Executive Assistant – Order Execution Canada

Siemens Energy; Oakville; Hybrid; CAD 50,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

Competitive total rewards

Flexible work environment

Career growth opportunities

Diversity and inclusion focus

Job summary

Siemens Energy Canada seeks an Executive Assistant to support the Order Execution (OEX) team. You will coordinate calendars, prepare executive materials, and manage stakeholder communications to enable effective decision making.

The role requires fast-paced organization, discretion, and proficiency in PowerPoint, Outlook, Word, Excel and Teams, with the ability to interact with senior leaders and C-level executives. You will also handle event logistics and onboarding activities.

Qualifications

• Experience providing executive support and coordination in a fast-paced setting.
• Strong written and verbal communication across organizational levels.
• Ability to manage calendars, travel, and complex schedules.
• Proven track record handling confidential information with discretion.
• Proficient in Microsoft Office and presentation tools.

Responsibilities

• Coordinate priorities, meetings, and communications with stakeholders.
• Develop high-impact executive presentations and briefing materials.
• Organize team-building activities and engagement events.
• Track actions, deadlines, and ensure timely follow-up.
• Support onboarding and integration for new team members.

Skills

Executive support

Coordination

Stakeholder management

Presentation design

Multitasking

Discretion

Communication

Microsoft Office

Education

University degree

College diploma

Project/Business admin training

Tools

PowerPoint

Outlook

Word

Excel

Teams

Job description

A Snapshot of Your Day

This position provides executive, organizational, and coordination support to the Order Execution (OEX) Canadian organization within Grid Technologies.

A Snapshot of Your Day

This position provides executive, organizational, and coordination support to the Order Execution (OEX) Canadian organization within Grid Technologies. The role operates in a fast-paced, dynamic environment and works closely with OEX leadership, Project Managers, customers, global factory teams, and multiple internal and external stakeholders. The Executive Assistant will play an important role in supporting organizational effectiveness through executive coordination, stakeholder management, leadership and corporate communications, event organization, and the preparation of high-quality executive presentations. Beyond executive support, this role will contribute to making the OEX organization connected, collaborative, and cohesive, helping strengthen communication, employee engagement, and a positive working environment across the team. The position requires a proactive and highly organized professional who is comfortable managing multiple priorities and interacting with senior leaders and C-level executives across the organization.

How You’ll Make An Impact

• Provide comprehensive support to OEX leadership by coordinating priorities, meetings, and communication with stakeholders, while supporting initiatives to enhance collaboration, engagement, and cohesion within the team to ensure effective information flow and alignment with organizational priorities.
• Skilled in coordinating complex calendars, meetings, travel, and communications across multiple functions to support organizational priorities, ensuring timely follow-up on actions, commitments, and deadlines to maintain visibility and accountability.
• Proactively collaborate with leadership and team members to foster a positive, inclusive, and cohesive work environment by organizing team-building activities, recognition initiatives, engagement events, and coordinating internal and external organizational functions.
• Proven ability to develop high-impact executive presentations and briefing materials by consolidating information from multiple stakeholders, ensuring clear, concise, and visually compelling communication, while interacting professionally and confidently with senior leaders and C-level executives
• Skilled in managing event logistics and maintaining organizational tools such as trackers, reporting tools, and action lists to support seamless execution, communication, and follow-up activities.
• Proactively identify opportunities to enhance communication, collaboration, and administrative processes, supporting onboarding and integration activities to ensure new team members are effectively connected with the organization and its stakeholders, while handling confidential information with professionalism and sound judgment.

