Executive and Government Relations Assistant

Catalyste; Toronto; Hybrid; CAD 80,000 - 100,000; Full time

Job summary

A non-profit organization based in Toronto is seeking an Executive and Government Relations Assistant to support the President & CEO. This role involves managing the executive's calendar, organizing travel, and liaising with stakeholders. Ideal candidates should possess strong organizational, problem-solving, and communication skills, along with proficiency in French. Flexible work arrangements and a comprehensive benefits plan are offered.

Benefits

Comprehensive Health Benefits

Flexible schedules

Mental Health & Wellness Programs

Employer-matched pension plan

Qualifications

• Ability to prioritize multiple tasks with attention to detail.
• Discretion in dealing with sensitive matters.
• Ability to work independently and under pressure.

Responsibilities

• Manage the calendar of the President & CEO.
• Arrange travel plans and itineraries.
• Prepare materials for meetings with government officials.

Skills

Strong organizational skills

Problem-solving skills

Interpersonal skills

Effective communication

French language skills

Education

Post-secondary education or 2 to 3 years relevant work experience

Job description

SUMMARY

Reporting directly to the President & CEO, the Executive and Government Relations Assistant (EGRA) will serve as their primary point of contact internally and externally. The EGRA also serves as a liaison to the Board of Directors, Government officials / stakeholders and Leadership Teams. In addition to performing general administrative duties, the EGRA must enjoy working within a small, entrepreneurial environment that is mission-driven and results-oriented. Key responsibilities will include preparing correspondence, reports, presentations, agendas, event briefings, research, managing travel preparations, transcribing minutes and managing the executive’s schedule. Additionally, the EGRA must have the ability to set goals and prioritize among multiple projects, work well under pressure, possess the ability to exercise good judgment in a variety of situations, and handle confidential matters with discretion and communicate effectively. This position is located in ON, QC, BC or NT.

DUTIES & RESPONSIBILITIES

Executive Support :

• Managing an extremely active calendar of appointments and ensuring it is up-to-date and respected
• Arranging detailed travel plans, itineraries and documents for travel-related meetings
• Completing expense claims
• Plans, coordinates and ensures the President’s schedule is followed and respected, and provides “gatekeeper” role
• Answers phones, general emails / mail and responds accordingly
• Communicates directly, and on behalf of the President & CEO, with Leadership Team, staff, Board members, and others, on matters related to programmatic initiatives
• Works closely and effectively with the President & CEO to keep them well informed of upcoming commitments and responsibilities
• Ensures the President & CEO is kept informed around general day-to-day matters, internally and externally
• Drafts specialized correspondence, reports, presentations, agendas, etc.
• Prioritizes conflicting needs, handles matters expeditiously, proactively and follows-through on projects to successful completion
• Performs other administrative duties related to special projects

Government Relations :

Researches and prepares materials (e.g. detailed briefing documents, correspondence) to support meetings with government officials and community contacts, public events and speaking engagements

Prepares briefing materials, strategic updates and reports to inform executive decision-making

On behalf of the President & CEO, leads outreach to government officials / stakeholders

Raises the profile of the company with elected and appointed government decision-makers through outreach, event organization (i.e. Event on the Hill Days), and engagement

Works closely with the Marketing Team to support development and execution of corporate communications initiatives aligned with Catalyste+'s branding

Board Support and Liaison :

Serves as the President & CEO’s administrative liaison to Catalyste+’s Board of Directors

Adhere to compliance with regulations set in bylaws regarding Board and Board Committee matters, including advance distribution of materials before meetings

Manages collection and compilation of reports and other documents required for quarterly Board meetings

Responsible for organizing all logistics for quarterly Board meetings and taking Board and Committee meeting minutes

Prepare and submits expense claim reports on behalf of Board members

Arranges complex and detailed travel plans for Board members attending Board and Committee meetings (e.g. travel and accommodations)

Leadership Team Liaison :

