Intake Coordinator

College Of Early Childhood Educators; Toronto; Remote; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

The College of Early Childhood Educators is seeking an Intake Coordinator to manage incoming information related to professional regulation. This 9-month contract role involves communication with various parties, detailed case management, and requires a college diploma along with relevant experience in a regulatory environment. The position supports the College’s commitment to diversity and inclusion, with a remote-first work environment and competitive compensation package.

Benefits

Competitive compensation package

Remote-first work environment

Commitment to diversity and inclusion

Qualifications

• 1-3 years’ experience performing similar duties, ideally in a regulatory environment.
• Knowledge of the Early Childhood Educators Act, 2007 and the Ontario childcare system.
• Flexibility to work well independently and in a team.

Responsibilities

• Receive, process and triage incoming information related to RECEs.
• Prepare clear summaries for the Manager’s review.
• Conduct case management activities including opening and closing files.

Skills

Written communication

Listening skills

Time management

Resilience

Education

2-year college diploma

Tools

Microsoft Office Suite

Adobe Acrobat

Job description

Intake Coordinator

Contract: 9 months

The College of Early Childhood Educators (the College) supports high-quality early learning and care by regulating more than 65,000 members of the profession in the public interest, pursuant to the Early Childhood Educators Act, 2007. We are one of the largest self-regulatory bodies in Ontario and the diversity of our members as well as our employees reflects the diversity of the children and families to whom they provide care. Our Commitment to Anti-Racism informs how we work and is embedded in the culture of the College, where we continue to create and strengthen a workplace of inclusion and belonging.

We are seeking an organized and detail-oriented team player skilled at receiving, processing and triaging incoming information related to professional regulation matters. This position will also be communicating with impacted parties, advising on the statutory authority of the College, following-up to obtain clarification and assisting in identifying risk.

Reporting to the Manager, Intake and Resolutions, the key areas of responsibility are to:

• Receive, process and triage incoming information related to RECEs.
• Review information in accordance with Unit protocols. Identify risk, situations requiring the attention of the Manager to consider interim actions, and matters for file closure at intake.
• Follow-up with employers, complainants, the Ministry of Education, Police, Children’s Aid Societies, courts and other parties to obtain necessary information.
• Prepare a clear and concise summary of the initiating documents for the Manager’s review and consideration.
• Draft required correspondence and notifications.
• Address inquiries involving professional regulation matters from various parties.
• Perform case management activities including: opening and closing files, managing receipt of case documents, creating and organizing electronic files, updating the case management system and preparing reporting on trends and emerging issues.
• Receive, process, triage and collect information related to unauthorized practice.

Qualifications

• 2-year college diploma.
• 1-3 years’ experience performing similar duties, ideally in a regulatory environment.
• Knowledge of theEarly Childhood Educators Act, 2007, the Ontario childcare system and/or education.
• Flexibility to work well independently and in a team in an environment with changing priorities.
• Written communication skills to prepare detailed and accurate case summaries and documentation.
• Listening, verbal communication and relationship building skills to communicate with a variety of parties to collect and provide information related to professional regulation matters.
• Resilience, tact and diplomacy to communicate with individuals on sensitive matters in a respectful and culturally appropriate manner.
• Professional judgment to ensure that information disclosed is appropriate and to maintain neutrality towards all cases/ issues encountered in the role.
• Time management and attention to detail to prepare accurate summaries of case files and ensure that all disclosure/case documentation is completed within required timelines.
• Demonstrated experience with Microsoft Office Suite and Adobe Acrobat.

The College encourages applications from members of underrepresented and equity deserving groups.

The College is committed to providing accommodation. If you require accommodation, please contact us and we will work with you to meet your needs.

We have a remote-first work environment, and we offer a competitive compensation package.

Please submit your cover letter and resume by June 30, 2025.We thank all applicants, however, only those considered for an interview will be contacted.

Submit your resume here: Website

French version to follow below.