What You Bring

• Approximately 2–5 years of relevant professional experience in executive support, business coordination, project coordination, administration, communications, or a related role, complemented by a university degree, college diploma, or equivalent qualification in Business Administration, Management, Communications, Project Management, or a related field.
• Proven ability to thrive in a fast-paced, dynamic environment managing multiple priorities and stakeholders, with excellent written and verbal communication skills to effectively engage across organizational levels.
• Excellent organizational and time-management skills with the ability to prioritize and coordinate multiple activities simultaneously, coupled with proven stakeholder management skills and the ability to build effective relationships across functions and organizational levels.
• Proven ability to interact effectively with senior management and C-level executives, developing powerful, professional, and visually compelling presentations that translate complex information into clear messages for executive audiences, with strong proficiency in Microsoft PowerPoint, Outlook, Word, Excel, and Teams.
• Experience in planning and coordinating internal and external events, leadership meetings, and executive activities, with supporting leadership or corporate communications being highly desirable, complemented by strong interpersonal skills to foster teamwork, engagement, and a positive work environment.
• Proactive and resourceful mindset with the ability to anticipate needs, take initiative, and work independently, while demonstrating strong attention to detail and maintaining discretion with sensitive information; proficiency in French is considered an asset.

About The Team

Our Grid Technology division enables a reliable, sustainable, and digital grid. The power grid is the backbone of the energy transition. Siemens Energy offers a leading portfolio and solutions in HVDC transmission, grid stabilization and storage, high voltage switchgear and transformers, and digital grid technology. The Order Execution organization in Canada is responsible for the successful execution of major transformer and switchgear projects, working closely with customers, factories, engineering, logistics, finance, field service, and other functions throughout the project lifecycle. Our team values collaboration, open communication, accountability, and mutual support. This position will play an important role in helping us remain connected and cohesive as our organization continues to grow and evolve.

Who is Siemens Energy?

At Siemens Energy, we are more than just an energy technology company. With ~100,000 dedicated employees in more than 90 countries, we develop the energy systems of the future, ensuring that the growing energy demand of the global community is met reliably and sustainably. The technologies created in our research departments and factories drive the energy transition and provide the base for one sixth of the world's electricity generation. Our global team is committed to making sustainable, reliable, and affordable energy a reality by pushing the boundaries of what is possible. We uphold a 150-year legacy of innovation that encourages our search for people who will support our focus on decarbonization, new technologies, and energy transformation. Find out how you can make a difference at Siemens Energy: https://www.siemens-energy.com/employeevideo

Our Commitment to Diversity

Lucky for us, we are not all the same. Through diversity we generate power. We run on inclusion and our combined creative energy is fueled by over 130 nationalities. Siemens Energy celebrates character – no matter what ethnic background, gender, age, religion, identity, or disability. We energize society, all of society, and we do not discriminate based on our differences.

Pay Transparency

This job is based in Oakville, Burlington, Hamilton, or surrounding areas, Ontario. Siemens Energy offers a variety of benefits including health and wellness, paid time off and holiday pay. The base salary range for this position is $ 50,000 – $110,000, with a 5% annual bonus. Specific offers are determined by various factors, such as experience, skills, certifications, and other business needs. Employees typically do not start at the top of the range, though compensation depends on each individual’s qualifications. This position is for an Immediate Vacancy. We are actively seeking candidates to fill this role as soon as possible. Please note that the timeline for hiring may vary based on organizational needs and candidate availability.

Rewards

• Career growth and development opportunities
• Supportive work culture and a healthy work- life balance
• Flexible work environment with flex hours, telecommuting and digital workspaces.
• Competitive total rewards package
• Flexible benefits and savings programs
• Rewarding vacation entitlement with the opportunity to buy and sell vacation
• Parental leave
• Profit sharing
• Contribute to our social responsibility initiatives
• Diversity and inclusivity focused

