Events Coordinator / Coordonnateur(trice) aux vnements

Portage CyberTech; Gatineau; On-site; CAD 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Portage CyberTech recherche un(e) Coordonnateur(trice) d'événements passionné(e) pour rejoindre son équipe dynamique. Ce rôle clé implique la planification et l'organisation d'événements variés, tant virtuels qu'en personne, tout en collaborant avec diverses parties prenantes pour garantir leur succès. Si vous êtes organisé(e) et aimez relever des défis, nous aimerions vous rencontrer.

Qualifications

• Minimum 2 ans d'expérience dans la technologie ou avec des produits/services liés à la technologie.
• Excellentes compétences en communication, en français et en anglais.
• Disponibilité à travailler en horaires flexibles, y compris soirées et fins de semaine.

Responsibilities

• Planification et soutien logistique pour divers événements.
• Collaboration avec l'équipe marketing pour les supports.
• Suivi budgétaire et gestion des fournisseurs.

Skills

Gestion de projet

Communication

Logistique

Collaboration

Attention aux détails

Tools

GoToWebinar

LinkedIn Live

Job description

Coordonnateur(trice) / Assistant(e) aux événements

Joignez-vous à notre équipe en tant que Coordonnateur(trice) d'événements !

Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et passionnée par la réalisation d'événements mémorables ? Nous recherchons un(e) Coordonnateur(trice) d'événements enthousiaste pour rejoindre notre équipe en pleine croissance et contribuer au succès d'expériences virtuelles et en personne. Dans ce rôle, vous jouerez un rôle clé dans la planification, l'organisation et le soutien d'une variété d'événements, qu'il s'agisse de webinaires, de lancements de produits ou de salons professionnels. Si vous aimez travailler dans un environnement dynamique, que la logistique vous passionne et que vous appréciez la collaboration interfonctionnelle, nous aimerions vous rencontrer !

Rôle et Responsabilités :

1. Planification des événements et soutien logistique : Assister le/la Responsable des événements dans la planification et la mise en œuvre d'événements virtuels et en présentiel, tels que salons professionnels, conférences, webinaires et lancements de produits. Gérer la logistique, la coordination des lieux, la gestion des fournisseurs et l'installation des événements.
2. Préparation des supports marketing : Collaborer avec l'équipe marketing pour assurer que tous les supports (bannières, enseignes, brochures, présentations) soient prêts, alignés avec les objectifs de l'événement et livrés dans les délais. Être responsable de leur disponibilité sur place et pour de futurs événements si nécessaire.
3. Marchandises : Superviser les niveaux d'inventaire des articles promotionnels, évaluer régulièrement les stocks, coordonner le processus d'approvisionnement en passant des commandes en temps voulu, et assurer la disponibilité appropriée pour les événements, campagnes et utilisations internes.
4. Coordination des fournisseurs et parties prenantes : Collaborer avec les fournisseurs (traiteurs, équipes audiovisuelles, imprimeurs, designers) pour assurer la livraison en temps voulu. Communiquer avec les conférenciers, commanditaires et autres parties pour fournir le soutien nécessaire.
5. Suivi post-événement : Gérer les tâches après l'événement, comme l'envoi de courriels de remerciement, la collecte de commentaires et la préparation de rapports. Analyser le succès et proposer des améliorations.
6. Suivi budgétaire : Aider le/la responsable dans le suivi des dépenses, la collecte des factures, les paiements et la production de rapports financiers.
7. Soutien administratif : Effectuer diverses tâches administratives liées à la planification, comme la gestion des réunions, la tenue à jour de la documentation et la mise à jour du CRM.
8. Gestion technologique : Soutenir la configuration technique des événements virtuels, assurer le bon fonctionnement des plateformes et garantir une expérience fluide pour les participants.
9. Indicateurs de performance (KPIs) : Respect des délais, satisfaction des participants, taux d'engagement, respect du budget.

Outils et technologies :

Utilisation de plateformes comme Go-To-Webinar pour gérer inscriptions et logistique, en collaboration avec le/la Responsable des événements et l'équipe marketing.

Exigences / Certifications :

• Minimum 2 ans d'expérience dans la technologie ou avec des produits/services liés à la technologie.
• Compétences solides en gestion de projet, capable de gérer plusieurs événements simultanément.
• Excellentes compétences en communication, en français et en anglais (oral et écrit).
• Attention aux détails et capacité à gérer les imprévus.
• Disponibilité à travailler en horaires flexibles, y compris soirées et fins de semaine.
• Expérience avec des plateformes comme GoToWebinar, LinkedIn Live ou similaires est un atout.

Note : Cette description donne un aperçu général du rôle et n'est pas exhaustive. Les tâches peuvent évoluer selon les besoins.

Notre organisation est présente à travers le Canada.

Il est important de communiquer en français et en anglais, notamment pour collaborer avec des équipes et partenaires internationaux. La maîtrise de l'anglais est requise uniquement si nécessaire pour l'exécution des tâches spécifiques.