Executive Assistant / Adjoint de direction

Air Canada; Toronto; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

A leading airline in Toronto is seeking an experienced Executive Assistant to provide high-level administrative support to the Chief Digital Officer. The ideal candidate is organized, able to manage multiple tasks under pressure, and possesses strong interpersonal skills. Responsibilities include managing the executive's calendar, organizing meetings, and preparing reports. Bilingual candidates preferred. This role offers an opportunity to contribute to a diverse and dynamic team.

Qualifications

• 5+ years’ experience in providing administrative support in an upper-management capacity.
• Ability to work well and maintain composure under pressure.
• Strong sense of initiative and disposition to innovate to improve processes.
• Excellent communication skills.

Responsibilities

• Establish and maintain effective relationships with key members of the organization.
• Conduct daily calendar management (Outlook) and proactively adjust schedule.
• Organize meetings from end to end, including planning and technology.
• Coordinate travel arrangements and prepare PowerPoint presentations.

Skills

Project management

Interpersonal skills

Organization

Communication

Problem solving

Education

College or university degree

Tools

Microsoft Office

Outlook

Job description

Being part of Air Canada is to become part of an iconic Canadian symbol, recently ranked the best Airline in North America. Let your career take flight by joining our diverse and vibrant team at the leading edge of passenger aviation.

Provide executive level administrative support to the Chief Digital Officer of Air Canada. The ideal candidate will be a team player with meticulous work standards, basic project management skills, the ability to prioritize and multitask, and has exemplary interpersonal skills. The nature of the work demands complete confidentiality.

Responsibilities:

• Establish and maintain effective relationships with key members of the organization and gain their trust and respect
• Interface/liaise regularly with other Air Canada Executives, their assistants, their leadership teams and external customers
• Conduct daily calendar management (Outlook) and proactively adjust their schedule based on priorities
• Manage and prioritize tasks and emails
• Organize meetings from end to end (planning, agenda, scheduling, and technology)
• Coordinate travel arrangements, including flight, hotel, meals and car rental reservations
• Prepare PowerPoint presentations
• Coordinate and/or prepare reports and other materials for meetings
• Complete expense reports
• Create/maintain contact lists and spreadsheets
• Monitor and provide updates on departmental budget
• Maintain accurate records & filing of records
• Provide assistance with special projects as required
• Proactively follow up with team members to ensure that all deliverables are achieved in real time
• Administer telecommunications for the branch (contact person with the provider and IT, order mobile phones and monitor invoices)
• Able to prioritize delicate matters and be quick to act on urgent requests in a timely manner.
• Other duties as assigned
• Qualifications - External
• College or university degree.
• 5+ years’ experience in providing administrative support in an upper-management capacity.
• Ability to work well and maintain composure under pressure, meet deadlines and work with minimum supervision
• Strong sense of initiative and disposition to innovate to improve processes
• Strong interpersonal skills: problem solving, customer focused, approachability
• Excellent organizational skills: planning, priority setting and managing through systems
• A very high degree of diplomacy, discretion, professional maturity and judgement
• Looks beyond the obvious and is able to overcome obstacles and challenges
• Excellent communication skills
• Ability to work in a fast-paced environment.
• Expert knowledge of Windows and all Microsoft Office products
• Flexibility and willingness to work extended hours, on occasion
• Some limited travel may be required
• Demonstrate punctuality and dependability to support overall team success in a fast-paced environment.

Conditions of Employment:

Candidates must be eligible to work in the country of interest, at the time any offer of employment is made and seeking any required work permits/visas or other authorizations which may be required is the sole responsibility of the candidates applying for this position.

Linguistic Requirements

Based on equal qualifications, preference will be given to bilingual candidates.

Diversity and Inclusion

Air Canada is strongly committed to Diversity and Inclusion and aims to create a healthy, accessible and rewarding work environment which highlights employees’ unique contributions to our company’s success.

As an equal opportunity employer, we welcome applications from all to help us build a diverse workforce which reflects the diversity of our customers, and communities, in which we live and serve.

Air Canada thanks all candidates for their interest; however only those selected to continue in the process will be contacted.