Jobs & Careers

https://jobs.siemens-energy.com/jobs

Titre du poste

Assistant Exécutif – Exécution des Commandes Canada

Un aperçu de votre journée

Ce poste fournit un soutien exécutif, organisationnel et de coordination à l’organisation d’Exécution des Commandes (OEX) au Canada au sein des Technologies de Réseau. Le rôle opère dans un environnement dynamique et rapide et travaille en étroite collaboration avec la direction de l’OEX, les chefs de projet, les clients, les équipes de fabrication mondiales et de multiples parties prenantes internes et externes. L’Assistant Exécutif jouera un rôle important dans le soutien à l’efficacité organisationnelle grâce à la coordination exécutive, à la gestion des parties prenantes, aux communications de leadership et d’entreprise, à l’organisation d’événements et à la préparation de présentations exécutives de haute qualité. Au-delà du soutien exécutif, ce rôle contribuera à rendre l’organisation OEX connectée, collaborative et cohésive, aidant à renforcer la communication, l’engagement des employés et un environnement de travail positif au sein de l’équipe. Le poste nécessite un professionnel proactif et hautement organisé, à l’aise pour gérer plusieurs priorités et interagir avec des dirigeants seniors et des cadres de niveau C au sein de l’organisation.

Comment vous ferez une différence

Fournir un soutien complet à la direction de l’OEX en coordonnant les priorités, les réunions et la communication avec les parties prenantes, tout en soutenant les initiatives visant à améliorer la collaboration, l’engagement et la cohésion au sein de l’équipe pour garantir un flux d’informations efficace et un alignement avec les priorités organisationnelles. Compétent dans la coordination de calendriers complexes, de réunions, de voyages et de communications à travers plusieurs fonctions pour soutenir les priorités organisationnelles, en veillant à un suivi opportun des actions, des engagements et des délais pour maintenir la visibilité et la responsabilité. Collaborer proactivement avec la direction et les membres de l’équipe pour favoriser un environnement de travail positif, inclusif et cohésif en organisant des activités de renforcement d’équipe, des initiatives de reconnaissance, des événements d’engagement et en coordonnant des fonctions organisationnelles internes et externes. Capacité prouvée à développer des présentations exécutives à fort impact et des documents d’information en consolidant des informations provenant de multiples parties prenantes, en garantissant une communication claire, concise et visuellement convaincante, tout en interagissant de manière professionnelle et confiante avec des dirigeants seniors et des cadres de niveau C. Compétent dans la gestion de la logistique des événements et le maintien d’outils organisationnels tels que des tableaux de suivi, des outils de reporting et des listes d’actions pour soutenir l’exécution, la communication et les activités de suivi sans faille. Identifier proactivement des opportunités pour améliorer la communication, la collaboration et les processus administratifs, en soutenant les activités d’intégration et d’intégration pour garantir que les nouveaux membres de l’équipe soient efficacement connectés à l’organisation et à ses parties prenantes, tout en gérant des informations confidentielles avec professionnalisme et bon jugement.

Ce que vous apportez à l’entreprise

Environ 2 à 5 ans d’expérience professionnelle pertinente dans le soutien exécutif, la coordination des affaires, la coordination de projets, l’administration, les communications ou un rôle connexe, complété par un diplôme universitaire, un diplôme collégial ou une qualification équivalente en Administration des Affaires, Gestion, Communications, Gestion de Projet ou un domaine connexe. Capacité prouvée à prospérer dans un environnement dynamique et rapide en gérant plusieurs priorités et parties prenantes, avec d’excellentes compétences en communication écrite et verbale pour s’engager efficacement à travers les niveaux organisationnels. Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps avec la capacité de prioriser et de coordonner plusieurs activités simultanément, couplées à des compétences prouvées en gestion des parties prenantes et à la capacité de construire des relations efficaces à travers les fonctions et les niveaux organisationnels. Capacité prouvée à interagir efficacement avec la haute direction et les cadres de niveau C, en développant des présentations puissantes, professionnelles et visuellement convaincantes qui traduisent des informations complexes en messages clairs pour les audiences exécutives, avec une forte maîtrise de Microsoft PowerPoint, Outlook, Word, Excel et Teams. Expérience dans la planification et la coordination d’événements internes et externes, de réunions de leadership et d’activités exécutives, avec un soutien aux communications de leadership ou d’entreprise étant très souhaitable, complétée par de fortes compétences interpersonnelles pour favoriser le travail d’équipe, l’engagement et un environnement de travail positif. Mentalité proactive et ingénieuse avec la capacité d’anticiper les besoins, de prendre des initiatives et de travailler de manière autonome, tout en démontrant une forte attention aux détails et en maintenant la discrétion avec des informations sensibles ; la maîtrise du français est considérée comme un atout.

