Executive Assistant

DULCEDO Management; Montreal; Hybrid; CAD 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

Une entreprise de gestion de talents à Montréal recherche un(e) Adjoint(e) exécutif(ve) pour soutenir le CEO. Le rôle exige une expérience solide en administration, une communication bilingue, et une capacité à gérer des environnements dynamiques. Ce poste offre des vacances illimitées et une grande flexibilité de travail.

Benefits

Vacances illimitées

Travail flexible

Assurance complète

Qualifications

• 6 à 10 années d'expérience en tant qu'Adjoint(e) exécutif(ve) au niveau de la haute direction.
• Bilinguisme complet en français et anglais (oral et écrit).
• Maîtrise des outils de productivité et de gestion de projets.

Responsibilities

• Gérer l’agenda et la boîte courriel du PDG.
• Agir comme partenaire de confiance auprès du CEO.
• Assister à des réunions et gérer les points d'action.

Skills

Organisation

Communication

Flexibilité

Tools

Google Workspace

Outils d'automatisation

Job description

Après ses débuts comme agence de mannequins à grande notoriété, Dulcedo Management est maintenant le plus grand groupe multidisciplinaire de gestion de talents au Canada et un joueur d'avant-plan en Amérique du Nord. Notre portée s'étend à travers toutes les sphères du divertissement et ce, depuis nos bureaux dans le Vieux-Port de Montréal jusqu'à Toronto ainsi qu'à distance dans le monde entier. Tous les jours, notre équipe d’agents et de gestionnaires de comptes travaillent leur magie pour représenter et gérer la carrière de plus de 500 mannequins de mode, de centaines d'athlètes de niveau olympique et professionnel ainsi que des meilleurs influenceurs, streamers et créateurs de contenu que les réseaux sociaux ont à offrir.

Dulcedo c'est avant tout un rassemblement d'humains incroyables qui "work hard but play harder". Notre équipe est unie, accueillante, inclusive, et notre culture d'entreprise est ce qui compte le plus pour nous. Nous sommes fiers de détenir la certification Great Place to Work pour une deuxième année consécutive, et notre mission est de continuer à responsabiliser nos employés en leur offrant un lieu de travail motivant, valorisant et, surtout, inspirant.

L’Opportunité:
Nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) exécutif(ve) expérimenté(e) et dynamique pour collaborer avec nul autre que notre CEO, Karim Leduc, chez Dulcedo. Dans ce rôle, tu deviendras une extension, un bras droit de confiance et sera la personne de référence en matière d’organisation et d'optimisation des processus. Ce poste est idéal pour quelqu’un qui cherche son prochain défi en gestion et en administration dans un environnement de travail hautement dynamique et passionnant. Tu dois pouvoir t’épanouir dans un contexte corporatif hautement volatile, rempli de défis et de projets complexes. Par ailleurs, tu dois te sentir à l’aise avec la technologie et tu es motivé(e) à faire avancer les choses, c’est l’occasion rêvée de travailler au cœur de notre équipe de direction, tout en profitant de la flexibilité d’un poste compatible avec le télétravail et pleins d’autres avantages!

Les Attentes:

• Gestion de l’agenda et de la boîte courriel – Prioriser, planifier et coordonner des calendriers complexes ainsi que gérer un volume élevé de communications électroniques
• Soutien à la prise de décisions exécutives – Agir comme partenaire de confiance auprès de notre CEO, offrir des avis éclairés et prendre certaines décisions de niveau exécutif lorsque délégué
• Représentation lors de réunions – Assister à certaines rencontres au nom de Karim, en assurant le suivi et la complétion des points d’action
• Recherche et préparation de projets – Effectuer des recherches et préparer des résumés et notes de haut niveau pour soutenir des initiatives stratégiques
• Coordination de voyages – Organiser les réservations de vols, d’hébergement et de transport pour le PDG et, à l’occasion, pour d’autres dirigeants
• Excellence administrative – Assurer la gestion efficace de toutes les tâches administratives, allant des rapports de dépenses à la gestion documentaire
• Technologie et automatisation – Utiliser des outils d’IA, des logiciels de planification et des solutions d’automatisation pour optimiser les processus
• Communication bilingue – Rédiger et réviser des documents en français et en anglais. Ce poste nécessite de communiquer avec des clients à travers l’Amérique du Nord
• Soutien aux présentations – Participer à la préparation de présentations, de points de discussion et de discours au besoin
• Voyages (occasionnels) – Certains déplacements peuvent être requis pour des réunions, événements ou conférences
  
  
  
  
  

Profile:

• Expérience : 6 à 10 années comme Adjoint(e) exécutif(ve) ou Assistant(e) personnel(e) au niveau de la haute direction, avec une expérience corporative fortement privilégiée par rapport à l’expérience en démarrage d’entreprise
• Langues : Bilinguisme complet en français et en anglais (oral et écrit). Ce poste nécessite de communiquer avec des clients à travers l’Amérique du Nord
• Technologie : Maîtrise des outils de productivité (Google Workspace), des outils de planification et d’automatisation propulsés par l’IA, ainsi que des logiciels de gestion de projets
• Ton type de personne :
• Tu es extrêmement organisé(e) avec d’excellentes aptitudes organisationnelles et un souci rigoureux du détail
• Tu es flexible et tu aimes le changement. Tu sais t’adapter rapidement aux changements de dernière minute
• Tu as une éthique de travail irréprochable. On peut te faire confiance et rien ne glisse entre les craques
• Tu adores les environnements de travail dynamiques, de type start-up qui évoluent rapidement
• Tu communiques, tu es passionné(e) et tu as faim pour des nouveaux défis!
  
