Events Manager / Responsable des événements

Toronto French School; Toronto; On-site; CAD 50,000 - 80,000; Full time

Job summary

A leading company specializing in educational environments is seeking a dedicated Event Manager to coordinate TFS' signature events. This role involves collaboration with school leadership, event planning, budgeting, and providing logistical support for various events. Ideal candidates will have strong project management skills, experience in event coordination, and preferably be bilingual in English and French. TFS offers a stimulating environment, competitive remuneration, and extensive professional development opportunities.

Benefits

Competitive compensation

Attractive group insurance package

Generous vacation policy

Multiple professional development opportunities

A rewarding career

Qualifications

• Experience in coordinating or managing large and small events.
• Highly organized multi-tasker with strong time management skills.
• Bilingualism (English/French) is preferred.

Responsibilities

• Planning events from start to finish in collaboration with the Head of School.
• Managing the event budget, ensuring invoices are processed.
• Liaising with vendors and managing event execution.

Skills

Project Management

Communication

Organizational Skills

Leadership

Interpersonal Skills

Education

Diploma or degree in marketing, public relations, business or hospitality

Tools

Canva

Monday.com

Raiser’s Edge NXT

Mailchimp

Job description

Position: Permanent

Position Type: Full time – 8:30 am to 4:30 pm, Monday to Friday, 35 hours per week

Location: Toronto campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Branch: Marketing Communications

Start Date: July - August 2025

About the role

Reporting to the Executive Director, Community Engagement and working in close collaboration with the Head of School and department and project leads across two campuses, the event manager will be responsible for supervising and organizing TFS’ signature events, acting as a coordinator for event scheduling, and supporting and advising departments on the logistical planning of departmental events. The manager will be responsible for the following:

Main duties

• Planning events on behalf of the Head of School from start to finish according to the requirements, target audience and objectives in collaboration with the Head of School or other event partners.

• As a member of the Community Engagement committee, managing the event calendar and event approval process for the school.

• Working with the marketing/communications team to ensure branding and promotion are timely, attractive and accurate.

• Supporting fundraising and donor stewardship, school-based informational events, etc. through developing and providing toolkits for event management and being the main point of contact between departments and the facilities and catering staff to coordinate their support of the event.

• Managing event budgeting and ensuring invoices are approved and processed according to school policy.

• Liaising and negotiating with vendors and developing a list of preferred vendors to be shared as a resource to departments.

• Creating event management committees made up of colleagues and volunteers, assigning tasks and managing their work to completion.

• Creating workback schedules, allocating resources in planning events; managing “day of” execution.

• Obtaining permits when needed.

• Developing event feedback surveys; compiling post-event reports and making recommendations for future improvements.

• Participating in meetings and/or events outside of regular business hours as required. This includes nights and weekends.

• Performing other duties as assigned.

Who we are looking for

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect, and engagement. The ideal candidate has:

• Diploma or degree in marketing, public relations, business or hospitality

• Experience in coordinating or managing large and small event

• Superior project management skill

• Proficiency in various event-related software (Canva, Monday.com, Raiser’s Edge NXT, Mailchimp, etc.

• Communication and marketing skill

• Good leadership skill

• Highly organized multi-tasker with strong time management skill

• Expert interpersonal and collaboration skill

• Knowledge of the local industry and area is an asset

• Bilingualism (English/French) is preferred

What we offer

TFS is an exceptional place to work, and our offers are generous as well as competitive in the marketplace in terms of:

• A competitive compensation

• An attractive group insurance package and participation in a RRSP plan or OTPP from the first day of employment

• Generous vacation policy and additional paid time off

• A stimulating working environment

• Multiple professional development opportunities

• A rewarding career where you can make a difference

TFS welcomes applications from Indigenous peoples, persons with disabilities, visible minorities, persons of all sexual orientations and gender identities, and all others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs. TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé here as soon as possible.