À propos de l’équipe

Notre division des Technologies de Réseau permet un réseau fiable, durable et numérique. Le réseau électrique est la colonne vertébrale de la transition énergétique. Siemens Energie offre un portefeuille et des solutions de premier plan en transmission HVDC, stabilisation et stockage de réseau, équipements de commutation haute tension et transformateurs, ainsi que technologie de réseau numérique. L’organisation d’Exécution des Commandes au Canada est responsable de l’exécution réussie de projets majeurs de transformateurs et d’équipements de commutation, travaillant en étroite collaboration avec les clients, les usines, l’ingénierie, la logistique, les finances, le service sur le terrain et d’autres fonctions tout au long du cycle de vie du projet. Notre équipe valorise la collaboration, la communication ouverte, la responsabilité et le soutien mutuel. Ce poste jouera un rôle important pour nous aider à rester connectés et cohésifs alors que notre organisation continue de croître et d’évoluer.

Qui est Siemens Energie ?

Chez Siemens Energie, nous sommes plus qu’une simple entreprise de technologie énergétique. Avec environ 100 000 employés dévoués dans plus de 90 pays, nous développons les systèmes énergétiques de demain, garantissant que la demande énergétique croissante de la communauté mondiale soit satisfaite de manière fiable et durable. Les technologies créées dans nos départements de recherche et nos usines propulsent la transition énergétique et constituent la base d’un sixième de la production mondiale d’électricité. Notre équipe mondiale s’engage à rendre l’énergie durable, fiable et abordable une réalité en repoussant les limites de ce qui est possible. Nous maintenons un héritage d’innovation de 150 ans qui encourage notre recherche de personnes qui soutiendront notre objectif de décarbonisation, de nouvelles technologies et de transformation énergétique. Découvrez comment vous pouvez faire une différence chez Siemens Energie : https://www.siemens-energy.com/employeevideo

Notre engagement envers la diversité

Heureusement pour nous, nous ne sommes pas tous les mêmes. Grâce à la diversité, nous générons de la puissance. Nous fonctionnons sur l’inclusion et notre énergie créative combinée est alimentée par plus de 130 nationalités. Siemens Energie célèbre le caractère – peu importe l’origine ethnique, le genre, l’âge, la religion, l’identité ou le handicap. Nous dynamisons la société, toute la société, et nous ne faisons pas de discrimination en fonction des différences.

Transparence salariale

Ce poste est basé à Oakville, Burlington, Hamilton ou dans les environs, Ontario. Siemens Energie offre une variété d’avantages, y compris la santé et le bien-être, des congés payés et des jours fériés. La fourchette de salaire de base pour ce poste est de 50 000 $ à 110 000 $, avec un bonus annuel de 5 %. Les offres spécifiques sont déterminées par divers facteurs, tels que l’expérience, les compétences, les certifications et d’autres besoins commerciaux. Les employés ne commencent généralement pas au sommet de la fourchette, bien que la rémunération dépende des qualifications de chaque individu. Ce poste est pour une Vacance Immédiate. Nous recherchons activement des candidats pour pourvoir ce rôle dès que possible. Veuillez noter que le calendrier de recrutement peut varier en fonction des besoins organisationnels et de la disponibilité des candidats.

Rétributions

• Opportunités de croissance et de développement de carrière
• Culture de travail soutenante et équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée
• Environnement de travail flexible avec heures flexibles, télétravail et espaces de travail numériques
• Forfait de rétributions total compétitif
• Programmes d’avantages et d’épargne flexibles
• Droit à des vacances gratifiantes avec la possibilité d’acheter et de vendre des vacances
• Congé parental
• Partage des bénéfices
• Contribuer à nos initiatives de responsabilité sociale
• Axé sur la diversité et l’inclusivité

Emplois et carrières

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