Participates as an adjunct member of the Leadership Team, including assisting in scheduling, attending meetings and taking / distributing minutes of the meeting, as well as travel and accommodation logistics

Assists in coordinating the agendas for Leadership Team meetings, general staff meetings and any off-site meetings that are required

KNOWLEDGE AND SKILLS REQUIREMENTS

Strong organizational skills that reflect ability to perform and prioritize multiple tasks seamlessly with excellent attention to detail

Demonstrated proactive approaches to problem-solving with strong decision-making capability, can anticipate the needs of President & CEO, Leadership Team, Board of Directors and Catalyste+ Members

Able to exercise discretion in dealing with sensitive or confidential matters

Actively seeks opportunities and proposes solutions

Very strong interpersonal skills and the ability to build relationships with stakeholders, including Board members, Leadership Team, staff and Catalyste+ Members

Successful completion of a post-secondary education or 2 to 3 years relevant work experience

Excellent and effective oral and written communication skills

Ability to work independently, take direction and follow instructions

Highly resourceful team-player

Able to work effectively under pressure with tight deadlines

French language skills are preferred

WHAT’S IN IT FOR YOU

Rewarding and meaningful work environment

Work / Life balance; remote or hybrid work and flexible schedules

Comprehensive Health Benefits plan

Employer-matched pension plan

Mental Health & Wellness Programs

Internal training & development events

Mentorship program

Innovative, collaborative & creative work environment

Competitive base salary

General time-off policies

Holiday office closure

Value diversity and inclusiveness

Application deadline : August 1 , 2025

Catalyste+ is an employer who subscribes to the principle of equal access to employment.

We thank all applicants for their interest, but only those selected for an interview will be contacted.

Assistant(e) aux relations exécutives et gouvernementales

RÉSUMÉ

Relevant directement de la présidente et directrice générale (PDG), l'assistant(e) aux relations exécutives et gouvernementales (AREG) sera le principal point de contact à l'interne et à l'externe. L'AREG assure également la liaison avec le conseil d'administration, les représentants gouvernementaux, les parties prenantes et les équipes de direction. En plus d'accomplir des tâches administratives générales, l'AREG doit aimer travailler dans un petit environnement entrepreneurial axé sur la mission et les résultats. Ses principales responsabilités comprendront la préparation de la correspondance, des rapports, des présentations, des ordres du jour, des comptes rendus d'événements, des recherches, la gestion des préparatifs de voyage, la transcription des procès-verbaux et la gestion de l'agenda du dirigeant. En outre, l'EGRA doit être capable de fixer des objectifs et d'établir des priorités parmi plusieurs projets, de bien travailler sous pression, de faire preuve de bon sens dans diverses situations, de traiter les questions confidentielles avec discrétion et de communiquer efficacement. Ce poste est situé en Ontario, au Québec, en Colombie-Britannique ou dans les Territoires du Nord-Ouest.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

Assistance de direction :

Gérer un agenda très chargé et veiller à ce qu'il soit à jour et respecté

Organiser les plans de voyage détaillés, les itinéraires et les documents pour les réunions liées aux déplacements

Remplir les comptes de dépenses

Planifier, coordonner et veiller au respect du calendrier de la PDG, et jouer le rôle de « gardien(ne) »

Répondre au téléphone, aux courriels généraux et au courrier, et y répondre de manière appropriée

Communiquer directement, et au nom de la PDG, avec l'équipe de direction, le personnel, les membres du conseil d'administration et d'autres personnes sur des questions liées aux initiatives programmatiques

Travailler en étroite collaboration et efficacement avec la PDG afin de la tenir informée des engagements et responsabilités à venir

Veiller à ce que la PDG soit tenu informée des questions générales quotidiennes, tant à l'interne qu'à l'externe

Rédiger la correspondance, les rapports, les présentations, les ordres du jour, etc.

