Facilities Coordinator

PCRecruiter - Recruitment Software & Applicant Tracking System; Montreal; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une entreprise de rénovation générale recherche un coordinateur d'installations pour gérer les demandes de services d'entretien et de réparation à travers le Canada. Le rôle nécessite des compétences en service clientèle en français et en anglais, avec un accent sur l'organisation et la réactivité. Le candidat idéal doit être capable de travailler de manière autonome tout en maintenant des normes élevées de satisfaction des clients.

Qualifications

• Compétences en service client en français et en anglais exigées.
• Facilité à apprendre de nouveaux logiciels.
• Capacité à coordonner des ressources et des activités.

Responsibilities

• Gérer les demandes de services d'entretien et de réparation.
• Traiter et documenter les demandes de service.
• Suivre les travaux en cours jusqu'à l'achèvement.

Skills

Service à la clientèle

Gestion du temps

Organisation

Travailler de manière autonome

Capacité à multitâcher

Tools

Excel

Outlook

Job description

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Our client, a general contractor focused on retail and commercial renovations, is seeking a Facilities Coordinator to join their growing team. The ideal candidate has excellent customer service skills and can work in French and English.

Job Summary

As a Service Coordinator, you will manage maintenance and repair service requests from retail and commercial clients across Canada. This role involves coordinating day-to-day activities to ensure efficient and cost-effective service delivery while minimizing client operational disruptions. The focus is on maintaining high standards of service quality and customer satisfaction.

Key Responsibilities

• Handle repair and maintenance requests, including emergencies.
• Process and document incoming service requests clearly and promptly.

• Analyze and troubleshoot requests to ensure the most suitable subcontractor is dispatched.
• Monitor and address feedback to mitigate potential issues, ensuring adherence to client terms and resolution timelines.
• Provide basic quotations for service calls

• Track and follow up on subcontractor work in progress until job completion.
• Coordinate schedules and provide regular updates to clients.

• Issue purchase orders to subcontractors.
• Process invoices from subcontractors and prepare invoices for clients.

• Responsible for finding new resources to help us maintain a competitive edge in the industry (nationally).

Qualifications and Skills

• Conversational French and fluent English- verbal and written
• Proficient knowledge of Excel and Outlook; ease of learning new software
• Ability to coordinate resources and day-to-day activities.
• Ability to multitask
• Strong organizational skills and the ability to work independently.
• Capable of handling multiple priorities.

Competencies

• Have a strong sense of urgency.
• Build partnerships and prioritize collaboration.
• Present information effectively and concisely.
• Be proactive and manage client expectations.

Notre client, un entrepreneur général spécialisé dans la rénovation de magasins et de locaux commerciaux, est à la recherche d'un coordinateur d'installations pour rejoindre son équipe en pleine croissance. Le candidat idéal possède d'excellentes compétences en matière de service à la clientèle et peut travailler en français et en anglais.
Résumé du poste

En tant que coordonnateur des installations, vous gérerez les demandes de services d'entretien et de réparation des clients commerciaux et de détail à travers le Canada. Ce rôle consiste à coordonner les activités quotidiennes afin d'assurer une prestation de services efficace et rentable tout en réduisant au minimum les perturbations opérationnelles des clients. L'accent est mis sur le maintien de normes élevées en matière de qualité du service et de satisfaction de la clientèle.

Principales responsabilités
- Traiter les demandes de réparation et d'entretien, y compris les urgences.
- Traiter et documenter les demandes de service entrantes de manière claire et rapide.
- Analyser et dépanner les demandes afin de s'assurer que le sous-traitant le plus approprié est envoyé.
- Surveiller et traiter les retours d'information afin d'atténuer les problèmes potentiels, en veillant à respecter les conditions du client et les délais de résolution.
- Fournir des devis de base pour les appels de service
- Assurer le suivi des travaux en cours des sous-traitants jusqu'à l'achèvement du travail.
- Coordonner les calendriers et fournir des mises à jour régulières aux clients.
- Émettre des bons de commande à l'intention des sous-traitants.
- Traiter les factures des sous-traitants et préparer les factures pour les clients.
- Il est chargé de trouver de nouvelles ressources pour nous aider à maintenir un avantage concurrentiel dans l'industrie (à l'échelle nationale).
Qualifications et compétences
- Conversation en français et anglais courant, à l'oral et à l'écrit.
- Connaissance approfondie d'Excel et d'Outlook ; facilité à apprendre de nouveaux logiciels.
- Capacité à coordonner les ressources et les activités quotidiennes.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
- Solides compétences organisationnelles et capacité à travailler de manière indépendante.
- Capacité à gérer des priorités multiples.
Compétences
- Avoir un sens aigu de l'urgence.
- Établir des partenariats et donner la priorité à la collaboration.
- Présenter les informations de manière efficace et concise.
- Être proactif et gérer les attentes des clients.