Head of Property & Corporate Services

Groom & Associés / Associates; Montreal; On-site; CAD 145,000; Full time

Job summary

Une institution bancaire internationale recherche un Responsable Immobilier et Services Généraux pour son bureau à Montréal. Vous serez chargé de coordonner les projets immobiliers, superviser les services généraux, et garantir la conformité réglementaire. Le poste offre un salaire compétitif, des bonus, et des avantages sociaux.

Benefits

5 semaines de vacances

Avantages sociaux

Qualifications

• Minimum de 6 ans d’expérience dans un environnement similaire.
• Expérience en gestion d’installations et projets immobiliers.
• Certification LEED est un atout.

Responsibilities

• Coordonner les projets immobiliers et gérer les achats non liés aux TI.
• Responsable de la gestion des installations et supervision des fournisseurs.
• Définir des indicateurs de performance (KPI) en coordination avec les équipes PCS.

Skills

Gestion d'équipe

Communication orale et écrite

Connaissance des systèmes CVAC

Gestion de la facturation

Education

Baccalauréat ou équivalent

Job description

Titre : Responsable Immobilier et Services Généraux

Salaire : 145 000 $ par an + bonus de 15 à 20 % + 5 semaines de vacances + avantages sociaux

Lieu : Centre-ville de Montréal, Québec

Note : Des déplacements occasionnels à Toronto seront requis, environ une fois par trimestre.

Notre client est une institution bancaire et financière internationale, avec des divisions en Amérique, en Europe, en Asie et au Moyen-Orient. Il s’agit de leur premier bureau au Canada, et une croissance exponentielle est prévue.

Le ou la Responsable Immobilier et Services Généraux (PCS) coordonne les projets immobiliers (acquisition, cession, rénovations) avec les équipes PCS de New York et Paris. Il / elle gère également les achats non liés aux TI ainsi que le Secrétariat corporatif (délégations de pouvoirs).

Il / elle est responsable du bon fonctionnement et de la supervision de l’ensemble des services liés à l’immobilier et aux services généraux, incluant notamment : la gestion des installations, les services généraux de bureau, les achats non-TI, les services de courrier et de messagerie, la sécurité, la gestion des projets de rénovation incluant la coordination avec les consultants externes, et la gestion du programme d’assurances.

Le / la gestionnaire supervise un employé interne junior ainsi que plusieurs fournisseurs externes de biens et services (construction, entretien, nettoyage, services alimentaires, mobilier, sécurité, etc.).

• Superviser l’équipe PCS, fixer les objectifs, contribuer aux évaluations de fin d’année, etc.
• Superviser les activités des unités sous sa responsabilité directe et participer aux réunions pertinentes.
• Préparer les budgets d’immobilisation et de fonctionnement liés aux bureaux et services.
• Gérer les installations de bureau à Montréal et Toronto, incluant les espaces sous-loués : couverture d’assurance, obligations locatives, facturation et paiements des sous-locataires, supervision des travaux et relocalisations, entretien des infrastructures critiques et systèmes de sécurité.
• Organiser et coordonner les réaménagements et les déménagements internes ainsi que les nouvelles installations dans le respect des échéanciers et budgets.
• Diriger les initiatives d’approvisionnement du département en coordination avec l’équipe d’approvisionnement global (GSP) et le service juridique pour les appels d’offres et contrats.
• Gérer les contrats fournisseurs du département et mettre en place des alertes liées aux échéances (augmentations prévues, options de résiliation, extension / réduction, etc.).
• Assurer la sécurité physique des employés et des locaux.
• Gérer les systèmes d’accès électronique et de vidéosurveillance ainsi que l’émission des cartes d’accès.
• Maintenir un contrôle d’inventaire rigoureux pour les actifs immobilisés, formulaires et fournitures.
• Conclure des contrats pour les services d’entretien, de construction et de bureau à des prix compétitifs.
• Suivre les dépenses avec les finances, établir des prévisions et fournir des rapports réguliers à la direction.
• Agir à titre de coordonnateur du plan de continuité des activités (PCA) pour le département PCS, organiser le plan de reprise avec les membres de l’équipe et mettre à jour l’évaluation des impacts sur les activités.

Qualité et contrôle :

• Veiller à la conformité des locaux avec les règlements locaux et nationaux en matière de construction, d’occupation, de sécurité et de sûreté.
• Définir des indicateurs de performance (KPI) en coordination avec les équipes PCS de New York, Paris et la direction locale.
• Effectuer des contrôles sur la gestion des factures, veiller à la bonne exécution des commandes et au bon déroulement des paiements.
• Formaliser et assurer le suivi de la qualité des services rendus par les fournisseurs externes.

Autres responsabilités :

• Tenir à jour les politiques et procédures du département PCS.
• Servir de liaison avec l’équipe PCS à Paris pour les projets immobiliers.
• Exercer ses fonctions de gestionnaire en supervisant l’ensemble du personnel du département.

Qualifications requises :

• Baccalauréat ou équivalent.
• Minimum de 6 ans d’expérience dans un environnement similaire.
• Formation en ingénierie – connaissances requises des systèmes CVAC (HVAC).
• Expérience en gestion d’équipe.
• Maîtrise de la gestion de la facturation : suivi des commandes, exécution, livraison et paiements.
• Expérience en gestion d’installations, services généraux ou projets immobiliers.
• Connaissances des stratégies immobilières en lien avec les objectifs organisationnels, conception, mise en œuvre et évaluation de programmes liés aux installations physiques, à l’accessibilité, à l’environnement, etc.
• Certification LEED est un atout.
• Bonne compréhension des systèmes MEP des bâtiments et des processus de construction.
• Connaissance des pratiques de location de bureaux et de négociation de contrats.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et en français (le poste implique de collaborer avec des clients et collègues anglophones).

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Seuls les candidats retenus seront contactés.

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