Executive Assistant

Canada Infrastructure Bank/ Banque de l'infrastructure du Canada; Montreal (administrative region); On-site; CAD 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Une institution publique canadienne est à la recherche d’un adjoint·e de direction pour fournir un soutien administratif clé au sein de l’équipe des infrastructures autochtones. Les responsabilités incluent la gestion des calendriers, l'organisation de réunions, et la collaboration sur le budget. Le candidat idéal aura un baccalauréat, 10 ans d’expérience en soutien administratif, et sera bilingue en français et anglais. Ce poste exige des compétences exceptionnelles en organisation et en relations interpersonnelles.

Qualifications

• Minimum de 10 ans d’expérience en soutien administratif.
• Expérience dans les secteurs privé et public souhaitée.
• Bilinguisme (français et anglais) requis.
• Maîtrise des outils MS Office (Outlook, Word, Calendar, Excel, PowerPoint).

Responsibilities

• Gérer le calendrier des rendez-vous et prioriser les demandes.
• Organiser des réunions et événements, internes ou externes.
• Collaborer avec le service des finances sur le budget annuel.
• Soutenir la gestion budgétaire et le suivi des dépenses pour l’équipe dirigée.
• Fournir un soutien administratif de secours et veiller à la confidentialité des informations.

Skills

Maîtrise de la suite Microsoft Office

Compétences interpersonnelles

Gestion du temps

Jugement et sens de l'organisation

Bilinguisme FR/EN

Education

Baccalauréat ou études et expérience équivalentes

Tools

Microsoft Office

Job description

La Banque de l’infrastructure du Canada (BIC), dont le siège social est à Toronto, a la responsabilité d’investir dans de nouveaux projets d’infrastructure. La mission de la BIC est de travailler avec ses partenaires provinciaux, territoriaux, municipaux, fédéraux, autochtones et du secteur privé en matière d’investissement pour transformer la façon dont l’infrastructure est planifiée, financée et réalisée au Canada.

L’adjoint·e de direction sera responsable de fournir un soutien administratif à la direction de l’équipe des infrastructures autochtones et du Nord, ainsi que de la coordination du bureau de Montréal. Les principales responsabilités comprennent la gestion du calendrier pour les membres de l’équipe soutenus, y compris la planification des réunions internes et externes avec des parties prenantes et des fonctionnaires du gouvernement, le soutien en matière de gestion des courriels et de planification budgétaire, ainsi que l’organisation et le suivi des principaux livrables pour les membres de l’équipe soutenus. L’adjoint·e de direction agira également comme soutien administratif de secours pour les autres membres de l’équipe, au besoin.

Vos responsabilités :

• Gérer le calendrier des rendez-vous; planifier et coordonner les horaires du ou des membres de la direction soutenus; et classer par ordre de priorité et gérer de manière proactive les demandes d’accès à leur emploi du temps
• Établir des relations positives et productives avec les autres homologues adjoint·es de direction de la BIC et à l’externe, au besoin
• Tenir le ou les membres de la direction soutenus bien informés des engagements à venir et déterminer de façon proactive les engagements futurs qui nécessitent une attention
• Organiser, confirmer et préparer les séances d’information pour les réunions prévues en obtenant les renseignements généraux, le matériel et les documents pertinents avant chaque réunion afin de bien préparer le ou les membres de la direction
• Faire les arrangements de voyage et organiser les autres aspects logistiques, préparer les itinéraires et les ordres du jour et remplir les rapports de dépenses pour les membres de la direction et leur équipe de direction conformément aux lignes directrices en matière de voyages et d’accueil
• Surveiller les boîtes aux lettres des membres de la direction (le cas échéant), signaler les messages hautement prioritaires, organiser leurs tâches et répondre et/ou envoyer des courriels en leur nom, au besoin
• Planifier, organiser et gérer diverses réunions et activités spéciales, virtuelles ou non, y compris des réunions avec les membres du personnel, les parties prenantes, les groupes sectoriels, les chercheurs et d’autres parties externes
• Fournir des lignes directrices sur le processus de rapport des dépenses, examiner et vérifier les rapports de dépenses soumis à l’approbation du ou des membres de la direction conformément aux lignes directrices de la BIC
• Collaborer avec le service des finances de l’entreprise à l’élaboration du budget annuel et au suivi et au traitement continus des factures

Le profil idéal :

• Baccalauréat de préférence, ou études et expérience équivalentes
• Minimum de 10 ans d’expérience, y compris de l’appui aux membres de la direction et de l’interaction avec des membres de la direction d’autres organisations
• De l’expérience dans les secteurs privé et public serait un atout
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Calendar, Excel et PowerPoint), avec une capacité éprouvée à apprendre et à utiliser de nouveaux logiciels au besoin
• Expérience qui démontre un jugement et un sens de l’organisation exceptionnel et un souci du détail, une capacité éprouvée à traiter les renseignements confidentiels avec discrétion, une capacité à gérer et à établir l’ordre de priorité des diverses demandes concurrentes et un niveau élevé de service à la clientèle et d’intervention
• Grand sens du tact et de la diplomatie, ainsi qu’une discrétion absolue dans le traitement des renseignements confidentiels et délicats
• Très bonnes aptitudes en relations interpersonnelles et capacité d’établir des relations avec les parties prenantes, y compris le personnel, les membres du conseil d’administration, les fonctionnaires du gouvernement et les clients externes
• Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation, avec une capacité démontrée à établir les priorités et à gérer plusieurs tâches et projets de front dans un environnement au rythme rapide
• Avoir une certaine souplesse par rapport aux heures du travail. À l’occasion, ce poste requiert de travailler en dehors des heures normales pour appuyer des réunions et des événements ou pour satisfaire des exigences particulières
• Expérience de la gestion d’autres membres du personnel administratif est un atout
• Bilinguisme (français et anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit

Nous vous remercions de votre intérêt. Nous ne communiquerons qu’avec les candidat·es retenu·es pour la poursuite du processus de sélection ou pour une entrevue.

La Banque de l’infrastructure du Canada tient à promouvoir la diversité ainsi que l’accès équitable aux occasions d’emploi. Dans le cas où vous auriez besoin d’un accommodement au cours du processus d’embauche ou d’entrevue (y compris d’autres formats de matériel, d’une salle de rencontre accessible ou de tout autre type d’accommodement), prière de le faire savoir en écrivant à [e-mail].

Pour de plus amples renseignements sur notre société, visitez le site www.cib-bic.ca.