Executive Assistant

Fasken; Toronto; On-site; CAD 80,000 - 95,000; Full time

Job summary

Fasken, a leading international business law firm, is seeking an Executive Assistant to support the Head of Marketing and Business Development. This role offers a dynamic environment where the successful candidate will manage administrative duties, coordinate communication, and contribute to special projects while ensuring confidentiality and professionalism.

Benefits

Health and wellness subsidy

Annual education and tuition reimbursement

Flexible medical and dental benefits

Short and long term disability insurance

Paid vacation and sick days

Group retirement savings plan with matching contributions

Monetary incentive for employee referrals

Qualifications

• Minimum 5-7 years of experience as an Executive Assistant supporting C-suite executives.
• Bilingual (English and French) with excellent verbal and written communication skills.
• Strong Excel capabilities, experience with project management tools.

Responsibilities

• Lead coordination of marketing initiatives and special projects.
• Prepare visually compelling presentations and attend meetings to take minutes.
• Manage complex calendar and handle sensitive communications with discretion.

Skills

Organizational Skills

Communication Skills

Attention to Detail

Time Management

Education

Post-secondary degree or diploma in Business Administration or related field

Tools

Microsoft Office Suite

Outlook

Excel

PowerPoint

Job description

Join to apply for the Executive Assistant/Adjoint(e) de Direction role at Fasken

Join to apply for the Executive Assistant/Adjoint(e) de Direction role at Fasken

Who We Are

Fasken is a leading international business law and litigation firm. Our firm’s 950 lawyers are located across offices in Vancouver, Surrey, Calgary, Toronto, Ottawa, Montréal, Québec City, London, Johannesburg and an office in the professional and retail district known as Taza (/Ta-Zah/) on Tsuut’ina lands. Providing strategic and thoughtful advice in all areas of business law, our broad range of clients include close to half of the Fortune 100 companies, as well as corporate clients, government agencies, regulatory authorities, non-profit bodies and individuals. Our clients interests are paramount in all that we do and we take pride in supporting our communities. We are a place where bright, talented, and collegial people want to work together and we work hard together to achieve our goals in a collaborative and efficient way.

Who We Are

Fasken is a leading international business law and litigation firm. Our firm’s 950 lawyers are located across offices in Vancouver, Surrey, Calgary, Toronto, Ottawa, Montréal, Québec City, London, Johannesburg and an office in the professional and retail district known as Taza (/Ta-Zah/) on Tsuut’ina lands. Providing strategic and thoughtful advice in all areas of business law, our broad range of clients include close to half of the Fortune 100 companies, as well as corporate clients, government agencies, regulatory authorities, non-profit bodies and individuals. Our clients interests are paramount in all that we do and we take pride in supporting our communities. We are a place where bright, talented, and collegial people want to work together and we work hard together to achieve our goals in a collaborative and efficient way.

Executive Assistant

Fasken is seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support the Head of Marketing and Business Development (HMBD) This role provides critical executive support in a fast-paced environment, handling administrative duties, coordinating with internal and external clients, and assisting with special projects. The successful candidate will be detail-oriented, able to handle confidential information, and skilled in anticipating the HMBD’s needs.

Responsibilities Include But Are Not Limited To

• Project Management & Integration: Lead coordination of marketing initiatives and special projects, leveraging project tracking tools and dashboards. Ensure seamless execution and on-time delivery by applying advanced technical tools and automation where possible.
• Meeting Preparation: Prepare sophisticated, visually compelling PowerPoint presentations and briefing materials. Utilize digital tools to compile and summarize data. Attend meetings to take minutes, record action items, and follow up using shared task management platforms.
• Communication & Coordination: Act as the HMBD’s primary point of contact and handles sensitive communications with discretion:. Use advanced Outlook features, such as flags, categories and to manage communication flow and ensure timely, professional responses.
• Financial & Data Support: Assist with budget tracking and reporting using Excel and other financial tools. Build and maintain reporting templates and dashboards to support marketing performance reviews.
• Calendar & Email Management: Independently manage the CMO’s complex calendar using advanced Outlook functions (e.g., shared calendars, scheduling polls, priority flags). Monitor and triage emails, drafting responses and escalating critical items as needed.
• Documentation & Presentations: Prepare high-impact reports, memos, and business documents. Be an expert in PowerPoint, designing polished, brand-aligned decks for internal and external audiences.
• Event Coordination: Use event management platforms to organize and support internal and external events, ensuring flawless logistics and branded materials.
• Travel Management: Coordinate intricate travel plans across time zones using digital booking tools. Prepare detailed itineraries and contingency options.
• Senior Marketing Team Support: Provide high-level administrative and project support to senior team members. Anticipate team needs and proactively address tech-based challenges or gaps.
• Confidentiality & Discretion: Handle sensitive information with strict professionalism, ensuring secure digital storage and communication practices.
  