—----

Poste : Permanent

Type de poste : Temps plein – de 8 h 30 à 16 h 30, du lundi au vendredi, 35 heures par semaine

Lieu : Campus de Toronto - 306 avenue Lawrence Est, Toronto (Ontario), M4N 1T7

Département : Communications marketing

Date de début: Juillet - août 2025

La position

Reportant au directeur ou à la directrice exécutif-ve de l’engagement communautaire et en étroite collaboration avec la direction de l’école ainsi qu’avec les responsables de projets et de départements sur les deux campus, le ou la responsable des événements sera chargé-e de superviser et d’organiser les événements phares de TFS, d’agir à titre de coordonnateur-trice pour la planification des événements, et d’accompagner les départements dans l’organisation logistique de leurs événements.Le ou la responsable assumera les responsabilités suivantes :

Principales responsabilités

• Planifier les événements au nom du directeur ou de la directrice de l’école, du début à la fin, en fonction des besoins, du public cible et des objectifs, en collaboration avec cette personne ou d’autres partenaires d’événements.

• En tant que membre du comité d’engagement communautaire, gérer le calendrier des événements et le processus d’approbation des événements de l’école.

• Travailler en collaboration avec l’équipe de marketing/communications pour garantir que l’image de marque et la promotion soient réalisées de manière opportune, attrayante et exacte.

• Appuyer les activités de collecte de fonds, de fidélisation des donateurs, ainsi que les événements d’information organisés par l’école, notamment en développant et en fournissant des trousses d’organisation d’événements, tout en agissant comme point de contact principal entre les départements, les équipes des installations et du service traiteur.

• Gérer les budgets liés aux événements et veiller à ce que les factures soient approuvées et traitées conformément aux politiques de l’école.

• Servir d’intermédiaire avec les fournisseurs, négocier les contrats et établir une liste de fournisseurs privilégiés à partager avec les départements.

• Mettre sur pied des comités d’organisation d’événements composés de collègues et de bénévoles, répartir les tâches et superviser leur exécution.

• Créer des rétroplannings, allouer les ressources nécessaires à la planification des événements, et assurer la gestion le jour même.
  Obtenir les permis requis, au besoin.

• Élaborer des sondages de rétroaction post-événement, rédiger des rapports d’évaluation et formuler des recommandations pour améliorer les événements à venir.

• Participer à des réunions ou événements en dehors des heures normales de travail, y compris en soirée et les fins de semaine.

• Exécuter toute autre tâche connexe.

La personne que nous cherchons:

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement.Le profil idéal est le suivant :

• Diplôme en marketing, relations publiques, gestion, ou hôtellerie

• Expérience en coordination ou en gestion d’événements de grande et petite envergure

• Excellentes compétences en gestion de projets

• Maîtrise de divers logiciels liés à l’organisation d’événements (Canva, Monday.com, Raiser’s Edge NXT, Mailchimp, etc.)

• Compétences en communication et en marketing

• Bonnes aptitudes en leadership

• Très bonne organisation, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais

• Excellentes compétences interpersonnelles et en collaboration

• La connaissance de l’industrie locale et de la région constitue un atout
  

• Le bilinguisme (anglais/français) est souhaité
  
  

Ce que nous offrons

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives. Nous offrons:

• Une rémunération compétitive

• Une assurance collective attrayante et la participation à un plan REER ou RREO dès le premier jour d'emploi

• Une politique de vacances généreuse et des congés payés supplémentaires

• Un environnement de travail stimulant

• De multiples possibilités de développement professionnel

• Une carrière enrichissante où vous pouvez faire la différence.

TFS encourage les candidatures des personnes issues des peuples autochtones, de celles dans une situation de handicap, des minorités visibles, des personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre, et de toute autre personne possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés.

Si vous avez besoin d'accommodement, veuillez nous en informer à l'avance et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. TFS s'engage à fournir des accommodements tout au long du processus de recrutement et de sélection.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae ici dès que possible. Veuillez utiliser le portail des candidats via le lien fourni.