Executive assistant, global data office

Société Financière Manuvie; Toronto; Hybrid; CAD 47,000 - 79,000; Full time

Job summary

Une société financière de premier plan recherche un Assistant Exécutif pour soutenir les besoins administratifs des hauts dirigeants. Le candidat idéal aura une expérience significative en coordination, une maîtrise des applications MS Office, et sera capable de gérer efficacement des informations confidentielles. Ce poste offre un environnement de travail hybride, des possibilités de croissance professionnelle et un salaire compétitif aligné sur le marché.

Benefits

Assurance soins médicaux

Congés payés généreux

Qualifications

• 5+ ans d'expérience administrative requise.
• Capacité à prioriser les réunions et les demandes.
• Maîtrise de l'utilisation des applications MS Office.

Responsibilities

• Fournit un soutien administratif sophistiqué aux cadres.
• Coordonne des réunions internes et externes.
• Gère la correspondance et les informations confidentielles.

Skills

Coordination des activités

Communication

Utilisation de logiciels spécialisés

Education

Diplôme d'études associé ou équivalent

Tools

MS Office

Job description

The Executive Assistant supports both the SVP of Global Data Technology as well as the VP, Group Functions Data Office! Global Data Technology provides a full range of Data Technology services for Manulife globally enabling our ambition to be a Digital customer leader!

Position Responsibilities:

• Provides sophisticated administrative support for executives including the full management of calendars and meetings
• Applies specialized department software to generate reports, brochures, pamphlets, in-house publications, etc.
• Types and produces reports, letters, graphics, and other documents
• Handles routine correspondence as advised; may independently compose documents based on verbal direction and/or knowledge of company policy and procedures
• Assembles information for use in reports and meetings
• Coordinates all aspects of external and internal meetings
• Screens mail and telephone inquiries and directs these requests to the appropriate person, following up on replies if necessary
• Independently responds to questions and situations which arise during manager’s absence using discretion, judgment, and knowledge of department activities
• Investigates problems independently, determining method of research, data requirements, and analysis techniques
• Prepares reports and recommendations for management
• Sets up and maintains the filing system for assigned department, including confidential data, ensuring records are accurate and up-to-date
• May be responsible for the onboarding of new hires and contractors
• Ensures compliance with all quarterly security and compliance checks
• Troubleshoots and handles technical support for the team, including managing the ticket process with the help desk
• Assists in the development of PowerPoint presentations, including content and design
• Handles administrative projects and ensures the accurate and timely completion of tasks; projects may include research, correspondence, and/or other departmental work
• Captures information, tests for reasonableness, and analyzes data, potentially recommending changes and solutions to issues or problems
• Tracks expenses and invoices, ensuring payments are coded to the appropriate account; reports on monthly variances and researches discrepancies
• Coordinates and attends meetings, acting as a recorder of proceedings and coordinating follow-up actions
• Makes travel arrangements for department staff and processes related expenses
• Arranges function rooms, menus, and travel for large and small external meetings in accordance with company travel policies
• Trains and assists other administrative assistants and department staff in applying applications or department/company policies, procedures, and administrative systems
• Performs other duties as assigned, such as space planning, consulting time tracking, recordkeeping, maintaining office supplies, and managing invoice and purchasing activities
• Collaborates with others to ensure efficiency of administrative and support functions; may coordinate or collaborate on special projects or initiatives
• Mentors administrative support staff

Required Qualifications:

• Associate’s degree or equivalent
• 5+ years administrative experience

Preferred Qualifications:

• Proficiency with all MS Office applications, especially MS Outlook
• Experience prioritizing meetings, calls, and situations for executive review
• Strong activity coordination skills
• Proven ability in business partnering
• Service delivery efficiency

When you join our team:

• We’ll empower you to learn and grow the career you want.
• We’ll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words.
• As part of our distributed team, we’ll support you in crafting the future you want to see.

#LI-Hybrid

À propos de Manuvie et de John Hancock

La Société Financière Manuvie est un chef de file mondial des services financiers qui aide les gens à prendre leurs décisions plus facilement et à vivre mieux. Pour en apprendre plus à notre sujet, rendez vous à l’adresse www.manuvie.com.

Manuvie est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi

Chez Manulife/John Hancock nous valorisons notre diversité. Nous nous efforçons d’attirer, de perfectionner et de maintenir une main d'oeuvre qui est aussi diversifiée que nos clients, et de favoriser la création d’un milieu de travail inclusif qui met à profit la diversité de nos employés et les compétences de chacun. Nous nous engageons à assurer un recrutement, une fidélisation, une promotion et une rémunération équitables, et nous administrons toutes nos pratiques et tous nos programmes sans discrimination en raison de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, de la religion ou des croyances ou des convictions religieuses, du genre (y compris grossesse et affection liée à une grossesse), de l’orientation sexuelle, des caractéristiques génétiques, du statut d’ancien combattant, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, de l’état matrimonial, de la situation de famille, d’une invalidité ou de tout autre motif protégé par la loi applicable.

Nous nous sommes donné comme priorité d’éliminer les obstacles à l’accès égalitaire à l’emploi. C’est pourquoi un représentant des Ressources humaines collaborera avec les candidats qui demandent accommodement raisonnable pendant le recrutement. Tous les renseignements communiqués pendant le processus de demande d'accommodement seront stockés et utilisés conformément aux lois et aux politiques applicables de Manuvie. Pour demander une mesure d’accommodement raisonnable dans le cadre du recrutement, écrivez à [e-mail].

Région de référence du salaire

Toronto, Ontario

Modalités de travail

Hybride

L’échelle salariale devrait se situer entre

$47,250.00 CAD - $78,750.00 CAD

Si vous posez votre candidature à ce poste en dehors de la région principale, veuillez écrire à [e-mail] pour obtenir l’échelle salariale correspondant à votre région. Le salaire varie en fonction des conditions du marché local, de la géographie et de facteurs pertinents liés au poste telles les connaissances, les compétences, les qualifications, l’expérience et l’éducation ou la formation. Les employés ont également la possibilité de participer à des programmes de motivation et de toucher une rémunération incitative liée au rendement de l’entreprise et au rendement individuel.

Manuvie offre aux employés admissibles une vaste gamme d’avantages sociaux personnalisables, notamment une assurance soins médicaux, soins dentaires, santé mentale, soins de la vue, invalidité de courte et de longue durée, assurance vie et assurance DMA, assurance adoption, de maternité de substitution et de soins médicaux non urgents ainsi que des programmes d’aide aux employés et leur famille. Nous proposons également aux employés admissibles différents régimes d’épargne-retraite (y compris des régimes de rente et un programme international d’actionnariat assortie de cotisations patronales de contrepartie) ainsi que des ressources en matière d’éducation et de conseils financiers. Notre généreux programme de congés rémunérés au Canada comprend les jours fériés, les congés annuels, les congés personnels et les congés de maladie, et nous offrons toute la gamme des congés autorisés prévus par la loi. Si vous posez votre candidature à ce poste aux États-Unis, veuillez écrire à [e-mail] pour obtenir de plus amples renseignements sur les dispositions relatives aux congés rémunérés spécifiques aux États-Unis.