  

Qualifications

• A post-secondary degree or diploma in business administration, marketing, or a related field.
• Minimum 5–7 years as an Executive Assistant supporting C-suite executives, ideally in a marketing or professional services setting.
• Bilingual (English and French) with excellent verbal and written communication skills.
• Expert-level proficiency in Microsoft Office Suite, particularly Outlook and PowerPoint—including advanced calendar management, conditional formatting, slide master design, and visual storytelling.
• Strong Excel capabilities (e.g., pivot tables, formulas, conditional formatting) and fluency with digital collaboration tools (e.g., Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Adobe Acrobat).
• Demonstrated comfort working with marketing and business systems (e.g., CRM, CMS, event platforms).
• Highly organized with exceptional attention to detail and the ability to manage competing priorities in a fast-paced, tech-enabled environment.
• Strong communication skills with experience drafting professional correspondence and executive-level documents.
• Ability to exercise discretion, anticipate needs, and resolve issues proactively.
• Flexibility to work outside regular business hours for high-priority matters or events.
  
  

Why Work With Us

Benefits

Fasken is dedicated to rewarding your contributions and encouraging your professional development. We offer a comprehensive salary and benefits package that is very competitive, together with opportunities for personal and professional growth. Our benefits include:

• A health and wellness subsidy
• An annual education & tuition reimbursement
• Flexible medical and dental benefits (effective from day 1)
• Short term and long term disability insurance
• Personal days
• Employee & family assistance program
• Paid vacation and sick days
• Group retirement savings plan with matching contributions
• Monetary incentive for employee referrals
• Flexible working arrangements
• Opportunities to give back to your community through firm initiatives
• An engaging firm culture that celebrates our hardworking and dedicated people
  
  

Diversity and Inclusion

At Fasken we believe a diverse workplace comprises individuals with unique backgrounds, characteristics and qualities. An inclusive workplace creates an equitable environment where individuals are respected and where they are welcome. Fasken is committed to diversity and inclusion in all that we do.

Accessibility and Accommodation

It is important to our Firm that all its members, including those with disabilities, find our workplace to be welcoming and supportive. Reasonable accommodations are available on request for candidates with disabilities taking part in all aspects of the selection process.

Background and Reference Checks

Any offer of employment may be conditional upon full background checks including a criminal record check, a credit check, employment and educational verifications.

Compensation

Thetypical salary range for this position is $80,000-$95,000 annually; the base pay offered is based on location and may vary depending on job-related knowledge, skills, experience, internal and market equity.

Your Application

We appreciate hearing from all qualified candidates, however, only those applicants whose background and experience match our requirements

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Notre équipe

Fasken est un chef de file d’envergure internationale dans le domaine du droit des affaires et du règlement des litiges. Notre cabinet compte plus de 950 avocats dans ses bureaux de Vancouver, Surrey, Calgary, Toronto, Ottawa, Montréal, Québec, Londres, Johannesburg ainsi que dans le quartier professionnel et commercial Taza, sur les terres de la Nation Tsuut’ina. Nous offrons des conseils stratégiques et judicieux dans toutes les sphères du droit à un large éventail de clients au nombre desquels figurent près de la moitié des entreprises Fortune 100, de grandes sociétés, des organismes publics, des autorités de réglementation, des organismes sans but lucratif ainsi que des particuliers. Les intérêts de nos clients sont au cœur de tout ce que nous faisons, et nous sommes fiers de soutenir nos communautés. Nous sommes un endroit où les gens brillants et talentueux veulent travailler ensemble. En outre, nous ne ménageons pas les efforts pour atteindre nos objectifs et nous travaillons en collaboration de façon efficace.