Coordonnateur(trice) de réception

Contrat de neuf mois

Conformément à la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance, l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance (l’Ordre) appuie la prestation de services d’apprentissage et de garde des jeunes enfants de haute qualité en réglementant plus de 65000membres de la profession dans l’intérêt du public. Nous sommes l’un des plus grands organismes d’autoréglementation en Ontario, et la diversité de nos membres - et de nos employés - reflète celle des enfants et des familles dont ils ont la charge. Notre engagement envers l’antiracisme guide notre façon de travailler et fait partie intégrante de la culture de l’Ordre, qui poursuit sa mission de créer et de consolider un milieu de travail favorisant l’inclusion et l’appartenance.

Nous sommes à la recherche d'un collaborateur* rigoureux, capable de recevoir, de traiter et de trier l'information reçue relative aux questions de réglementation professionnelle. Le titulaire de ce poste communiquera également avec les parties concernées, les conseillera sur le pouvoir statutaire de l’Ordre, effectuera un suivi pour obtenir des précisions et les aidera à cerner les risques.

Relevant du/de la chef, Réception et résolution des plaintes, le/la titulaire assumera titulaire du poste assumera les principales responsabilités suivantes :

• Recevoir, traiter et trier l'information reçue concernant les EPEI.
• Examiner l'information conformément aux protocoles de l'unité. Déterminer les risques, les situations nécessitant l'attention du chef pour qu'il envisage des mesures provisoires, et traiter les questions relatives à la fermeture du dossier au stade de la réception.
• Assurer le suivi auprès des employeurs, des plaignants, du ministère de l'Éducation, de la police, des sociétés d'aide à l'enfance, des tribunaux et des autres parties pour obtenir les renseignements nécessaires.
• Préparer un résumé clair et concis des documents initiaux aux fins d'examen et de considération par le chef d’équipe.
• Rédiger la correspondance et les avis requis.
• Répondre aux demandes de renseignements relatives aux dossiers de réglementation professionnelle provenant de diverses parties.
• Effectuer des activités de gestion des cas, notamment : ouvrir et fermer les dossiers, gérer la réception des documents, créer et organiser des fichiers électroniques, mettre à jour le système de gestion des cas et préparer des rapports sur les tendances et les nouveaux enjeux.
• Recevoir, traiter, trier et collecter des informations relatives à l’exercice non autorisé de la profession.

Qualifications

• Diplôme collégial de deux ans.
• De une à deux années d’expérience dans des fonctions similaires, idéalement dans le domaine réglementaire
• Connaissance de la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance et du système de garde/éducatif de l’Ontario.
• Flexibilité pour bien travailler de façon autonome et en équipe dans un environnement aux priorités changeantes.
• Aptitudes à la communication écrite pour préparer des résumés de cas et des documents détaillés et exacts.
• Aptitudes à l'écoute, à la communication orale, et compétences relationnelles pour communiquer avec diverses parties afin de recueillir et fournir des renseignements relatifs à la réglementation professionnelle.
• Résilience, tact et diplomatie pour communiquer avec les autres de manière respectueuse et culturellement appropriée sur des questions délicates.
• Jugement professionnel pour s'assurer que l'information divulguée est appropriée et pour respecter la neutralité de tous les cas et enjeux traités dans l'exercice de ses fonctions.
• Gestion du temps et sens du détail pour préparer des résumés précis des dossiers et s'assurer que toute la documentation à l’appui est prête dans les délais requis.
• Expérience confirmée de la suite Microsoft Office et Adobe Acrobat.

L’Ordre encourage les membres des groupes dignes d'équité à présenter leur candidature.

L’Ordre s’engage à prendre des mesures d’adaptation. Si tel est votre cas, veuillez communiquer avec nous et nous ferons en sorte de satisfaire vos besoins.

Nous offrons un environnement de travail à distance et une rémunération compétitive avec des avantages sociaux.

Veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre CV sur notre site Web avant le 30 juin 2025.Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour le poste. Nous ne communiquerons toutefois qu’avec ceux ayant été retenus pour une entrevue.

*Remarque : Dans ce texte, le masculin générique englobe tous les genres.