Hiérarchiser les besoins conflictuels, traite les questions avec rapidité et proactivité et assure le suivi des projets jusqu'à leur achèvement

Accomplir d'autres tâches administratives liées à des projets spéciaux

Relations gouvernementales :

Recherche et prépare des documents (par exemple, des notes d'information détaillées, de la correspondance) pour soutenir les réunions avec les représentants du gouvernement et les contacts communautaires, les événements publics et les discours

Prépare des documents d'information, des mises à jour stratégiques et des rapports pour éclairer la prise de décision de la direction

Au nom de la PDG, dirige les relations avec les représentants gouvernementaux et les parties prenantes

Renforce la visibilité de l'entreprise auprès des décideurs gouvernementaux élus, à travers l'organisation d'événements (par exemple, les journées « Event on the Hill ») et de l'engagement

Travaille en étroite collaboration avec l'équipe marketing pour soutenir le développement et la mise en œuvre d'initiatives de communication d'entreprise alignées sur l'image de Catalyste+

Soutien et liaison avec le conseil d'administration :

Assure la liaison administrative entre la PDG et le conseil d'administration de Catalyste+

Veille au respect des règlements établis dans les statuts concernant les questions relatives au conseil d'administration et aux comités du conseil, y compris la distribution préalable des documents avant les réunions

Gérer la collecte et la compilation des rapports et autres documents nécessaires aux réunions trimestrielles du conseil d'administration

Responsable de l'organisation logistique des réunions trimestrielles du conseil d'administration et de la rédaction des procès-verbaux des réunions du conseil et des comités

Prépare et soumet les notes de frais au nom des membres du conseil d'administration

Organise les déplacements complexes et détaillés des membres du conseil d'administration qui assistent aux réunions du conseil d'administration et des comités (par exemple, les déplacements et l'hébergement)

Liaison avec l'équipe de direction :

Participe en tant que membre adjoint de l'équipe de direction, notamment en aidant à planifier les réunions, en assistant aux réunions et en rédigeant / distribuant les procès-verbaux des réunions, ainsi qu'en organisant les déplacements et l'hébergement

Aide à coordonner les ordres du jour des réunions de l'équipe de direction, des réunions générales du personnel et de toute réunion hors site nécessaire

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES REQUISES

Solides compétences organisationnelles reflétant la capacité à accomplir et à hiérarchiser plusieurs tâches de manière transparente, avec un excellent souci du détail

Approche proactive avérée de la résolution de problèmes, avec une forte capacité de prise de décision, capable d'anticiper les besoins de la PDG, de l'équipe de direction, du conseil d'administration et des membres de Catalyste+

Capacité à faire preuve de discrétion dans le traitement des questions sensibles ou confidentielles

Recherche activement des opportunités et propose des solutions

Très bonnes aptitudes relationnelles et capacité à établir des relations avec les parties prenantes, notamment les membres du conseil d'administration, l'équipe de direction, le personnel et les membres de Catalyste+

Diplôme d'études supérieures ou 2 à 3 ans d'expérience professionnelle pertinente

Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite

Capacité à travailler de manière autonome, à suivre des directives et à respecter les instructions

Esprit d'équipe et grande débrouillardise

Capacité à travailler efficacement sous pression et dans des délais serrés

La maîtrise du français est un atout

CE QUE VOUS Y GAGNEREZ

Environnement de travail gratifiant et enrichissant

Conciliation travail / vie personnelle; travail à distance ou hybride et horaires flexibles

Régime de prestations de santé complètes

Programmes de santé mentale et de bien-être

Formation interne et événements de développement

Programme de mentorat

Environnement de travail innovant, collaboratif et créatif

Salaire de base compétitif

Politique générale en matière de congés

Fermeture des bureaux pendant les fêtes

Valorisation de la diversité et de l'intégration

Date limite de dépôt des candidatures : 1 août 2025

Catalyste+ est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées.

J-18808-Ljbffr