Finance and Office Support I

Comtech; Gatineau; Hybrid; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

A global technology company in Gatineau is seeking a Finance and Office Support I to assist in the accounting process, maintain purchase orders, and support administrative functions. The ideal candidate will have at least 5 years of similar experience and be bilingual in English and French. This hybrid position offers a dynamic work environment and requires proficiency in ERP systems and Excel.

Qualifications

• 5 years' experience in a similar role.
• Must be bilingual in English and French.
• Experience with ERP systems and advanced MS Excel skills.

Responsibilities

• Assist in the accounting process by verifying and entering AP invoices into the ERP system.
• Maintain purchase orders for non-inventory items in the ERP system.
• Prepare and process AP payments and liaise with vendors regarding invoices.

Skills

ERP Systems

MS Excel

Bilingual (English & French)

Education

High school diploma

Job description

Title : Finance and Office Support I

Department : Finance & Administration

Revision Date : 2 / 21 / 2025

Location : Gatineau, QC (Hybrid)

Level : S1

Company Overview

Responsibilities :

• Assisting in the accounting process by verifying and entering AP invoices into the ERP system (matching invoices to purchase orders and packing slips, GL coding and verification of vendor statements).
• Verifying, entering and maintaining purchase orders for non-inventory purchase items in the ERP system.
• Preparing and processing AP payments (checks and online payment).
• Liaising with the vendors in terms of invoices receipt, payment term and method of payments
• Sales Order R2 Summary upkeep (excel spreadsheet).
• Processing and sending Customer invoicing from the ERP system.
• Processing check deposits at the bank and reconciling AR payments in the ERP system.
• Oversee and coordinate office administrative procedures and review, evaluate and implement new procedures.
• Answering and transferring phone calls.
• Greeting visitors and directing them to the appropriate contact person.
• Responsible for the company’s mail and general couriers.
• Maintaining the kitchen area.
• Assist in various HR functions, such as employee data entry and filing.
• Administering and replenishing office and kitchen supplies when necessary.
• Coordinate employee’s submission and managers approval of timesheets.
• Generate timesheet reports and process biweekly payroll.
• Administer employee user access and various other functions involved in processing payroll.

Requirements :

Hybrid in office role (2-3 days / week).

Experience with ERP Systems and MS excel.

5 years’ experience in a similar role.

Language : Must be bilingual (English & French).

Qualifications :

High school diploma

Qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, disability protected veteran status or other characteristics protected by law.

Titre : Finances et soutien administratif I

Ministère : Finances et administration

Date de révision : 2 / 21 / 2025

Lieu : Gatineau, QC (hybride)

Niveau : S1

Vue d'ensemble de l'entreprise

Comtech Telecommunications Corp. est une société technologique mondiale de premier plan qui fournit des solutions de réseau terrestres et sans fil, des services d'urgence 9-1-1 de prochaine génération, des technologies de communications par satellite et spatiales et des capacités natives du cloud à des clients commerciaux et gouvernementaux du monde entier. Notre culture unique d'innovation et d'autonomisation des employés libère une passion implacable pour la réussite des clients. Avec de multiples installations situées dans des corridors technologiques à travers les États-Unis et dans le monde entier, Comtech tire parti de notre présence mondiale, de notre leadership technologique et de nos décennies d'expérience pour créer les solutions de communication les plus innovantes au monde. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter .

Responsabilités :

Aider au processus comptable en vérifiant et en saisissant les factures AP dans le système ERP (appariement des factures aux bons de commande et aux bordereaux d'expédition, codage GL et vérification des relevés des fournisseurs).

Vérifier, saisir et tenir à jour les bons de commande pour les articles autres que les stocks dans le système ERP.

Préparation et traitement des paiements AP (chèques et paiement en ligne).

Assurer la liaison avec les fournisseurs en ce qui concerne la réception des factures, la durée du paiement et le mode de paiement

Entretien sommaire de la commande R2 (feuille de calcul Excel).

Traitement et envoi de la facturation client à partir du système ERP.

Traitement des dépôts de chèques à la banque et rapprochement des paiements de RA dans le système ERP.

Superviser et coordonner les procédures administratives du bureau et examiner, évaluer et mettre en œuvre de nouvelles procédures.

Répondre et transférer des appels téléphoniques.

Accueillir les visiteurs et les diriger vers la personne de contact appropriée.

Responsable du courrier et des courriers généraux de l'entreprise.

Entretien de la cuisine.

Aider à diverses fonctions des RH, telles que la saisie et le classement des données des employés.

Administrer et réapprovisionner les fournitures de bureau et de cuisine au besoin.

Coordonner la soumission des employés et l'approbation des feuilles de temps par les gestionnaires.

Générez des rapports de feuilles de temps et traitez la paie bihebdomadaire.

Administrer l'accès des employés aux utilisateurs et diverses autres fonctions impliquées dans le traitement de la paie.

Exigences :

Hybride dans le rôle de bureau (2-3 jours / semaine).

Expérience avec les systèmes ERP et MS excel.

5 ans d'expérience dans un rôle similaire.

Langue : Doit être bilingue (anglais et français).

Qualifications requises :

Diplôme d'études secondaires

Les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans égard à la race, à la couleur, à la religion, au sexe, à l'origine nationale, au statut d'ancien combattant protégé par une déficience ou à d'autres caractéristiques protégées par la loi.