Adjoint(e) de direction

Fasken est à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction ayant un sens aigu de l’organisation et sachant faire preuve de proactivité pour soutenir la chef, Marketing et développement des affaires (ci-après, « chef du marketing »). La personne titulaire du poste fournit un soutien essentiel dans un environnement exigeant en s’occupant des tâches administratives, en assurant la coordination avec les clients internes et externes et en contribuant à des projets spéciaux. Elle doit avoir un grand souci du détail, être capable de traiter des renseignements confidentiels et savoir anticiper les besoins de sa supérieure.

Les responsabilités comprennent

• Gestion et intégration de projets : Coordonner les initiatives de marketing et les projets spéciaux, en utilisant des outils de suivi de projets et des tableaux de bord. Assurer une exécution fluide et une livraison dans les délais impartis en utilisant des outils techniques avancés et en recourant à l’automatisation, lorsque possible.
• Préparation des réunions : Préparer des présentations PowerPoint et des documents d’information sophistiqués et visuellement attrayants. Utiliser des outils numériques pour compiler et résumer des données. Assister aux réunions pour rédiger les procès-verbaux, consigner les mesures à prendre et assurer un suivi au moyen des plateformes de gestion des tâches partagées.
• Communication et coordination : Agir à titre de point de contact principal de la chef du marketing et gérer les communications sensibles avec discrétion. Utiliser les fonctions avancées d’Outlook, comme les indicateurs et les catégories, pour gérer les flux de communication et répondre en temps opportun et de manière professionnelle.
• Soutien lié aux finances et aux données : Aider au suivi budgétaire et à l’établissement de rapports à l’aide d’Excel et d’autres outils financiers. Élaborer et tenir à jour des modèles de rapports et des tableaux de bord pour soutenir les évaluations du rendement de l’équipe du marketing.
• Gestion du calendrier et des courriels : Gérer de façon indépendante le calendrier complexe de la chef du marketing à l’aide des fonctions avancées d’Outlook (p. ex., calendriers partagés, sondages de disponibilité, indicateurs de priorité). Surveiller et trier les courriels, rédiger des réponses et acheminer à l’échelon supérieur les questions critiques, s’il y a lieu.
• Documentation et présentations : Préparer des rapports, des notes de service et des documents professionnels à fort impact. Maîtriser PowerPoint, élaborer des présentations soignées et conformes à notre marque à l’intention de publics internes et externes.
• Coordination d’événements: Utiliser les plateformes de gestion d’événements pour organiser et soutenir les événements internes et externes, en assurant une logistique impeccable et du matériel de marque.
• Gestion des déplacements : Coordonner des programmes de voyage complexes dans plusieurs fuseaux horaires à l’aide d’outils de réservation numériques. Préparer des itinéraires détaillés et des options en cas d’imprévus.
• Soutien aux membres séniors de l’équipe du marketing : Fournir un soutien administratif général et une aide à la réalisation de projets aux membres séniors de l’équipe. Anticiper les besoins de l’équipe et répondre de manière proactive aux défis ou aux lacunes techniques.
• Confidentialité et discrétion : Traiter les informations sensibles avec un grand professionnalisme, en s’assurant que le stockage numérique et les pratiques de communication sont sécurisés.
  
  

