HR Specialist

AVI-SPL Canada; Ottawa; On-site; CAD 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Medical benefits, including vision and

Vision and dental coverage

Paid holidays, flex time and vacation

Enjoyable and dynamic company culture

Training and professional development

Job summary

AVI-SPL Canada in Ottawa is seeking an HR Specialist to support the full employee lifecycle, from hire to exit. The role partners with employees and managers to maintain records, ensure compliance, and foster a productive workplace.

Strong communication, organization, and attention to detail are essential in a fast-paced environment. This role includes day-to-day HR operations, French translation for communications, recruitment coordination, HR reporting, and system administration.

Qualifications

• 2–4 years of Human Resources experience.
• Bilingual (French and English) with strong written, verbal, and reading proficiency in both languages.
• Excellent organizational skills with strong attention to detail and accuracy.
• Demonstrated ability to maintain strict confidentiality and handle sensitive matters with discretion.
• Ability to effectively work in a high-volume environment.
• Clear and professional communication skills.
• Strong knowledge of employee lifecycle processes, including onboarding, transfers, and offboarding.
• Proficient in Microsoft applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Responsibilities

• Support day-to-day human resources operations, ensuring smooth execution of processes.
• Provide French translation support for communications and documents.
• Play a significant role in full-cycle recruitment, including posting, sourcing, coordinating interviews, and offers.
• Manage requisitions, coordinate interviews, and facilitate candidate communications.
• Serve as a subject matter expert for recruitment platform administration and user support.
• Provide comprehensive administrative support across all HR areas.
• Contribute to initiatives that enhance the employee experience.
• Maintain up-to-date employee records in the HR system, ensuring policy compliance.
• Prepare and analyze HR reports.
• Respond to employee inquiries regarding forms, policies, and procedures.
• Participate in HR projects and process improvements.
• Foster positive employee relations and escalate issues when appropriate.
• Perform additional tasks to support the team and adapt to evolving priorities.

Skills

HR experience

Bilingual (French/English)

Organizational skills

Confidentiality

High-volume environment

Onboarding and offboarding

Education

Bachelor’s Degree in HR

Tools

Microsoft Office

Job description

QUI SOMMES-NOUS

AVI-SPL est un fournisseur de solutions de transformation numérique qui révolutionne la manière dont les personnes et la technologie interagissent afin d’améliorer les expériences, de créer de la valeur ajoutée et de permettre aux organisations de prospérer et de croître. Nous sommes le plus important fournisseur de solutions technologiques de collaboration, parmi lesquelles figurent nos services gérés primés.

Who We Are

AVI-SPL is a digital enablement solutions provider who transforms how people and technology connect to elevateexperiences,create new value, and enableorganizations to thrive and grow. We are the largest provider of collaboration technology solutions, which include our award-winning managed services. Our highly certified industry experts and innovation leaders share a vision to help people work smarter and live better. Our success starts with our people; and a workplace that champions culture and belonging ensures we grow and thrive together.

QUI SOMMES-NOUS

AVI-SPL est un fournisseur de solutions de transformation numérique qui révolutionne la manière dont les personnes et la technologie interagissent afin d’améliorer les expériences, de créer de la valeur ajoutée et de permettre aux organisations de prospérer et de croître. Nous sommes le plus important fournisseur de solutions technologiques de collaboration, parmi lesquelles figurent nos services gérés primés. Nos experts hautement certifiés et nos chefs de file en innovation partagent la même vision : aider les gens à travailler plus intelligemment et à mieux vivre. Notre succès repose avant tout sur nos employés; et un milieu de travail qui valorise la culture d’entreprise et le sentiment d’appartenance nous permet de grandir et de prospérer ensemble.

What You'll Do

The HR Specialist is responsible for supporting the full employee experience, from hire to exit, ensuring processes run smoothly and in alignment with company policies. This role serves as a trusted partner to employees and managers, helping to maintain accurate records, ensure compliance, and foster a positive and productive workplace. The position requires strong communication, organizational skills, and attention to detail, as well as the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.

Day-To-Day Responsibilities

• Support day-to-day human resources operations, ensuring smooth execution of processes that align with company standards and initiatives.
• Provide French translation support for communications, including employee announcements, policy documents, employment offers, organizational updates, presentations, etc. ensuring accuracy, consistency, and alignment with corporate messaging.
• Play a significant role in the full-cycle recruitment process, including job posting creation, candidate sourcing, interview coordination and offer preparation.
• Act as a key partner in the recruitment process by managing requisitions, coordinating interviews and facilitating candidate communications.
• Serve as the Subject Matter Expert for the recruitment platform, providing system administration, user support, training, and guidance to hiring managers.
• Provide comprehensive administrative support across all areas of human resources.
• Contribute to initiatives that enhance the overall employee experience.
• Maintain accurate and up-to-date employee records within the human resources system, ensuring compliance with company policies and procedures.
• Prepare and analyze human resources reports.
• Respond to employee inquiries regarding forms, policies, and procedures.
• Participate in human resources projects and process improvements, contributing ideas to enhance efficiency and employee satisfaction.
• Foster positive employee relations, serving as a resource for questions and escalating issues when appropriate.
• Perform additional tasks, responsibilities, and projects needed to support the team and organization, ensuring flexibility in adapting to evolving priorities and objectives.

VOS RESPONSABILITÉS

Le spécialiste des ressources humaines est chargé d’accompagner l’ensemble du parcours des employés, de l’embauche au départ, en veillant à ce que les processus se déroulent sans heurts et conformément aux politiques de l’entreprise. Titulaire de ce poste, vous agirez en tant que partenaire de confiance auprès des employés et des gestionnaires, en contribuant à la tenue de dossiers précis, en assurant la conformité et en favorisant un milieu de travail positif et productif. Ce poste exige de solides compétences en communication et en organisation, un souci du détail, ainsi que la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.

