Laboratory Administrative Assistant (Adjoint(e) administratif(ve) de laboratoire)

EMSL Canada, Inc.; Quebec; Hybrid; CAD 25,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Supplemental benefits

Paid time off

Job summary

EMSL Canada, Inc. in Saint-Laurent, QC is seeking a Laboratory Administrative Assistant to support the laboratory manager and analysts. The role oversees shipping, receiving, distributing and logging in of samples, and acts as liaison with clients.

You will handle data entry, reporting and invoicing, ensure timely final reports to clients, and assist with inquiries by phone, email, and in person. The position offers full-time hours, Monday to Friday, with benefits.

Qualifications

• High School diploma or GED or equivalent.
• Experience in administration, data entry and customer service.
• Proficient in MS Office and strong communication skills.
• Ability to communicate in French and English.
• Capacity to work in a high-volume environment.
• Able to stand and sit for varying periods and lift up to 25 lbs.

Responsibilities

• Receive environmental samples and enter Chain of Custody into LIMS.
• Verify documents for incoming samples for completeness and accuracy.
• Quality control samples to ensure integrity.
• Coordinate shipping, receiving, processing and administration.
• Generate reports and invoices; input data for client reports.
• Ensure timely communication of results to clients.

Skills

MS Office

Bilingual English/French

Excellent communication

Administrative experience

Data entry

Customer service

Multitasking

Time management

Education

High School diploma or GED

Tools

LIMS system

Job description

Job Details

Job Location: Montreal, QC H4T 1A6

Position Type: Full Time

Salary Range: $22.00 - $22.00 Hourly

ESML is seeking a Laboratory Administrative Assistant in Saint-Laurent, QC. This is an administrative support position for the laboratory manager and the analysts. It will oversee the shipping, receiving, distributing, and logging in of samples.

Essential Duties and Responsibilities

• Receive environmental samples and enter Chain of Custody into LIMS system
• Review paperwork for all incoming samples to ensure completeness and correctness
• Quality control of samples to ensure sample integrity
• Transfer samples based on priority to appropriate custody locations
• Coordinate and perform sample-related activities, including shipping and receiving, processing and administration
• Generate reports, invoices, and enter data produced by analysts into the computer system for the production of the final, client ready report
• Ensure the final report is prepared and that the results are reported to the client in a timely manner
• Assist with internal and external client questions via phone, e-mail, and in person
• Act as a liaison between clients and laboratory staff
• Other responsibilities as deemed necessary by the manager

Fonctions et responsabilités essentielles

• Réceptionner les échantillons environnementaux et saisir la chaîne de traçabilité dans le système LIMS.
• Vérifier que les documents de tous les échantillons entrants sont complets et exacts.
• Contrôler la qualité des échantillons afin d'assurer leur intégrité.
• Transférer les échantillons par ordre de priorité vers les lieux de conservation appropriés.
• Coordonner et réaliser les activités liées aux échantillons, notamment l'expédition, la réception, le traitement et l'administration.
• Générer des rapports et des factures, et saisir les données produites par les analystes dans le système informatique pour la production du rapport final destiné au client.
• S'assurer que le rapport final est préparé et que les résultats sont communiqués au client dans les délais impartis.
• Répondre aux questions des clients internes et externes par téléphone, courriel et en personne.
• Assurer la liaison entre les clients et le personnel du laboratoire.
• Autres responsabilités jugées nécessaires par le responsable.

Qualifications

• High School diploma or GED equivalent
• Authorization to work in the United States indefinitely and without restriction or sponsorship
• Experience in administration, data entry, and customer service
• Proficient in MS Office
• Excellent communication skills with the ability to interact professionally with clientele
• Ability to communicate in French and English required
• Ability to work in a high volume environment
• Ability to stand and sit for various lengths of time
• Ability to lift up to 25lbs.
• Effective time management, organizational skills, and ability to multi-task and prioritize with minimal assistance

Exigences

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent.
• Autorisation de travailler aux États-Unis de façon permanente, sans restriction ni parrainage.
• Expérience en administration, saisie de données et service à la clientèle.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Excellentes compétences en communication et capacité d'interagir professionnellement avec divers interlocuteurs Clientèle
• Capacité à communiquer en français et en anglais requise
• Capacité de travailler dans un environnement à fort volume d'affaires
• Capacité de se tenir debout et assis pendant des périodes variables
• Capacité de soulever jusqu'à 11 kg (25 lb)
• Gestion efficace du temps, sens de l'organisation et capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément et à établir des priorités avec un minimum d'aide

Available Shift

Position is full-time, Monday to Friday 9:00 a.m. to 5:30 p.m.

Horaire disponible: Poste à temps plein, du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h 30

Benefits

• EMSL Canada offers supplemental benefits and paid time off.
• EMSL Canada offre des avantages sociaux et des congés payés.

Equal Opportunity Employer

EMSL Canada is an equal opportunity employer

EMSL Canada adhère au principe de l'égalité d'accès à l'emploi.