Qualifications Requises

• Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration des affaires, en marketing ou dans un domaine connexe.
• Un minimum de 5 à 7 ans d’expérience en tant qu’adjoint(e) de direction auprès de cadres supérieurs, idéalement dans le domaine du marketing ou des services professionnels.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier d’Outlook et de PowerPoint, y compris la gestion des options avancées des calendriers, le formatage conditionnel, la conception de diapositives et la narration visuelle.
• Connaissance approfondie d’Excel (p. ex., tableaux croisés dynamiques, formules, formatage conditionnel) et maîtrise des outils de collaboration numérique (p. ex., Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Adobe Acrobat).
• Aptitude démontrée à travailler avec des systèmes de marketing et d’affaires (p. ex., système de gestion des relations avec les clients, système de gestion de contenu, plateformes événementielles).
• Grande capacité d’organisation, souci du détail exceptionnel et aptitude à gérer des priorités concurrentes dans un environnement technologique dynamique.
• Solides compétences en communication et expérience dans la rédaction de correspondance professionnelle et de documents à l’échelon de la direction.
• Capacité à faire preuve de discrétion, à anticiper les besoins et à résoudre les problèmes de manière proactive.
• Flexibilité pour travailler en dehors des heures normales de bureau pour des projets ou des événements hautement prioritaires.
  
  

Pourquoi venir travailler avec nous?

Fasken S’engage à Récompenser Tes Efforts Et Ta Contribution Et à Encourager Ton Développement Professionnel. Nous Offrons Un Salaire Et Un Régime D’avantages Sociaux Très Compétitifs, Ainsi Que Des Possibilités De Perfectionnement Personnel Et Professionnel. Voici Les Avantages Sociaux Que Nous Offrons

• Allocation pour la santé et le bien-être
• Montant annuel pour le remboursement de frais de scolarité et de formation continue
• Régime flexible d’assurance médicale et dentaire (à compter du premier jour)
• Assurance invalidité à court terme et à long terme
• Journées personnelles
• Programme d’aide aux employés et à leur famille
• Vacances et journées de maladie payées
• Régime d’épargne-retraite collectif et cotisations équivalentes de l’employeur
• Prime pour les recommandations d’employés
• Modalités de travail flexible
• Occasions de redonner à la communauté grâce aux initiatives du cabinet
• Culture d’entreprise rassembleuse qui célèbre les gens qui travaillent fort et assidûment
  
  

Diversité et inclusion

Chez Fasken, nous croyons qu’un milieu de travail diversifié est constitué de personnes ayant une expérience, des caractéristiques et des qualités uniques. Un milieu de travail inclusif contribue à créer un environnement équitable, respectueux et accueillant pour tous et toutes. Fasken s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion dans toutes ses activités.

Accessibilité et mesures d’adaptation

Notre cabinet considère important que tous ses membres, y compris les personnes en situation de handicap, trouvent notre lieu de travail accueillant et stimulant. Des mesures d’adaptation raisonnables peuvent être prises, sur demande, pour les personnes en situation de handicap, et ce, dans tous les aspects du processus de sélection.

Vérification des antécédents et des références

Toute offre d’emploi peut être conditionnelle à des vérifications complètes des antécédents, y compris une vérification de l’existence d’un casier judiciaire, une vérification de solvabilité et une vérification des antécédents professionnels et scolaires.

Rémunération

La rémunération de base annuelle pour ce poste varie normalement entre 80 000 $ et 95 000 $; elle sera déterminée en fonction de l’emplacement et des connaissances, des compétences, de l’expérience, de l’équité interne et des salaires du marché pour des postes similaires.

Ta Candidature

Nous passerons en revue toutes les candidatures soumises, mais ne communiquerons qu’avec les personnes qui répondent à nos critères de sélection.

Seniority level

• Seniority level

  Mid-Senior level

Employment type

• Employment type

  Full-time

Job function

• Job function

  Administrative

• Industries

  Law Practice

Referrals increase your chances of interviewing at Fasken by 2x

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Richmond Hill, Ontario, Canada 2 weeks ago

Richmond Hill, Ontario, Canada 9 months ago

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Executive Assistant to Chief Executive Officer and General Counsel

Vaughan, Ontario, Canada CA$28.00-CA$30.00 23 hours ago

Executive Assistant to Chief Investment Officer

Executive Assistant, Global Ops & Marketing

Executive Assistant to Chief Financial Officer

Executive Assistant to the Chief Medical Officer and Vice-President Education, Medical & Academic Affairs

Executive Assistant, Capital Markets - 12 month term

Toronto, Ontario, Canada CA$45,000.00-CA$60,000.00 2 weeks ago

Executive Assistant, Policy Equity & External Relations (Hybrid, Toronto)

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