Responsabilités Quotidiennes

Appuyer les opérations quotidiennes des ressources humaines en veillant au bon déroulement des processus, conformément aux normes et aux initiatives de l’entreprise. Fournir un soutien à la traduction en français pour les communications, notamment les annonces destinées aux employés, les documents de politique, les offres d’emploi, les mises à jour organisationnelles, les présentations, etc., en garantissant l’exactitude, la cohérence et l’alignement avec le message de l’entreprise. Jouer un rôle important dans l’ensemble du processus de recrutement, y compris la rédaction des offres d’emploi, la recherche de candidats, la coordination des entrevues et la préparation des offres d’emploi. Agir à titre de partenaire clé dans le processus de recrutement en gérant les demandes de recrutement, en coordonnant les entrevues et en facilitant les communications avec les candidats. Agir à titre d’expert en la matière pour la plateforme de recrutement, en assurant l’administration du système, le soutien aux utilisateurs, la formation et l’accompagnement des gestionnaires d’embauche. Fournir un soutien administratif complet dans tous les domaines des ressources humaines. Contribuer aux initiatives visant à améliorer l’expérience globale des employés. Tenir à jour les dossiers des employés de manière précise et actualisée dans le système des ressources humaines, en veillant au respect des politiques et des procédures de l’entreprise. Préparer et analyser les rapports relatifs aux ressources humaines. Répondre aux demandes des employés concernant les formulaires, les politiques et les procédures. Participer aux projets liés aux ressources humaines et à l’amélioration des processus, en proposant des idées visant à accroître l’efficacité et la satisfaction des employés. Favoriser des relations positives avec les employés, en servant de ressource pour répondre aux questions et en transmettant les problèmes aux échelons supérieurs lorsque cela est nécessaire. Accomplir les tâches, assumer les responsabilités et mener à bien les projets supplémentaires nécessaires pour soutenir l’équipe et l’organisation, en faisant preuve de souplesse pour s’adapter l’évolution des priorités et des objectifs.

WHAT WE’RE LOOKING FOR

• 2-4 years Human Resources experience
• Bilingual (French and English) with strong written, verbal, and reading proficiency in both languages
• Excellent organizational skills with strong attention to detail and accuracy.
• Demonstrated ability to maintain strict confidentiality and handle sensitive matters with discretion
• Ability to effectively work in a high volume, fast-paced environment
• Clear and professional communication skills
• Strong knowledge of employee lifecycle processes, including onboarding, transfers, and offboarding.
• Proficient in Microsoft applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Nice-To-Haves

• Bachelor’s Degree (BA/BS) in Human Resources, Business or related field preferred
• Familiarity with labor laws and employment compliance requirements.
• Experience working in a global or multi-location organization.

Compétences Indispensables

• 2 à 4 ans d’expérience en ressources humaines
• Bilingue (français et anglais) avec une excellente maîtrise de l’écrit, de l’oral et de la lecture dans les deux langues
• Excellentes compétences organisationnelles, avec un grand souci du détail et de la précision.
• Capacité avérée à respecter une confidentialité stricte et à traiter les dossiers sensibles avec discrétion
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement à fort volume et au rythme soutenu
• Compétences en communication claires et professionnelles
• Solide connaissance des processus liés au cycle de vie des employés, y compris l’intégration, les mutations et le départ.
• Maîtrise des applications Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Atouts

• Diplôme de premier cycle (BA/BS) en ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe – un atout
• Connaissance de la législation du travail et des exigences en matière de conformité en matière d’emploi.
• Expérience de travail au sein d’une organisation internationale ou comptant plusieurs sites.

Physical Requirements

• Primarily seated work at a computer workstation.
• Occasional standing and walking.
• Frequent use of computer and phone equipment.
• Occasionally lift and/or move up to 10 pounds.
• Climate-controlled office environment.
• Reasonable accommodations may be made to enable qualified individuals with disabilities to perform the essential functions of this role.

WHY YOU’LL LIKE WORKING HERE

• Medical benefits, including vision and dental
• Paid holidays, flex time and vacation
• Enjoyable and dynamic company culture
• Training and professional development opportunities

POURQUOI VOUS AIMEREZ TRAVAILLER CHEZ NOUS

• Avantages sociaux en matière de soins de santé, y compris les soins de la vue et les soins dentaires
• Jours fériés payés, horaires flexibles et congés annuels
• Culture d’entreprise agréable et dynamique
• Possibilités de formation et de perfectionnement professionnel

More About Us

All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, pregnancy, sexual orientation, gender identity, national origin, age, protected veteran status, disability status, or membership in any other group protected by federal, provincial, or local law.

AVI-SPL reserves the right to alter work hours and work location as necessary. Work hours may vary based on client requirements and may include travel to various locations in support of the account.

EN SAVOIR PLUS SUR NOUS

Toutes les candidatures admissibles seront prises en considération sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, de grossesse, d’orientation sexuelle, d’identité de genre, d’origine nationale, d’âge, de statut de vétéran protégé, de handicap ou d’appartenance à tout autre groupe protégé par la législation fédérale, provinciale, ou locale.

AVI-SPL se réserve le droit de modifier les heures de travail et le lieu de travail au besoin. Les heures de travail peuvent varier en fonction des exigences des clients et peuvent inclure des déplacements vers divers endroits dans le cadre de la gestion du compte.