HR Specialist (ESS)

Actalent; Montreal; Hybrid; CAD 45,000 - 49,000; Full time

Job summary

A leading engineering firm in Montreal is seeking an Employee Service Specialist to provide exceptional service regarding payroll, benefits, and employment queries. The role offers hybrid working arrangements, with a focus on employee engagement and satisfaction. Ideal candidates will have a Bachelor’s degree, be bilingual in English and French, and possess at least 3 years of customer service or HR experience. Competitive compensation packages available.

Benefits

Performance bonus

Paid time off

RRSP benefits

Qualifications

• Minimum 3 years professional experience in a customer service and/or HR-related position.
• Professional experience explaining and administering employee benefit plans.
• Ability to communicate effectively and provide proper follow-up.

Responsibilities

• Ensure employees are educated in benefits.
• Respond to and resolve questions pertaining to pay and vacation accrual.
• Coordinate tuition reimbursement process.

Skills

Bilingual - English and French

Customer service experience

Problem-solving

Proficiency in payroll

Education

Bachelor's degree

Tools

PeopleSoft

Job description

Actalent is hiring an Employee Service Specialist for a permanent role in our Montreal engineering center (Saint-Laurent) offering hybrid flexibility (1 day / week remote).

The HR Specialist - Employee Service Specialist (ESS) is responsible for ensuring Actalent's engineering employees and consultants throughout Canada receive exceptional service in all areas of requests including payroll, benefits, PTO, and general employment questions. The ESS is the main point of contact for employees, serving as the primary liaison with them back to Actalent's onboarding, payroll, human resources, internal partners, and corporate benefits teams. This position is open due to growth and offers strong career advancement potential and remote / work-from-home flexibility (Fridays remote) if local to our Saint-Laurent office (555 Bd Dr.-Frederik-Philips Saint-Laurent, QC H4M 2X4).

Essential Functions :

1. Ensure all employees are educated in benefits.
2. Respond to and provide timely resolution to questions pertaining to pay, travel, vacation accrual, and other employment questions.
3. Communicate termed employees to payroll team to ensure they are off-boarding properly.
4. Assist payroll team with timecard collection, manager approval, and communication to internal partners and employees.
5. Manage the Unemployment Process to include claims and hearings.
6. Partner with our Worker’s Compensation team, Unemployment Representatives, HR for FLMA, STD, LOA process.
7. Audit PTO packages if applicable.
8. Assist with immigration questions and follow up as needed.
9. Update PeopleSoft system with employee information as needed.
10. Coordinate tuition reimbursement process.
11. Actively seek opportunities to increase employee engagement / satisfaction.
12. Communicate all personnel changes, promotion, termination, to appropriate partners and update systems as needed.

Minimum Education / Abilities / Skills

• Bachelor's degree is preferred.
• Bilingual - English and French required.
• Minimum 3 years professional experience in a customer service and / or HR-related position.
• Professional experience explaining and administering employee benefit plans, PTO / vacation packages required.
• Proficiency in payroll, onboarding, employee service and / or HR related tasks desired.
• Ability to communicate effectively and provide proper follow-up with employees.
• Ability to organize, problem-solve and determine priorities necessary.
• Initiative, ability to work independently and self-assign tasks and projects strongly desired.
• Well-versed in explaining and administering employee benefits.

Additional Compensation / Benefits

• 45,000-$49,000 CAD starting base pay, $4,000 CAD annual performance bonus potential, 18 days paid time-off (vacation / personal), 8 paid holidays, RRSP, M / D / V benefits [REFCR2023]

Description du poste

Actalent embauche un spécialiste du service aux employés pour un poste permanent à son centre d'ingénierie de Montréal (Saint-Laurent), offrant une flexibilité hybride (télétravail d'une journée par semaine).

Le spécialiste du service aux employés (SSÉ) est chargé de s'assurer que tous les employés et consultants en ingénierie d'Actalent partout au Canada reçoivent un service exceptionnel pour toutes les demandes, y compris la paie, les avantages sociaux, les congés payés et les questions générales sur l'emploi. Le SSE est le principal point de contact pour les employés et assure la liaison principale avec les équipes d'intégration, de paie, des ressources humaines, des partenaires internes et des avantages sociaux d'Actalent. Ce poste est ouvert en raison de la croissance et offre un fort potentiel d'avancement professionnel ainsi qu'une flexibilité de télétravail (télétravail le vendredi) si le poste est situé à notre bureau de Saint-Laurent (555, boulevard Dr.-Frederik-Philips, Saint-Laurent, QC H4M 2X4).

Fonctions essentielles :

1. S'assurer que tous les employés sont formés aux avantages sociaux.
2. Répondre et résoudre rapidement les questions relatives à la paie, aux déplacements, à l'accumulation de vacances et autres questions liées à l'emploi. Communiquer les renseignements sur les employés nouvellement embauchés à l'équipe de la paie afin d'assurer leur départ dans les meilleures conditions.
3. Aider l'équipe de la paie dans la collecte des feuilles de temps, l'approbation des gestionnaires et la communication aux partenaires internes et aux employés.
4. Gérer le processus d'indemnisation du chômage, y compris les demandes d'indemnisation et les audiences.
5. Collaborer avec notre équipe d'indemnisation des accidents du travail, les représentants du chômage et les RH pour les processus FLMA, STD et LOA.
6. Vérifier les dossiers de congés payés, le cas échéant.
7. Participer aux questions d'immigration et assurer le suivi nécessaire.
8. Mettre à jour le système PeopleSoft avec les renseignements sur les employés, si nécessaire.
9. Coordonner le processus de remboursement des frais de scolarité.
10. Chercher activement des occasions d'accroître l'engagement et la satisfaction des employés.
11. Communiquer tout changement de personnel, promotion ou licenciement aux partenaires concernés et mettre à jour les systèmes si nécessaire.

Formation / Aptitudes / Compétences minimales

• Baccalauréat souhaité.
• Bilingue (anglais et français) requis.
• Minimum de 3 ans d'expérience professionnelle dans un poste lié au service à la clientèle et / ou aux RH.
• Expérience professionnelle dans l'explication et l'administration des régimes d'avantages sociaux, des congés payés et des vacances requise. Maîtrise de la paie, de l'intégration, du service aux employés et / ou des tâches liées aux RH souhaitée.
• Capacité de communiquer efficacement et d'assurer un suivi adéquat auprès des employés.
• Capacité d'organisation, de résolution de problèmes et d'établissement des priorités.
• Initiative, autonomie et auto-attribution des tâches et des projets fortement souhaitées.
• Maîtrise de l'explication et de la gestion des avantages sociaux.

Rémunération / Avantages supplémentaires

• Salaire de base initial de 45 000 $ à 49 000 $ CA, prime de rendement annuelle potentielle de 4 000 $ CA, 18 jours de congés payés (vacances / personnels), 8 jours fériés payés, REER, avantages sociaux pour les aînés, les personnes handicapées et les personnes handicapées.