  
  
  
  

Avantages!

• Vacances Illimitées. Oui, tu as bien lu. Cette nouvelle politique chez Dulcedo, c'est la crème de la crème de toutes nos initiatives prises pour offrir le plus de flexibilité possible à nos employés
• En parlant de flexibilité, profite d'un environnement de travail hautement flexible au quotidien avec un horaire de travail presque entièrement à distance, afin d'ajuster ton emploi du temps comme tu le souhaites, face aux imprévus et aux intempéries
• Freestyle Friday : nous terminons à 14h TOUS les vendredis!
• Bénéficies d'une Assurance Complète qui couvre les besoins dentaires, visuels et médicaux pour toi et tes proches après juste un mois
• Profites d'une grande liberté et créativité afin d'ajouter ton grain de sel et faire une différence où tu le souhaites
• Fais parti(e) d'une entreprise en forte croissance et où "sky is the limit!"
• Découvres notre esprit de start-up ainsi que toutes nos possibilités d'avancements à l'interne au sein d'une entreprise de plus de 15 ans d'expérience, offrant une stabilité optimale
  
  
  
  
  

Dulcedo Management began as a high-profile modeling agency and has since evolved into the largest multidisciplinary talent management group in Canada and a leading force in North America. With a steadfast commitment to excellence, our reach extends across all spheres of entertainment, from our offices in Montreal and Toronto to as well as remotely around the world. Our talented team of Agents and Account Managers work tirelessly to represent and manage the national and international careers of over 500 models, hundreds of Olympic and professional athletes, top-tier digital influencers, content creators, and streamers.

Dulcedo is, above all, a community of incredible individuals who ‘work hard but play harder.’ Our team is united, welcoming, and inclusive, with a company culture that remains a top priority for us. Proudly certified as a Great Place to Work for two years in a row, our mission is to continue empowering our employees by providing an environment where work feels motivating, fun, and, most importantly, meaningful.

The opportunity :
We’re looking for an experienced and dynamic Executive Assistant to work alongside none other than our CEO, Karim Leduc, at Dulcedo. In this role, you’ll become an extension of him, a trusted right hand, and the go-to person for organization and process optimization. This position is perfect for someone ready for their next big challenge in management and administration within a highly dynamic and exciting work environment. You need to thrive in a fast-paced corporate setting, packed with challenges and complex projects. Plus, if you’re comfortable with technology and driven to make things happen, this is your dream opportunity to work at the heart of our leadership team while enjoying the flexibility of a remote-friendly role and plenty of other perks.

Scope of work:

• Calendar and inbox management – Prioritize, plan, and coordinate complex schedules as well as manage a high volume of email communications
• Executive decision-making support – Act as a trusted partner to our CEO, provide informed advice, and make certain executive-level decisions when delegated
• Representation in meetings – Attend certain meetings on behalf of Karim, ensuring follow-up and completion of action items
• Project research and preparation – Conduct research and prepare high-level summaries and briefs to support strategic initiatives
• Travel coordination – Organize flight, accommodation, and transportation bookings for the CEO and, occasionally, for other executives
• Administrative excellence – Ensure the efficient management of all administrative tasks, from expense reports to document management
• Technology and automation – Use AI tools, scheduling software, and automation solutions to optimize processes
• Bilingual communication – Draft and proofread documents in both French and English. This role requires communicating with clients across North America
• Presentation support – Assist in preparing presentations, talking points, and speeches as needed
• Travel (occasional) – Some travel may be required for meetings, events, or conferences
  
  
  
  
  

Your profile:

• Experience: 6 to 10 years as an Executive Assistant or Personal Assistant at the senior executive level, with corporate experience strongly preferred over startup experience
• Languages: Fully bilingual in French and English (spoken and written). This role requires communicating with clients across North America
• Technology: Proficient with productivity tools (Google Workspace), AI-powered scheduling and automation tools, and project management software
• What kind of person you are:
• You are extremely organized with excellent organizational skills and a meticulous eye for detail
• You are flexible and embrace change. You can adapt quickly to last-minute changes
• You have an impeccable work ethic. You can be trusted, and nothing falls through the cracks
• You love dynamic, fast-paced, startup-like work environments
• You communicate, you are passionate, and you’re hungry for new challenges
  
  
  
  
  

Perks!

• At Dulcedo, we break the mold by offering Unlimited Vacation. Yep, you read that right. Allowing you to focus on making every day count rather than counting the days
• Minimal office attendance requirements (for those leaving nearby an office), giving you the freedom to adapt your schedule to changing circumstances and prioritize your personal well-being alongside your professional responsibilities
• Office life (Montreal + Toronto): a warm welcome, exposed brick walls, a snack-filled cupboard, and—most importantly—a dog-friendly space!
• Enjoy flexibility in your work schedule where what matters most to us is productivity, creativity, and delivering great results!
• Experience the fun of Freestyle Fridays, where we wrap up work at 2:00 PM every Friday
• Benefit from Comprehensive Insurance that covers dental, vision, and medical needs for you and your loved ones after just one month
• Explore numerous internal advancement opportunities in our rapidly growing company, where the sky's the limit!
• Experience the best of both worlds by embracing a dynamic startup environment within a company backed by over 15 years of experience, providing the stability and support of a well-established organization