Please refer to the Air Canada Careers page for full job details.

Appartenir à Air Canada, c’est appartenir à un symbole canadien, Air Canada récemment élue meilleur transporteur aérien en Amérique du Nord. Faites décoller votre carrière en vous joignant à notre équipe novatrice et diversifiée à l’avant-garde du transport aérien de passagers.

Fournir un soutien administratif de niveau exécutif au Chef des Affaires numériques d’Air Canada. Le candidat idéal fait preuve d’un solide esprit d’équipe, est capable d’appliquer des normes de travail très rigoureuses, possède des compétences de base en gestion de projets, est en mesure d’effectuer plusieurs tâches simultanément et présente des habiletés exceptionnelles pour les relations interpersonnelles. La nature du travail exige une confidentialité absolue.

Responsabilités :

• Établir et maintenir des relations efficaces avec les membres clés de l’organisation. Gagner leur confiance et leur respect.
• Maintenir des contacts réguliers avec d’autres dirigeants d’Air Canada, leurs adjoints, leurs équipes de direction ainsi qu’avec les clients externes.
• Gérer l’emploi du temps quotidien (Outlook) et modifier l’horaire de manière proactive en fonction des priorités.
• Gérer les tâches et les courriels, et en établir la priorité.
• Organiser les réunions de bout en bout (planification, ordre du jour, horaire et matériel informatique).
• Coordonner les dispositions de voyages, y compris les réservations de vols, de chambres d’hôtel, de restaurants et de locations de voiture.
• Préparer des présentations PowerPoint.
• Coordonner et préparer des rapports et d’autres documents nécessaires pour les réunions.
• Remplir des rapports de dépenses.
• Créer et tenir à jour des listes et des tableurs de coordonnées.
• Assurer la surveillance du budget du service et fournir des mises à jour à ce sujet.
• Tenir les dossiers à jour avec précision, et les classer.
• Contribuer à la réalisation de projets spéciaux, au besoin.
• Assurer un suivi proactif auprès des membres de l’équipe pour veiller à ce que tous les livrables soient terminés à temps.
• Gérer les télécommunications du service (personne-ressource avec le fournisseur et les TI, commande de cellulaires et suivi des factures).
• Capable de prioriser les questions délicates et d’être prompt à répondre aux demandes urgentes en temps opportun.
• Effectuer d’autres tâches, le cas échéant.
• Qualifications - External
• Diplôme collégiale ou universitaire
• 5+ années d’expérience dans un rôle similaire.
• Habileté à bien travailler sous pression tout en gardant son sang-froid et à respecter les échéances, avec un minimum de supervision
• Solide esprit d’initiative et capacité d’innover en vue d’améliorer les processus
• Excellentes habiletés pour les relations interpersonnelles : résolution de problèmes, souci du client, accessibilité
• Sens marqué de l’organisation : planification, établissement des priorités et gestion à l’aide des systèmes
• Sens aigu de la diplomatie, discrétion, maturité professionnelle et jugement
• Capacité à voir au-delà des évidences, habileté à surmonter les obstacles et les défis
• Grand talent pour la communication
• Connaissance approfondie de Windows et de tous les logiciels de la suite Office de Microsoft
• Expérience en conception graphique, un atout
• Souplesse et disponibilité pour faire des heures supplémentaires à l’occasion
• Capacité à travailler dans un environnement en évolution rapide.
• Certains déplacements occasionnels nécessaires
• Faire preuve de ponctualité et de fiabilité pour soutenir le succès global de l’équipe dans un milieu trépidant.

Conditions d’emploi :

Les candidats doivent avoir le droit de travailler dans le pays choisi au moment où un emploi leur est offert. Il incombe entièrement aux employés posant leur candidature d’obtenir les permis de travail, les visas ou toutes autres autorisations requises pour le poste.

Exigences Linguistiques

À compétences égales, la préférence sera accordée aux candidats bilingues.

Diversité et inclusion

Air Canada est résolument engagée en faveur de la diversité et de l’inc

Veuillez consulter la page carrières d'Air Canada pour connaître tous les détails du poste.