Executive Assistant

Metro Inc.; Montreal; On-site; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une société alimentaire au Canada recherche un adjoint·e exécutif·ve pour soutenir la vice-présidence en optimisant son efficacité. Le poste requiert une expérience de 5 à 7 ans, une attention particulière aux détails et un bilinguisme pour interagir avec des partenaires. De plus, le candidat idéal doit maîtriser la suite MS Office et faire preuve de discrétion et de diplomatie. Ce rôle offre l'opportunité de travailler au siège social à Montréal.

Qualifications

• 5-7 ans d'expérience dans des fonctions similaires.
• Habiletés de planification et d’organisation hors pair.
• Capacité d’apprentissage élevée et habileté à interagir avec plusieurs niveaux hiérarchiques.

Responsibilities

• Organise l’agenda et gère les demandes de rencontres.
• Prépare des documents pour le conseil d’administration.
• Coordonne des projets spéciaux selon les besoins.

Skills

Planification et organisation

Bilinguisme

Discrétion

Attention au détail

Education

DEP en secrétariat

Tools

MS Office (Excel, PowerPoint)

Job description

Type de poste: Permanente

Titre du poste: Adjoint·e exécutif·ve

Numéro de la demande: 43367

Catégorie d'emploi: Administration

Division: Qc - Opérations Alimentaire (80103740)

Département: Exécutif

Lieu de travail: METRO - SIÈGE SOCIAL - M-DUPLESSIS, MTL (#M-SS)

Province: Canada : Quebec

Type d'emploi: Permanent

Votre Mission Dans L’équipe

Le·la titulaire du poste soutient le·la vice-président·e en optimisant son efficacité de manière proactive.

Vos responsabilités en tant qu’adjoint·e à la vice-présidence exécutive alimentaire:

• Organise l’agenda et gère les demandes de rencontres et de déplacements en tenant compte des priorités afin d’optimiser le temps et l’impact du∙de la vice-président∙e.
• Assure la préparation de documents pour le conseil d’administration, le comité de direction et autres comités.
• Rédige ou prépare différents types de documents, mémos ou présentations adressés à diverses audiences.
• Organise les déplacements du∙de la vice-président∙e de façon à optimiser son temps et les coûts et assure l’organisation et la logistique de certaines rencontres.
• Coordonne occasionnellement des projets spéciaux par l’identification et la cueillette de l’information de même que la préparation de la documentation requise.
• Agit à titre de personne-ressource auprès des membres de la direction de METRO et s’assure de la bonne gestion de leur dossier.
• Offre son expertise pour améliorer les processus afin de les rendre plus efficaces.
• Effectue les tâches administratives requises telles que la production des comptes de dépenses du∙de la vice-président∙e, la gestion des vacances, etc.
• Soutient le∙la vice-président∙e.en regard de certaines activités paraprofessionnelles.
• Sur demande, apporte son soutien aux personnes relevant du·de la vice-président·e.
• Collabore avec les autres adjointes exécutives pour une répartition efficace des tâches lorsque nécessaire (vacances, surcharge temporaire, etc.)
• Effectue toute autre tâche connexe reliée au poste.
  
  

Les Qualifications Que Nous Cherchons

• DEP en secrétariat
• 5-7 ans d'expérience dans des fonctions similaires - Habiletés de planification et d’organisation hors pair
• Attention au détail
• Excellente connaissance des logiciels de la suite MS Office (Excel et PowerPoint)
• Bilinguisme essentiel (Le poste exige d’interagir avec des fournisseurs ou partenaires externes unilingues anglophones)
• Discrétion
• Diplomatie
• Capacité d’apprentissage élevée et habileté à interagir avec les intervenant·e·s de tous les niveaux hiérarchiques
  
  

Quelques Atouts Supplémentaires

• Orientation vers un travail/service de qualité
• Apprentissage des aspects techniques - Gestion du temps
• Débrouillardise, initiative, autonomie, professionnalisme
• Maîtrise de soi
• Intérêt pour les nouveaux outils d’intelligence artificielle (IA)
  
  

Les responsabilités et les relations attribuées à ce rôle peuvent changer si nécessaire pour atteindre les objectifs de METRO.

METRO a pris l'engagement d'offrir un environnement de travail inclusif qui reflète les communautés que nous desservons. Ainsi, l'entreprise valorise, respecte et mise sur la diversité des origines, des expériences et des points de vue car elle nous permet d'innover, de prendre de meilleures décisions et de mieux comprendre notre clientèle. Nous considérerons les candidatures qualifiées provenant de tous les horizons afin de constituer la meilleure équipe.

Nous vous encourageons à nous informer si votre condition actuelle nécessite des mesures d'adaptation au niveau du processus de recrutement afin que nous puissions vous accommoder.

Veuillez noter que nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature est retenue.

Nous demandons respectueusement aux agences de ne pas communiquer avec nous ou nous faire parvenir des candidatures non sollicitées.