transitaire.
• Résoudre toute erreur de document avec le transitaire.
• Fournir au transitaire des images et la composition des produits en transit, en cours de contrôle douanier.
• Résoudre tout problème de livraison.
• Négocier un crédit avec le transitaire en cas d’erreurs d’expédition.
• Créer des réclamations pour les envois perdus et assurer le suivi auprès de l’agent pour garantir le paiement.
• Collaborer avec l’équipe de réception pour s’assurer de la réception de tous les envois dans les délais, participer à la priorisation des commandes et contribuer à la résolution des problèmes rencontrés lors de l’expédition.
• Soumettre et vérifier les documents d’exportation pour les envois retournés.
• Informer les transitaires des erreurs de déclaration en douane et demander la nouvelle soumission des documents.
• Facturation et distribution des envois internationaux

Les candidats doivent avoir

• Baccalauréat ou équivalent fortement souhaité
• Certifications CITT et/ou CIFFA considérées comme un atout
• Minimum de 3 ans d’expérience dans le transport international de marchandises ou en coordination logistique import‑export
• Expérience préalable en transport de marchandises (un atout)
• Connaissance du Système harmonisé de désignation et de codification des marchandises (SH) requise
• Connaissance à jour des règles et réglementations internationales en matière d’import/export maritime et aérien
• Expérience des douanes du Canada, des États‑Unis, de l’UE et du Royaume‑Uni (un atout)
• Excellentes aptitudes organisationnelles et de résolution de problèmes, avec une approche analytique
• Maîtrise des outils informatiques (MS Outlook, Word, Excel)
• Capacité de gérer plusieurs tâches simultanément
• Capacité de prioriser et d’organiser efficacement son travail
• Grand souci du détail
• Expérience en gestion de fournisseurs de logistique tiers
• Capacité d’interpréter et d’appliquer des instructions complexes
• Habitué à travailler dans un environnement dynamique et exigeant
• Excellente connaissance des portails fournisseurs des grandes surfaces, des guides d’acheminement, de la planification des livraisons, de la conformité de l’étiquetage des palettes et de la prévention des refacturations pour livraison à temps et en attente (OTIF).

Do you see yourself working for a family‑operated business that focuses on the wellbeing of their employees? If you are looking for new challenges in a warm and dynamic environment with multiple benefits, then WestGroupe is the place for you!

Logistics Coordinator

Role

The Global Logistics Coordinator will report directly to the Supplier Relations & Logistics Manager. Overseas daily international freight logistics while ensuring cross‑border shipments strictly comply with import regulations, tariff classifications, and customs entry requirements across major global markets, including CBSA, EU, HMRC, CBP. This position is responsible for managing major big‑box retailers, mass merchant logistics requirements ensuring strict adherence to retailer routing guides, vendor compliance standards, EDI order fulfillment, appointment scheduling, and specialized packaging/labeling to eliminate chargebacks and ensure on‑time delivery.

Key Responsibilities

• Request and review quotes from multiple freight forwarders.
• Provide supplier logistics team with ship method and details for accurate details for shipping documents.
• Monitor shipments in transit via, air, ocean, truck, courier.
• Find solutions for any delayed shipments
• Pre‑audit commercial invoices, packing lists, and Bills of Lading prior to shipment departure.
• Find correct HTS codes for new POP.POS items importing & export to USA & Canada.
• Fill out necessary paperwork for customs clearance and provide details to broker.
• Resolve any document errors with customs broker.
• Provide broker with images, material content for products in transit under review by customs.
• Resolve any delivery issues.
• Negotiate credit with freight forwarder for shipping errors.
• Create claims for lost shipments and follow up with agent to ensure we receive payment.
• Work with receiving team to ensure all shipments are received in a timely manner, assist with prioritizing receiving orders and assist in resolving any issues found in the shipment.
• Submit and verify export documents for returning shipments.
• Notify brokers of post entry errors and request resubmission of documents to customs.
• Invoicing and distribution of international shipments

Successful candidates will have

• Bachelor’s Degree or equivalent experience highly preferred
• CITT and/or CIFFA certifications considered an asset
• Minimum 3 Plus years of international freight forwarding experience or working in a logistics import coordinator.
• Previous Freight Forwarding Experience is an asset
• Current knowledge of international ocean/ air import/Export rules and regulations
• Canada, USA, EU, UK Customs experience is an asset
• Knowledge of harmonized classification is required
• Strong organizational and problem‑solving skills with analytic approach
• Strong knowledge of computer skills (MS Outlook, Word, Excel)
• Ability to multitask.
• Ability to prioritize and organize work effectively.
• Strong attention to detail
• Experience in managing third‑party logistics providers
• Ability to interpret and act upon complex instructions
• Accustomed to working in a fast‑paced, dynamic environment
• Strong working knowledge of big‑box retailer vendor portals, routing guides, delivery scheduling, pallet labeling compliance, and OTIF chargeback prevention.