Gestionnaire des opérations et du service client

Clinique Femina; Montreal; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Une clinique médicale à Montréal est à la recherche d'un gestionnaire des opérations et du service client. Le candidat idéal aura une expérience dans le domaine médical et sera responsable de l'optimisation des opérations administratives, de la comptabilité et de l'amélioration de l'expérience client. Ce poste à temps plein offre un environnement dynamique et un salaire concurrentiel.

Benefits

Salaire concurrentiel

Journées maladies

Vacances selon ancienneté

Contribution REER par employeur

Qualifications

• Expérience minimale de 3 à 5 ans dans le domaine de la santé.
• Maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit).
• Expérience en service à la clientèle souhaitée.

Responsibilities

• Gérer, optimiser et superviser les opérations administratives.
• Gérer le cycle comptable complet.
• Assurer la satisfaction des patient(e)s et des partenaires.

Skills

Leadership inspirant

Organisation

Communication claire

Adaptabilité

Education

Diplôme en administration

Formation en comptabilité

Tools

Suite Office

Logiciel comptable (Sage 50)

Dossier médical électronique (DME)

Job description

Située au cœur du Quartier Latin, la Clinique médicale Fémina poursuit la mission d'accompagner les femmes dans leur autonomie reproductive et de leur donner du pouvoir dans leurs choix et ce depuis 35 ans.

Notre mission est donc de favoriser l'accès aux interruptions de grossesse et à la contraception (consultation médicale, pose et retrait de stérilets et d'implants contraceptifs, vasectomie).

Nous partageons des valeurs communes, soit l'empathie, la collaboration, le plaisir, l'honnêteté, la ponctualité et le respect.

Nous sommes aujourd'hui à la recherche d'une personne polyvalente pouvant soutenir la direction et mener les opérations administratives (comptabilité, RH, fournisseurs et immobilisation) et cléricales (service client, secrétariat) en assurant la constance dans l'exécution des processus afin de contribuer à l'excellence de nos services.

Rôles et fonctions générales

Les priorités du rôle tournent autour de quatre axes, soit le rendement opérationnel et comptabilité, l'expérience employées et médecins, l'expérience client et la gestion des installations.

Rendement opérationnel

La ou le gestionnaire des opérations et du service client gère, optimise et supervise les opérations de l'équipe administrative et de la clinique.

Cela implique :

• De bien cerner les différents processus cléricaux, administratifs et la trajectoire patient(e) afin d'identifier et de combler les lacunes d'exécution et identifier les occasions d'apporter des améliorations.
• De suivre et de produire des statistiques par rapport aux services afin d'adapter notre offre.
• D'assurer la gestion efficace de la comptabilité interne et évaluer les sources d'optimisation :
• Gérer le cycle comptable complet : comptes à recevoir, comptes à payer, conciliations bancaires, paie, taxes de vente (TPS / TVQ), DAS et CNESST
• Effectuer les écritures de clôture de période et les ajustements comptables nécessaires
• Assurer le suivi des comptes à recevoir, des dépôts bancaires et des subventions (ex. CIUSSS)
• Assurer le suivi des obligations fiscales et la préparation des documents requis pour les impôts
• Préparer le dossier de fin d'année pour la firme comptable externe
• Produire les états financiers internes (intermédiaires) et les transmettre au comité de direction selon les échéances établies
• Participer à l'analyse des données financières : repérer les écarts, tendances ou anomalies.

Expérience employé(e)s et médecins

La ou le gestionnaire des opérations et du service client devra, par son leadership et son expertise, être une référence et une influence positive pour les employé(e)s et les médecins en termes de processus RH, de gestion d'horaires et de formation.

Cela implique :

• De gérer les processus d'embauche de l'équipe cléricale, l'accueil, la formation et l'intégration ainsi que l'évaluation de la performance.
• D'être responsable du dossier rémunération et avantages sociaux des employées (paie, vacances, maladies, REER, relevé d'emploi, CNESST).
• Produire l'horaire du personnel clérical et assurer le suivi de l'assiduité.
• Mener des initiatives pour solliciter l'engagement des employés de l'équipe administrative en collaboration avec la direction.
• Assurer un suivi serré de l'horaire dans le DME afin qu'il soit inscrit de façon hebdomadaire, qu'il concorde avec l'horaire produit et qu'il soit rempli
• Être une référence pour les employé(e)s et les médecins par rapport au DME

Expérience client(e)s et partenaires

La ou le gestionnaire des opérations et du service client a à cœur la satisfaction des patient(e)s et des partenaires / fournisseurs et veille à mettre les éléments en place pour y répondre.

Cela implique :

• D'évaluer la qualité du service à la clientèle et implanter des mesures d'amélioration.
• Examiner les plaintes et les incidents et se référer aux ressources appropriées pour résoudre la situation.
• Gérer les communications internes et externes de la clinique.

Gestion des installations

La ou le gestionnaire des opérations et du service client collabore avec la direction et les partenaires externes pour répondre et appréhender les besoins de la clinique.

Cela concerne notamment :

• Les besoins informatiques (parc informatique, téléphonie, Internet, système d'alarme, site Internet).
• Les besoins d'entretien et de maintenance des locaux et du mobilier.

Le titulaire du poste doit aussi être en mesure d'exécuter toute autre tâche connexe compatible avec la fonction.

Compétences et attitudes

• Leadership inspirant, inclusif et rassembleur
• Bonnes capacités de travail d'équipe, de collaboration et capacité d'écoute
• Organisation et bon sens des priorités
• Bonne capacité d'adaptation et fortes habiletés en gestion de changements
• Capacité à faire face à de nouveaux défis, bonne capacité d'apprentissage
• Aptitudes à faire preuve d'initiative, de jugement, de résolution de problèmes et de prise de décision
• Bonnes compétences de communication : claire et empathique
• Travailler avec rigueur et précision, faire attention aux détails et respecter les procédures et les échéances
• Intérêt dans la formation continue, à se tenir à jour et à maintenir un niveau d'expertise qui fait de cette personne une référence
• Professionnalisme exemplaire

Exigences académiques

• Détenir un diplôme d'études collégiales ou universitaires en administration, ET
• Incluant formation en comptabilité ET
• Expérience dans le domaine médical OU
• Forte combinaison de diplomation et d'expérience compatible

Connaissances et expérience

• Expérience dans le domaine de la santé (minimum 3-5 ans)
• Connaissance d'un dossier médical électronique (DME) (MYLE un atout)
• Connaissance et maîtrise de la suite Office (Outlook, Word, Excel)
• Connaissance logiciel comptable (Sage 50 un atout)
• Connaissance de la plateforme Employeur D (un atout)
• Connaissance de Wordpress (un atout)
• Maîtrise de la langue française et anglaise (oral et écrit), 3e langue un atout

Conditions

• Salaire concurrentiel
• Poste à temps complet : 5 jours / semaine
• Du lundi au vendredi, de jour (horaire variable entre 8h et 16h45) et selon les besoins
• Journées maladies
• Vacances selon ancienneté
• Contribution REER par employeur
• Période de probation de trois mois

Transmission et informations

Vous pouvez nous transmettre votre CV à. Les entrevues se tiendront dès que possible. Veuillez nous partager vos disponibilités. Des références seront demandées.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Formation et expérience complémentaires

• DEC (Souhaité)
• Service à la clientèle : 1an (Souhaité)
• Anglais (Souhaité)

Lieu du poste

En présentiel